|
|
личное дело
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
 Катрин (гость)keiti-85@mail.ru |
| |
Привет!
У меня вопросы не очень серьезные, но важные.
Подскажите пожалуйста где хранят личные дела? В папке? А какой папке, они ведь разные?
Каким образом в личном деле хранятся документы, дырявятся ли они, или можно просто в файлах хранить? (личное дело-файл-а в файле ксерокопии документов)
Нумеруются ли листы личного дела, чем и где проставляются цифры?
Указывается ли в номенклатуре дел эта папка с личными делами?
|
| |
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку. Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.
Вот нормотивная литература: * Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.);
* Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г.);
* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры от 8 ноября 2005 г. № 536).
|
| |
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
| Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Почитайте, потому что на этот вопрос кратко не ответишь. |
| |
|
Олеся[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток-сити, йоу:)))
|
|
Всё верно.
Только вот вы aleks-15 разъяснили формирование и подшивку л/дела при сдаче его в АРХИВ, т.е. после увольнения сотрудника! Это как раз - сшив в 4 прокола, заверительный лист и пр. (а иначе, как вы дополните ЛД новыми документами? каждый раз расшивать дело?!..)
Катрин, а пока ЛД "в работе", его просто можно оформить в обычный скоросшиватель (у меня лично - так), пронумеровать листы простым карандашом в верхнем правом углу каждого листа, завести внутреннюю опись документов (по порядку нумерации), все документы в ЛД находятся строго в хронологическом порядке. Естественно, как любое другое дело, ЛД должно быть внесено в Номенклатуру дел организации. Этот номер и будет стоять на обложке ЛД, + через дробь - обычно его регистрационный номер, указанный в журнале регистрации ЛД.
При появлении новых документов - вы их нумеруете по порядку, и вносите в опись, и т.д. и т.п. |
| |
|
|
всё, что нас не убивает - делает сильнее
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
Извени Катроин. я подумала ты про архив спрашиваешь.
Я полностью согласна с Олесей. Я тоже так храню дела на работающих |
| |
|
Олеся[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток-сити, йоу:)))
|
|
Катрин писал(а): Значит и нам заводить журнал учета личных дел? А если в организации только 3 человека, и по штатному расписанию планируется не более 10, то тоже заводить???
Заводить 
Л/дела "в работе" хранятся в металлических шкафах под замком.
У кого в организации не много сотрудников - делают файлики, в таком случае, конечно, дырявить не надо. Но если все стр. будут пронумерованы, я считаю, что всё-таки, должны быть дырки и листы должны быть скреплены. Поэтому у меня, лично, л/дела в скоросшивателях - плотная обложка сохраняет листы, ну и конечно в них они "продырявлены", как положено  |
| |
|
|
всё, что нас не убивает - делает сильнее
|
Натуля[e-mail скрыт]
Россия, Москва
|
|
| Катрин, личные дела можно вообще не заводить, это как вам удобно, они необязательны |
| |
|
|
В любви женщины профессионалы, а мужчины любители
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела.
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся[2]:
§ на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
§ работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. |
| |
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе: личный листок по учету кадров или анкета; автобиография; копии документа об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); характеристики (рекомендательные письма); заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: * личному делу присваивается учетный номер; * производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; * в личное дело вкладывается внутренняя опись
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.
|
| |
|
Катрин (гость)keiti-85@mail.ru
|
|
Алекс, спасибо, подробно все объяснила, но еще хочу уточнить:
Если в личном деле храниться второй экземпляр трудового договора, то первый где?
Копии всех документов нужно заверять на каждом листе?Или не обязательно?
Внутреннюю опись пишут от руки или спец. бланк есть? |
| |
|
aleks-15talakan147@yandex.ru
Россия, Балашиха
|
|
Пример
Внутренняя опись
1
документов дела N ---
N
п.п. Индекс
документа Дата
документа Заголовок документа Номера
листов
ед. хр. Примечание
1 2 3 4 5 6
1. 02-04 13.07.2005 Личный листок по
учету кадров 1 - 2
2. 02-04 13.07.2005 Автобиография 3
3. 02-06 13.07.2005 Заявление о приеме
на работу 4
4. 02-05 13.07.2005 Трудовой договор 5 - 9
5. 02-04 14.07.2005 Копия приказа о
приеме на работу 10
6. 02-07 14.08.2006 Заявление об
увольнении 11
7. 02-04 14.08.2006 Приказ об увольнении 12
Итого 7 (семь) документов.
Количество листов внутренней описи 1 (один).
Главный специалист отдела кадров
ОАО "Созвездие" И.Н. Морозова
15.08.2006
В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления.
После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.
|
| |
|
Олеся[e-mail скрыт]
Россия, Владивосток-сити, йоу:)))
|
|
Катрин, а вообще-то у вас в организации есть ЛНА, регламентируюший ведение, учет и хранение ЛД? Судя по вопросам, такого ЛНА у вас нет, тогда - на кой вам эти заморочки? Вложите документы сотрудников в файлики, ну, просто, чтобы было инфо по работникам и не парьтесь 
ПС: вот еще кого-нибудь здесь на форуме бесит такая тема..? сижу, пишу ответ, и когда уже всё написала, нажала на кнопочку "ответить", ...всплывает такая фигня - уважаемый посетитель..., бла-бла-бла..., форум обновляется, ...зайдите через 30 минут..., ответ грохнулся, форум грохнулся...Ааааааа, меня просто это выбешивает  , реально - смайликов мало, чтобы выразить эмоции! Хоть где-нибудь бы написали время обновлений..., этот ответ печатала второй раз... |
| |
|
|
всё, что нас не убивает - делает сильнее
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|
![c[_]](https://kadrovik-info.ru/images/kadrovik-info.ru/doc_button.gif "Обмен документами")
![c[_]](https://kadrovik-info.ru/images/ic_opros.png "Обмен документами")
Идет отправка уведомления...
