НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Одна из задач предприятий - организация учета и хранения документов. Отдел кадров не является исключением, ведь в нем создается огромное количество документов: локальные нормативные акты (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п.), организационные документы (различные виды журналов учета и регистрации, штатное расписание, график отпусков и т.д.), акты по учету кадров (всевозможные приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки и пр.). Систематизировать документы кадровой службы поможет номенклатура дел. О том, как ее составить, на что обратить внимание и какими нормативными актами руководствоваться, расскажем в данной статье.

Что понимается под номенклатурой дел?

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организациям предоставлено право создавать архивы для хранения документов. Статья 17 данного Закона обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в деятельности организации документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.
Итак, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Основных правилах работы архивов организации (далее - Правила), одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В силу п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:
- типовую (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. В основном такие номенклатуры разработаны для организаций, финансируемых из бюджетов различных уровней);
- примерную (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер);
- индивидуальную (определяет состав дел для конкретной компании).

К сведению. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел, то есть номенклатура дел всей организации, составляется по установленной форме на общем бланке организации на основании номенклатур дел структурных подразделений, подписанных их руководителями.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Поскольку нас интересует номенклатура дел кадрового подразделения, уделим особое внимание ее составлению.

Правила составления номенклатуры

Для того чтобы номенклатура дел отдела кадров была составлена качественно, в первую очередь необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Кроме того, следует использовать описи дел постоянного и временного хранения, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <1> (далее - Перечень), типовые и примерные номенклатуры дел.
--------------------------------
<1> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Повторим, что номенклатура дел составляется по утвержденной форме (Приложение 8 к Правилам).
Итак, в номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела - это условное цифровое обозначение дела. Он состоит из установленного в компании цифрового обозначения структурного подразделения (порядковый номер отдела кадров в соответствии со штатным расписанием) и порядкового номера заголовка дела. Например: 05-04, где 05 - индекс структурного подразделения, 04 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Если в кадровой службе несколько структур, индекс дела можно дополнить третьим цифровым обозначением. Например: 05-01-04, где 05 - индекс структурного подразделения (департамент, управление и т.п. по кадрам), 01 - порядковый номер кадровой службы в составе подразделения (отдел по обучению персонала, сектор по работе с военнообязанными и т.д.), 04 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графе 2 "Заголовок дела" отражаются сведения о видах документов, помещенных в дело. Пунктом 3.4.9 Правил рекомендовано вначале располагать заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Конечно, в настоящее время понятие "вышестоящая организация" в коммерции себя исчерпало, поэтому номенклатуру организации нужно начинать с внутренних руководящих документов. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При этом в заголовке не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.).

Если дело содержит документы по одному вопросу, которые не связаны последовательностью в делопроизводстве, заголовок можно начать словом "Документы", а в скобках указать основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Документы о проведении научных конференций и симпозиумов ¦
¦ (планы, списки, доклады) ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В графе 3 цифрами указывается количество дел (томов, частей), образовавшихся в процессе делопроизводства за календарный год, поэтому она заполняется по его окончании.

Пример 1. В ООО "Июль" на конец апреля количество листов, помещенных в дело, превысило 220. Как быть, если документов будет больше 250?
По общему правилу в дело помещается не более 250 листов (разд. 3.5 Правил). Если в течение года создается большое количество документов, необходимо сформировать новый том. При этом в графе 3 номенклатуры нужно отметить крайние даты документов каждого тома. Запись будет выглядеть следующим образом:
Т. 1. 11.01 - 31.05.2011
Т. 2. 01.06 - 30.12.2011

Графа 4 "Срок хранения и N статей по Перечню" предназначена для внесения сведений о сроках хранения документов, помещенных в дело со ссылкой на конкретную статью Перечня, по которой определяется срок хранения.
Если в номенклатуру отдела кадров войдут заголовки дел, в которых хранятся документы, срок хранения которых не определен Перечнем, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией организации.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки:
- о заведении дел (отметка "заведено" - когда в деле появляется хотя бы один документ);
- о переходящих делах (отметка "переходящее" - для дел, которые ведутся в течение нескольких лет. Например, личные дела, трудовые договоры и пр.);
- о выделении дел к уничтожению;
- о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (отдельно по делам постоянного и временного хранения). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего такую отметку, и расшифровкой его подписи.

