Работником совершено нарушение (неисполнение) трудовой обязанности, установленной пунктом должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора и т. д.
По факту нарушения сотрудник либо руководитель, который его обнаружил, составляет докладную записку. В докладной записке делаются ссылки на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора или иного документа. В докладной записке можно сделать ссылки на документы, подтверждающие нарушение (акт ревизии, документ о браке в работе, о наложении на организацию штрафа за нарушение, допущенное работником, и др.).
Согласно статье 193 Трудового кодекса до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен (устно,а еше лучше письменно)потребовать от работника письменное объяснение по факту проступка, чтобы выяснить его причины. Если из объяснительной записки следует, что работник, например, опоздал на работу или не выполнил задание руководства по уважительной причине, то объяснительная записка регистрируется, помещается в дело и не может рассматриваться как основание для применения дисциплинарного взыскания. Если из объяснительной записки следует, что у работника уважительной причины нет (отсутствуют оправдательные документы и иные доказательства), тогда объяснительная записка работника становится основанием для издания приказа о применении дисциплинарного взыскания. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то в соотв. с ч. 1 ст. 193 ТК РФ составляется соответствующий акт (акт об отказе дать объяснения). Желательно, чтобы акт заверили два работника, присутствовавших при отказе работника дать объяснение.Приказ о применении дисциплинарного взыскания рекомендуется делать мотивированным, обоснованным, со ссылками на пункты договора или инструкции, которые нарушены, а также на документы, которые это подтверждают (например, докладные записки..).
Приказ регистрируют в журнале регистрации приказов.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (акт об отказе ознакомиться с приказом). Желательно, чтобы этот акт подписали два работника.

ЛИШЕНИЕ ПРЕМИИ — НЕ ДИСЦИПЛИНАРНОЕ ВЗЫСКАНИЕ

Иногда руководитель подписывает приказ о дисциплинарном взыскании в виде лишения премии. Это незаконно. Ведь в статье 192 Трудового кодекса в перечне дисциплинарных взысканий лишение премии отсутствует. Поэтому компания не вправе применять к работнику такое взыскание. Премию можно не выплачивать (при наличии законных оснований), но писать, что лишение премии — это дисциплинарное взыскание, нельзя.
Чтобы не выплачивать работнику премию на законных основаниях, необходимо, чтобы в компании был документ, четко определяющий критерии премирования и случаи, когда премии выплачиваются, а когда нет.