Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вклады­шей в них возлагается на работодателя. Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) дол­жен организовать правильное и своевременное ведение трудовых кни­жек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудо­вых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников. В организациях и на предприятиях эту ра­боту поручают кому-либо из сотрудников: кадровикам - при наличии в ор­ганизации кадровой службы - или другим работникам - секретарям, бухгал­терам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Следует подчерк­нуть, что издание такого приказа обязательно, несмотря на то, что обязаннос­ти по работе с трудовыми книжками всегда включаются в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.
При наличии в организации кадровой службы обязанности по веде­нию трудовых книжек выполняет один или несколько работников этого подразделения (в зависимости от объема работы). При этом должна учитывать­ся необходимость замены работника, отвечающего за трудовые книжки, при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).
В связи с периодической сменой работников кадровой службы (уволь­нения, выход на пенсию), а также их нередким временным отсутствием (от­пуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) пред­ставляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответс­твенного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в насто­ящий момент сотрудника, рациональнее ограничиться только названием должности. Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту работу специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника; документ же, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать мно­го лет, не требуя периодической замены.
Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой, согласовывается с заинте­ресованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате), так как относит­ся к приказам по основной деятельности (а не по личному составу). При из­дании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распоряди­тельных документов по основной деятельности.
При первоначальном издании приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками следует довести его до сведения работ­ников, должности которых содержатся в тексте. На основании данного до­кумента обязанности по ведению трудовых книжек вносятся в содержа­ние заключаемых трудовых договоров и должностные инструкции работни­ков (со ссылкой на приказ). В связи с этим знакомить с названным приказом вновь принятых работников не требуется, тем более что по истечении трех лет после окончания текущего календарного года дело с приказами по ос­новной деятельности, как и другие дела с длительными (свыше 10 лет) и по­стоянными сроками хранения, подлежит передаче в архив организации.
В случае если в штатном расписании организации отсутствует кадро­вая служба или должность кадровика, в приказе о назначении ответствен­ного за работу с трудовыми книжками целесообразно указать, кто именно будет вести эту работу (должность, Ф.И.О.). Необходимость такой конкре­тизации вызвана тем, что для любого работника в данной ситуации работа с кадровой документацией (в т.ч. с трудовыми книжками) будет дополни­тельной («чужеродной»), не имеющей прямого отношения к его трудовой функции, и после увольнения этого работника новый претендент на долж­ность, возможно, не сможет вести кадровую документацию из-за отсутствия специальных знаний. В этом случае придется отменять ранее действовав­ший приказ и поручать работу с трудовыми книжками другому работнику.
При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обяза­тельна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим ак­том. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в ор­ганизации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
(часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Часть шестая утратила силу. - Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.