Структура номенклатуры отдела кадров

Итак, общее представление о номенклатуре как о документе мы имеем. Теперь разберемся, в какой последовательности в ней размещаются дела.
Вначале уясним для себя, какие документы подлежат включению в номенклатуру (все документы, создаваемые отделом кадров и поступающие в него, учетные и регистрационные журналы, кроме печатной продукции).
Чтобы правильно составить номенклатуру, нужно знать правила формирования дел, так как именно они определяют состав документов и заголовки дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Например, сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, а затем - остальные в порядке убывания сроков хранения документов.
Важный момент при формировании дела - сроки хранения документов, ведь в одном деле могут размещаться только документы с одинаковыми сроками хранения.

Обратите внимание! Временные сроки хранения документов применяются всеми организациями, при этом возможно их увеличение, но ни в коем случае не сокращение. Постоянный срок хранения применяется теми компаниями, документы которых поступают в архив на государственное или муниципальное хранение.

Если компания не является источником комплектования архивных учреждений, для них срок хранения документов, для которых Перечнем определен постоянный срок, составляет не менее 10 лет. Дальнейшее хранение определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Трудности с формированием дел и заголовков к ним

Поскольку кадровая служба не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов и они поступают в нее в основном в виде копий, такие документы формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, относящихся к ее компетенции, отдельным делом - приказы директора по основной деятельности. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, относящимся к ее компетенции (положение о премировании, положение о работе с резервом и т.п.). Такие документы признаются делами постоянного хранения и должны вестись отдельно.
Рассмотрим приказы, срок хранения которых подразделяется в зависимости от их вида:
- по основной деятельности - постоянно (приказы, присланные для сведения, - до минования надобности);
- по личному составу - 75 лет ЭПК.
Отметка "ЭПК", проставленная в Перечне, означает, что срок хранения конкретных документов окончательно не установлен и может быть увеличен экспертно-проверочной комиссией организации.

К сведению. Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся пять лет (п. "в" ст. 19 Перечня).

Отметка "До минования надобности" означает, что документ имеет практическое значение и может храниться до тех пор, пока в нем не отпадет надобность, но не менее года.
Перечень разделяет приказы по личному составу на две группы с разным сроком хранения:
- приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет;
- остальные приказы - 75 лет.
Получается, что приказы по личному составу должны быть сформированы в разные дела.

Пример 2. В организации приказы по личному составу распределены на два массива со сроками хранения 75 и 5 лет. Как сформулировать заголовки для таких дел?
Заголовки для приказов в номенклатуре могут быть сформулированы следующим образом:
- "Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)";
- "Приказы по личному составу (взыскания, очередные и учебные отпуска и др.)".

Трудовые договоры, как и соглашения и изменения к ним, являются важными кадровыми документами. Каким образом их следует формировать в дела? Если в организации ведутся личные дела, трудовые договоры помещаются в них. Если личные дела не ведутся, нужно сформировать отдельное дело с заголовком "Трудовые договоры и соглашения с работниками". Если работников в организации много, можно разделить трудовые договоры на несколько дел, например:
- "Трудовые договоры и соглашения с работниками (А - О). Том 1";
- "Трудовые договоры и соглашения с работниками (П - Я). Том 2".
Помните, что дела с трудовыми договорами являются переходящими, о чем необходимо сделать пометку в графе "Примечание" номенклатуры.
Штатное расписание <2> считается важным организационным документом и утверждается руководителем компании. В связи с этим возникает вопрос о том, в какое дело его поместить. Следует ли отнести его к приказам по основной деятельности, ведь штатное расписание является приложением к приказу? Отвечаем. Этот документ может быть помещен в дело, формируемое в службе делопроизводства с приказами по основной деятельности, и обычно отдел кадров получает штатное расписание в виде копии. Но отдел кадров постоянно работает со штатным расписанием, поэтому возможно его выделение в отдельное дело с заголовком "Штатное расписание и изменения к нему. Копии".
--------------------------------
<2> Форма N Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы".

