Резолюция: правила оформленияРубрика: Делопроизводство
Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов. Известно, что децентрализованная система управления негосударственных организаций привела к сокращению объема (удельного веса) распорядительной деятельности и появлению “бездокументных” методов управления. Некоторые руководители частных компаний, в основном предприятий малого и среднего бизнеса, всю распорядительную деятельность осуществляют исключительно в устной форме. Это неизбежно влечет за собой искажение информации, снижение качества управленческого решения и, в конечном итоге, ослабляет рыночные позиции компании. В этом случае секретарь может и должен деликатно и тактично объяснить руководителю, что избежать многих проблем помогает написание резолюции.

РЕЗОЛЮЦИЯ – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: 1998
Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать. Кому? В резолюции необходимо указать фамилии (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителей, т. е. лиц, которым дается поручение. Если поручение дается одному лицу, указывают одну фамилию, если в работе над документом должны принимать участие несколько должностных лиц, перечисляют несколько фамилий. Тот сотрудник, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.

Один исполнитель Несколько исполнителей. Серов С.С. - ответственный
Васильеву В.В. Серову С.С. Петрову П.П. Васильеву В.В.

Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д. Что сделать? Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).

Например: Подготовить ответ… Внести предложения… Принять участие… Подготовить комплексную программу… Связаться с отправителем и согласовать дату визита. Рассмотрите и сообщите свое мнение… Согласовать с ... отделом…
Когда? Как и в распорядительном документе (например, в приказе), в резолюции срок исполнения указывается только календарной датой.

Не рекомендуется Следует
Срок 10 дней Срок один месяц Срок две недели …до 25.10.2003 …к 25.10.2003 до 25.10.2003

Очевидно, что неконкретное указание срока (“две недели” и т. п.) или его отсутствие дезориентирует исполнителя (не ясно, в какой именно день следует представить отчет) и затрудняет осуществление срокового контроля.

Очень важно, чтобы секретарь проверил по календарю, на какой день недели выпадает срок исполнения поручения. Если окажется, что это выходной или праздничный день, необходимо предупредить об этом руководителя для того, чтобы он смог скорректировать сроки.
Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись руководителя. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЕ НАЛОЖЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИЙ Резолюцию на документ вправе наложить любой руководитель, имеющий подчиненных. Но, как показывает практика, этим правом преимущественно пользуются первые лица организации (директор, его заместители). Тем не менее соподчиненность должностных лиц организации может привести к последовательному написанию на документе нескольких резолюций: директор указывает в качестве исполнителя своего заместителя, заместитель – начальника отдела, начальник отдела – заведующего сектором, заведующий сектором – руководителя группы и т. д. При этом, естественно, каждая последующая резолюция не отменяет предыдущего распоряжения, а уточняет и детализирует действия исполнителя. Например:

Петрову П.П. Рассмотрите и сообщите свое мнение до 16.09.2003. Директор – заместителю 10.09.2003 Иванов Серову С.С. Прошу дать предложения до 15.09.2003. Заместитель – начальнику отдела 11.09.2003 Петров Васину В.В. Подготовить аналитический обзор до 14.09.2003. Начальник отдела – исполнителю 12.09.2003 Серов
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА ДЛЯ ПОДАЧИ НА РЕЗОЛЮЦИЮ Необходимо иметь в виду, что одним из критериев оценки профессионализма секретаря является его умение своевременно и тактично напомнить руководителю о необходимости срочного рассмотрения тех или иных документов (срок установлен вышестоящим лицом, подразумевается содержанием документа и т. п.). Секретарю должно быть известно, что процессу написания резолюции предшествует этап распределения документов. Распределение – ответственная аналитическая работа: просмотрев документы, секретарь должен определить, кому из должностных лиц передать их на рассмотрение. Пометки “Отдел рекламы”, “Бухгалтерия”, “Васильеву В.В.”, написанные руководителем вместо резолюции, свидетельствуют о том, что распределение документов было сделано неквалифицированно: вопрос должен решаться на более низком управленческом уровне, другими должностными лицами (в пределах компетенции и делегированных руководителем полномочий). ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает специальную площадь (зону) для написания резолюции. Документ № 1

Поскольку руководители при написании резолюции редко руководствуются стандартной нормой, секретарю следует учитывать особенности оформления резолюции каждым руководителем при дальнейшей обработке документов.

