"ПЛАСТИКОВАЯ" ЗАРПЛАТА

Многие бухгалтеры уже ощутили всю простоту и удобство безналичной выдачи зарплаты путем ее перевода на банковские карты сотрудников. Как правило, весь процесс сводится к составлению одной платежки с общей суммой и дистанционной передаче в банк списка работников с указанием начисленных выплат. Не нужно тратить время на получение и выдачу наличных каждому сотруднику, на составление кассовых документов. Отпадает необходимость возвращать в банк деньги, вовремя не полученные работниками. Помимо трудозатрат бухгалтерии, сокращаются и расходы компании - на снятие наличных и на их инкассацию.
У тех, кто планирует перейти или недавно перешел на карточную систему выплаты зарплаты, неизбежно возникают вопросы. Мы ответим на них. Но прежде напомним общие правила учета и оформления такой операции.

Общие правила

Самое главное - в трудовых договорах с работниками, в отдельных соглашениях к ним или в коллективном договоре должно быть прописано, что зарплата выплачивается путем перечисления на банковские счета <1>.
Если карточные счета работников открыты в рамках зарплатного проекта, бухгалтерии известны банковские реквизиты их карт. Если же зарплата кому-то из работников перечисляется на личные карты, тогда нужно взять заявление с указанием реквизитов этой карты.
Как вы понимаете, суммы, которые работодатель уплачивает банку в рамках зарплатного проекта (в частности, за выпуск пластиковых карт, за годовое обслуживание карточных счетов, за зачисление денег на них), не являются доходом работников, поэтому они:
- полностью учитываются в "прибыльных" расходах <2> и в расходах при применении "доходно-расходной" УСНО.

Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Зарплата может быть выплачена работнику путем перечисления на указанный им счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором <3>. Поэтому в состав прочих расходов могут быть включены <3>:
- оплата услуг банка по изготовлению банковских карт для работников;
- вознаграждение за перечисление денег на карточные счета работников;
- оплата услуг банка по обслуживанию карточных счетов работников";

- не облагаются НДФЛ <4>, страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС <5> и взносами "на травматизм" <6>.
Теперь переходим к ответам на вопросы.
--------------------------------
<1> Статьи 72, 136 ТК РФ.
<2> Подпункт 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<3> Статья 136 ТК РФ.
<4> Статья 41, п. 1 ст. 210 НК РФ; Письмо Минфина России от 28.10.2010 N 03-04-06/6-255.
<5> Часть 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
<6> Пункт 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Принудить к безналичной выплате зарплаты нельзя

У нас в трудовых договорах предусмотрено, что зарплата выплачивается в месте выполнения работы, иными словами, через кассу. Недавно директор решил перевести фирму на "карточную" зарплату. Стали оформлять допсоглашения к трудовым договорам, но один сотрудник наотрез отказался его подписывать. Он пожилой человек и панически боится доверять свои деньги "куску пластика". Грозится найти на нас управу... Что же, мне теперь ему одному выплачивать зарплату через кассу? Неужели никак нельзя воздействовать на этого ретрограда?
М.Г.Долгашева, г. Липецк

Действительно, люди в возрасте неохотно соглашаются перейти на безналичную зарплату. Их пугает, что рядом с домом не окажется нужного банкомата, что банкомат сломается и "съест" карту или что карту могут взломать и снять с нее все деньги.
К сожалению, нам нечем утешить вас. Работодатель не вправе применять безналичный порядок выплаты зарплаты без согласия на то работника <3>. Если вы и можете как-то воздействовать на несогласного сотрудника, то только силой убеждения.
Угрозы сотрудника "найти управу" не пустые слова. Он может пожаловаться в трудинспекцию на то, что ему навязывают условие о выплате зарплаты на карточку, и вас обяжут выдавать деньги через кассу.

Уволившимся - карта на память

Нужно ли забирать у увольняющихся сотрудников ранее открытые для них зарплатные карточки? Должна ли я сообщать в банк, в котором у нас зарплатный проект, о выбывших сотрудниках?
Л.В.Полунина, г. Северодвинск

Надо смотреть, что написано в вашем договоре с банком. Как правило, забирать карты не нужно, но следует известить банк об уволившихся сотрудниках. Ведь если банк не уведомить, он продолжит брать комиссию за обслуживание карты с вашей организации. А это означает, что такая комиссия - уже доход бывшего работника со всеми вытекающими последствиями: начислением НДФЛ и взносов, невозможностью включить эту комиссию в расходы.

Предупреждаем работника
После увольнения комиссия за обслуживание зарплатной карты будет взиматься не с работодателя, а уже непосредственно с самого уволившегося работника и, как правило, в увеличенном размере.

Работник не всегда имеет право выбирать,
на какую карту он будет получать зарплату

Мы перечисляем своим работникам зарплату на карты, открытые в одном банке. Вновь принятый сотрудник написал заявление с просьбой перечислять ему деньги на его личный счет в другом банке. Мне это неудобно: надо всегда держать в голове, что, помимо общей зарплатной платежки, я должна еще сделать платежку лично на новенького. Можно ли отказать работнику и отправить его оформлять карту в нашем банке?
Н.Д.Матанцева, г. Салават

Прекрасно вас понимаем. Но все зависит от того, как в вашей организации сформулировано условие о безналичной выплате зарплаты.
Ситуация 1. В коллективном или трудовом договоре, который новый сотрудник подписал при приеме на работу, четко прописано, что зарплата в организации выплачивается путем безналичного перечисления на банковский счет сотрудника, открытый в рамках зарплатного проекта в конкретном банке. В этом случае работодатель имеет полное право отказать вновь принятому работнику перечислять зарплату на его личную карту.
Ситуация 2. В коллективном или трудовом договоре просто указано, что зарплата выплачивается путем безналичного перечисления на банковский счет сотрудника. Тогда работодатель не вправе в одностороннем порядке устанавливать конкретный банк, куда будет перечисляться зарплата работника.
Чтобы убедить новенького оформить карту в вашем банке, расскажите ему, что все расходы по обслуживанию его зарплатной карты будет оплачивать ваша организация. В противном случае эти расходы лягут на его плечи.

Зарплату можно получать и на карту другого лица

В ситуации, когда супруги работают в одной организации, можно ли по просьбе мужа перечислять его зарплату на карту жены?
Т.Л.Яковец, г. Выборг

Можно, запрета на это в Трудовом кодексе нет. Только пусть муж напишет соответствующее заявление, где укажет реквизиты карточного счета жены.
Имейте в виду, что тогда в общем зарплатном списке работников, отправляемом в банк, напротив фамилии жены должна стоять общая сумма их с мужем зарплат. А фамилия мужа в этом списке вообще фигурировать не будет.
Но учтите, что в вашей бухгалтерской программе по расчету зарплаты должно значиться, что оба супруга получили все, что им положено. И если ваша программа на основании банковского списка в дальнейшем формирует расчетные листки, ведомости и другие подобные документы, то после отправки списка в банк вам нужно будет вручную скорректировать его таким образом, чтобы в нем фигурировали оба супруга с выплаченными им суммами.

М.Г.Суховская
Юрист
Подписано в печать
23.03.2012