Личные карточки работников (форма N Т-2) являются основным учетным документом среди всех кадровых документов. Они составляют картотеку, оформляемую по алфавиту или структурным подразделениям (внутри также отсортированы по алфавиту). Заголовок для таких дел может быть следующим: "Личные карточки работников". Отметим, что в графе "Примечание" у таких дел нужно поставить отметку "Переходящее".
При увольнении работника в текущем календарном году его трудовой договор подлежит изъятию и помещению в дело "Трудовые договоры с уволенными работниками". С личными карточками уволенных поступают аналогично (их перемещают в дело "Личные карточки уволенных работников").
Для наглядности приведем пример номенклатуры дел отдела кадров.

Общество с ограниченной
ответственностью "Октябрь"
(ООО "Октябрь")

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ
----------- N ------- Директор ООО "Октябрь"
г. Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев
--------------------- ------- -----------
(место составления) Подпись Расшифровка
подписи
2011 21.12.2010
На ----------- год ----------
Дата

-------T---------------T-------T-------------T-------------------¬
¦Индекс¦ Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ ¦ед. хр.¦и N статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦ 03. Отдел кадров ¦
+------T---------------T-------T-------------T-------------------+
¦03-01 ¦Законодательные¦ ¦До ¦ ¦
¦ ¦и нормативные ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦акты в сфере ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦трудовых ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отношений. ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-02 ¦Приказы по ¦ ¦До ¦ ¦
¦ ¦основной ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦деятельности. ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-03 ¦Правила ¦ ¦1 год, ¦После замены новыми¦
¦ ¦внутреннего ¦ ¦ст. 773 ¦ ¦
¦ ¦трудового ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦распорядка ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-04 ¦Положение об ¦ ¦Постоянно, ¦ ¦
¦ ¦отделе кадров ¦ ¦ст. 55 ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-05 ¦Должностные ¦ ¦75 лет, ¦ ¦
¦ ¦инструкции ¦ ¦ст. 77 ¦ ¦
¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-06 ¦Приказы по ¦ ¦75 лет ¦ ¦
¦ ¦личному составу¦ ¦ЭПК, ¦ ¦
¦ ¦(прием, ¦ ¦п "б" ст. 19 ¦ ¦
¦ ¦увольнение, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦перевод и др.) ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-07 ¦Приказы по ¦ ¦5 лет ЭПК, ¦ ¦
¦ ¦личному составу¦ ¦п. "б" (2) ¦ ¦
¦ ¦(о ¦ ¦ст. 19 ¦ ¦
¦ ¦предоставлении ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ежегодных и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦учебных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отпусков, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦взысканиях, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦краткосрочных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦командировках) ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-08 ¦Штатное ¦ ¦До ¦ ¦
¦ ¦расписание и ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦изменения к ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦нему. Копия ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-09 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦
¦ ¦договоры и ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦
¦ ¦соглашения ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-10 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦
¦ ¦договоры ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦
¦ ¦уволенных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦... ¦... ¦... ¦... ¦... ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-17 ¦Документы ¦ ¦3 года, ¦ ¦
¦ ¦(анкеты, ¦ ¦ст. 663 ¦ ¦
¦ ¦резюме, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦заявления и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦др.) лиц, не ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦принятых на ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-18 ¦Книга учета ¦ ¦75 лет, ¦ ¦
¦ ¦движения ¦ ¦п. "в" ¦ ¦
¦ ¦трудовых книжек¦ ¦ст. 695 ¦ ¦
¦ ¦и вкладышей в ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦них ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦... ¦... ¦... ¦... ¦... ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-26 ¦Протоколы ¦ ¦15 лет ЭПК, ¦ ¦
¦ ¦заседания ¦ ¦ст. 696 ¦ ¦
¦ ¦аттестационной ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦03-27 ¦Табели учета ¦ ¦5 лет, ¦ ¦
¦ ¦рабочего ¦ ¦ст. 586 ¦ ¦
¦ ¦времени ¦ ¦ ¦ ¦
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
¦... ¦... ¦... ¦... ¦... ¦
L------+---------------+-------+-------------+--------------------

