Создание ЭК

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В комиссию входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений. Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.
Необходимо разработать и утвердить положение о такой комиссии. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
Основными задачами вышеуказанной комиссии являются организация и проведение:
- экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
- экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
- отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
Комиссия имеет право давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии.

Общество с ограниченной ответственностью "Колокол"

15 ноября 2010 г. г. Коломна

Приказ N 67
о создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, образующихся в деятельности общества, отбору документов на архивное хранение и уничтожению документов с истекшими сроками хранения

Приказываю:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:
- заместителя директора по финансовым вопросам Пашкова А.Д. (председатель комиссии);
- начальника отдела архивации Солушкиной Р.Т. (секретарь комиссии);
- начальника отдела кадров Тюриной О.Е.
2. Разработать и представить на утверждение положение о работе экспертной комиссии до 30.11.2010 (Солушкиной Р.Т.).
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Крайнов /С.Л. Крайнов/

С приказом ознакомлены:

Зам. директора
по финансовым вопросам Пашков /А.Д. Пашков/
Начальник
отдела архивации Солушкина /Р.Т. Солушкина/
Начальник отдела кадров Тюрина /О.Е. Тюрина/

Комиссия на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Правила уничтожения документов

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами <1>:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.
--------------------------------
<1> ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Общество с ограниченной
ответственностью "Марс" Утверждаю
(ООО "Марс")

Акт Директор ООО "Марс"
Копылов /Г.Д. Копылов/
20.01.201010 N 1 20.01.2010
г. Кострома

О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы

----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬ ¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примеча- ¦ ¦п/п¦ дела или¦ даты ¦ описей¦ по ¦ ед. хр. ¦хранения ¦ние ¦ ¦ ¦групповой¦ ¦ ¦номенклатуре¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦заголовок¦ ¦ ¦ или ¦ ¦и номера ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ номер дела ¦ ¦статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+ ¦...¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ +---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+ ¦ 12¦График ¦ 2008 ¦04/2008¦ 04-10 ¦ 1 ¦ 1 год, ¦ ¦ ¦ ¦отпусков ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 693 ¦ ¦ +---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+ ¦ 13¦Табели ¦ 2004 ¦06/2004¦ 06-13 ¦ 12 ¦ 5 лет, ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 586 ¦ ¦ ¦ ¦рабочего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦времени ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+ ¦ ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ¦ L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------- 19 (девятнадцать) 1998 - 2008 Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годы Начальник отдела архивации Пучкина /А.И. Пучкина/ Согласовано Протокол ЦЭК (ЭК) 19.01.2010 18 от ---------- N -- Документы в количестве 19 (девятнадцать) ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы в ООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от 04.02.2010 N 16. Изменения в учетные документы внесены. Начальник отдела архивации Пучкина /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер - прибор для уничтожения бумаг. Шредирование - разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9x50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78x11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.
Запись "Изменения в учетные документы внесены" означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе "Примечания" указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.
Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.
Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.
На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек <2> испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.
--------------------------------
<2> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Общество с ограниченной ответственностью "Юпитер"

Утверждаю
Шилимина, 10.11.2010
Директор А.Д. Шилимина

Акт N 4
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

г. Пермь 10 ноября 2010 г.

Комиссией в составе Морозовой П.Л., Романовой Н.Н., Петровой Е.В. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2010 по 09.11.2010 при оформлении оказались испорчены 3 (три) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:
1. Бланки трудовой книжки:
- серия ТК N 1234567;
- серия ТК N 4567891.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку - серия ВТ N 7123589.
Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Менеджер по персоналу Морозова /П.Л. Морозова/

Главный бухгалтер Романова /Н.Н. Романова/

Секретарь Петрова /Е.В. Петрова/

К акту можно приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

----------------------
Бородина Н.И. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения // Отдел кадров коммерческой организации. 2010. N 12. С. 38 - 47.