Часто руководители для резолюции используют бумагу для заметок, листки отрывного календаря и т. п.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление резолюции на отдельном листе, но это должен быть специальный лист для резолюции, заранее подготовленный секретарем и приложенный к документу.

Документ № 2
ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА РЕЗОЛЮЦИИ Нельзя не отметить тот факт, что некоторые руководители при написании резолюции используют неконкретные формулировки, что создает дополнительные трудности для секретаря и исполнителей. В конечном итоге неконкретная резолюция влечет за собой дезорганизацию рабочего дня самого руководителя – получив такое указание, каждый исполнитель вынужден будет дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями и уточнениями.

К исполнению Необходимо разъяснение, если в тексте документа конкретно не указано что, как и когда исполнять
Изучить предложения Неясно, что делать после изучения предложений
Прошу переговорить Необходимо уточнение, когда именно это следует сделать

По согласованию с руководителем, в целях оптимизации использования его рабочего времени секретарь (ассистент, помощник руководителя) может готовить для руководителя проекты резолюций. Подготовка проекта резолюции требует от секретаря высокого уровня квалификации, интеллекта и профессиональной культуры. Очевидно, что для определения состава исполнителей, содержания поручения и сроков исполнения, секретарю необходимо четко знать структуру организации, функции структурных подразделений, полномочия и обязанности должностных лиц, а также состояние дел в настоящее время и перспективы развития компании. Проект резолюции всегда готовится на отдельном листе бумаги и представляется руководителю в отпечатанном виде вместе с документом. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить сроки исполнения и т. д. Если руководитель, внеся изменения, подписал проект, он, таким образом, зафиксировал принятое им решение, т. е. наложил резолюцию. Например: Документ № 3

После того как руководитель внесет исправления, резолюцию не перепечатывают. Общие правила составления резолюции можно применять и для документов, созданных с помощью компьютерных технологий или полученных по каналам электронной связи.

Названия праздников В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет значения: 1 Мая, 8 Марта. Названия праздников являющихся официальными выходными днями: 1 и 2 января – Новый год; 7 января – Рождество Христово; 8 марта – Международный женский день; 1 и 2 мая – Праздник весны и труда; 9 мая – День Победы; 12 июня День принятия декларации о государственном суверенитете Российской Федерации; 7 ноября – годовщина Великой Октябрьской социалистической революции.

Бизнес-справочник
Образец заявления на увольнение
Специальная форма написания заявления об увольнении не установлена ни одним нормативным документом, заявление можно писать в произвольной форме. Но, как показывает практика, случаи неверной трактовки даты увольнения все же встречаются достаточно часто. Так, например, формулировка в заявлении «прошу уволить меня с 10 апреля 2008 года по собственному желанию», может означать, что 10 апреля является последним рабочим днем, хотя на самом деле последним для сотрудника считается 9 апреля. У этих недоразумений не очень приятные последствия: от некорректной записи в трудовой книжке до срыва даты выхода на новую работу.

А вот к приказам об увольнении это имеет непосредственное отношение. Перед датой увольнения никакого предлога «с» быть не должно. Хотя в форме № Т-8, утвержденной в 1997 г., в приказе об увольнении он и фигурировал, с апреля 2001 г. введены новые формы, где предлога уже не существует. Приказ начинается с указания действия и даты: «Уволить «...» года». Поэтому недоразумений по поводу определения даты последнего рабочего дня теперь не будет.

Заявлений на отпуск эти формы не касаются. Формулировку «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 02.04.08 г. по 16.04.08» мы однозначно трактуем так, что сотрудник 02.04.08 уже будет отдыхать и его последним рабочим днем считается 01.04.08.

Всей этой путаницы, а именно таковой она и кажется на первый взгляд, можно избежать, пообщавшись со специалистом отдела кадров своей компании, у которого вы наверняка сможете получить образец заявления на увольнение.