Начальник отдела
документационного обеспечения
Лукшева /А.Д. Лукшева/
19.12.2010

Начальник архива
Шлакова /Р.Л. Шлакова/
19.12.2010

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного
учреждения
18.12.2010 3 12.12.2010 18
от ----------- N ---------- от ---------- N -----------

Номенклатура дел

В соответствии с нормами бухгалтерского и налогового законодательства документооборот любой организации является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета. Он выступает самостоятельным элементом учетной политики компании, в связи с чем правила его ведения утверждаются приказом по учетной политике фирмы. Однако для того, чтобы у организации имелась возможность грамотного ведения документооборота, важно утвердить не только порядок его ведения, но и разработать номенклатуру дел, которой организация будет пользоваться в дальнейшем. О том, что собой представляет номенклатура дел, как она разрабатывается и утверждается, мы и говорим в настоящем разделе.

Работа управленческого персонала современной фирмы оказывает значительное влияние на решение производственных задач, что в конечном итоге не может не сказываться на общем финансовом благополучии всей организации. Однако оперативность принятия тех или иных решений во многом определяется существующим в организации порядком документооборота и хранения документации. Возможность быстрого поиска нужных документов, а следовательно, и получения нужной информации можно обеспечить только путем четкой классификации всей документации, существующей в компании.
Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98.
Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.
Так, ст. 17 Закона N 129-ФЗ требует от фирм сохранять первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Аналогичное требование установлено и п. 98 Положения N 34н.
Чуть меньшие сроки хранения документов определены налоговым законодательством. Так, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ определено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.
Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.
О том, как составляется и оформляется номенклатура дел, сказано в разд. 3.4 "Номенклатура дел".
Как следует из указанных Правил работы архивов, различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура представляет собой нормативный документ и закрепляет состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Как правило, типовая номенклатура дел разрабатывается в организациях, имеющих широкую подведомственную сеть. Так, к примеру, в любом министерстве имеется своя типовая номенклатура дел, которую в обязательном порядке применяют организации, подчиненные этому министерству.
Примерная номенклатура определяет примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Иначе говоря, типовая и примерная номенклатуры представляют собой своего рода методические пособия для разработки индивидуальной номенклатуры дел, составляемой в любой организации.
В номенклатуру организации из типовой или примерной номенклатуры переносятся предусмотренные заголовки дел, которые организация планирует завести в своем делопроизводстве с учетом своей специфики.
Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, не подлежат изменению, т.е. переносятся в индивидуальную номенклатуру дел организации без изменения.
Правила различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений фирмы: канцелярии, кадровой, финансовой служб, административного отдела и т.д. Причем сводная номенклатура составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые разрабатываются по аналогичной форме и утверждаются руководителями структурных подразделений. Поэтому основой для разработки структуры номенклатуры дел организации является сама структура компании - чем больше в организации структурных подразделений, тем больше разделов будет и в номенклатуре дел.
Так как номенклатура дел организации применяется с 1 января каждого календарного года, то разработка проекта номенклатуры дел следующего года производится в четвертом квартале предыдущего года. Разработанный проект номенклатуры представляется на утверждение руководителю компании. Если проект не требует никаких уточнений, то номенклатура дел утверждается руководителем и применяется с 1 января нового календарного года.
Обращаем ваше внимание на то, что организации должны пересматривать номенклатуру дел не реже чем один раз в пять лет. Если в структуре компании происходят значительные изменения, то разрабатывается новая номенклатура дел организации.
Номенклатура дел - это документ, который создается в нескольких экземплярах. Как правило, их четыре: первый - хранится в канцелярии фирмы, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в архиве в виде учетного документа, четвертый - передается в государственный архив, в котором данная организация хранит свою документацию.
Унифицированная форма номенклатуры дел любого структурного подразделения организации выглядит следующим образом.

"__" ___________ 20__ г.

Наименование организации Утверждаю
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование организации
_______ N ______________ Руководитель организации
________________________ _______ ___________________
(место составления) Подпись Расшифровка подписи

--------T----------------T------T-----------------------------T-----------¬
¦ Индекс¦ Заголовок дела ¦Кол-во¦ Срок хранения дела и номера ¦ Примечание¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ дел ¦ статей по перечню ¦ ¦
+-------+----------------+------+-----------------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------+----------------+------+-----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+------+-----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+----------------+------+-----------------------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+----------------+------+-----------------------------+------------

Наименование должности руководителя службы
делопроизводства организации _______ ___________________
"__" _______________ 20__ г. Подпись Расшифровка подписи

Одобрено
Протокол заседания
экспертной комиссии организации
от "__" _________ 20__ г. N ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 20__ г. в организации

------------------------------------T---------T---------------------------¬
¦ ¦ ¦ В том числе дел ¦
¦ По срокам хранения ¦Всего дел+------------T--------------+
¦ ¦ ¦ переходящих¦с отметкой ЭПК¦
+-----------------------------------+---------+------------+--------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+---------+------------+--------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+---------+------------+--------------+
¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+---------+------------+--------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------------------------+---------+------------+---------------

Наименование должностного лица,
ответственного за делопроизводство _______ ___________________
в ____________________ Подпись Расшифровка подписи
"__" _________ 20__ г.

Как видим, форма номенклатуры дел имеет форму таблицы, состоящей из пяти граф.
В графе 1 номенклатуры арабскими цифрами проставляются индексы каждого дела. Индекс дела это своеобразный шифр, состоящий из кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Например, 03-01, где 03 - это код бухгалтерской службы, а 01 - заголовок дела "Годовые бухгалтерские отчеты организации".
Следует иметь в виду, что в номенклатуре рекомендуется применять одинаковые индексы для однотипных дел различных структурных подразделений. К примеру, дела с заголовком "Приказы о приеме на работу" в различных подразделениях фирмы следует индексировать следующим образом: 02-03; 03-03; 04-03; 05-03 и т.д.
В графе 2 указывается заголовок дела (томов, частей), причем расположение заголовков дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале располагаются организационные документы структурного подразделения - положение о структурном подразделении, должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего распорядка и т.д. Обратите внимание, что в номенклатуру дел не включаются заголовки печатных изданий, например, справочников или тарифов.
Далее идут дела распорядительного характера: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях сотрудников и т.д.
Затем идут заголовки дел плановой и отчетной документации. Если в номенклатуру вносятся дела, заведенные по географическому или корреспондентскому признаку, то расположение дел следует производить в алфавитном порядке.
В заголовках дел не следует использовать вводные слова, сложные синтаксические обороты, а также общие формулировки типа "Общая переписка" или "Разные материалы", кроме того, в заголовках дел не следует использовать фамилии должностных лиц.
Помните, что наименование должно в обобщенной форме четко отражать содержание и состав документов дела.
В наименованиях дел, содержащих документы по одному вопросу, но не имеющих взаимосвязи с другой документацией, в качестве вида дела следует использовать термин "документы", например "Документы о проведении научных конференций". Этот же термин используется и в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-нибудь делу.
Обращаем ваше внимание на то, что Правила работы архивов не запрещают уточнять заголовки дел в процессе их формирования и оформления. Наименования дел по не законченным в течение года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру компании следующего года под тем же индексом.
В графе 3 "Количество дел" указывается количество дел (томов, частей), причем заполнение этой графы производится в конце календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения документов. Эти сроки, как уже было отмечено, определяются организацией в соответствии с Перечнем.
В графе 5 "Примечания" проставляются отметки о дате заведения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.д. Эти пометки делаются в течение всего срока действия номенклатуры.
По окончании года в номенклатуре заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в организации, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.