Гражданин, утративший трудовую книжку, может восстановить ее, выбрав один из двух вариантов действий.
Первый вариант предусмотрен п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), в соответствии с которым лицо, утратившее трудовую книжку, вправе заявить об этом работодателю по последнему месту работы. В этом случае работодатель обязан выдать лицу дубликат трудовой книжки.
Второй вариант предусмотрен непосредственно в части пятой ст. 65 ТК РФ, согласно которой лицо, утратившее трудовую книжку, в случае поступления на новую работу вправе обратиться с письменным заявлением к новому работодателю, который обязан оформить новую трудовую книжку.
Таким образом, обязанность по восстановлению утерянной трудовой книжки может быть возложена либо на работодателя по последнему месту работы (выдача дубликата трудовой книжки), либо на нового работодателя (оформление новой трудовой книжки).
Поскольку работодатель по предыдущему месту работы находится в другом регионе и получить дубликат книжки не просто, то работнику проще обратиться с письменным заявлением к новому работодателю, который обязан оформить новую трудовую книжку. Здесь необходимо учитывать, что ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат требований, возлагающих на работодателя обязанность по внесению сведений о предыдущем трудовом стаже работника в подобном случае, хотя и не запрещают этого. На возможность внесения работодателем сведений о предыдущих местах работы при оформлении новой трудовой книжки в соответствии с ч. 5 ст. 65 прямо указывается и в разъяснении Федеральной службы по труду и занятости в письме от 30.04.2008 N 1026-6.
То, что работодателю в принципе не запрещено вносить сведения о трудовом стаже работника до поступления к нему на работу, подтверждается и в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69), согласно которому в дубликат трудовой книжки подобные записи производятся на основании подтверждающих документов, а общий стаж работы записывается суммарно без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
В данном случае заполнение сведений об уже существующем трудовом стаже возможно на основании документов, выданных предыдущим работодателем. Согласно п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555) и п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утверждены приказом Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91) при отсутствии трудовой книжки в подтверждение периодов работы принимаются трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Сведения о стаже работы у предыдущих работодателей можно внести на основании информации, содержащейся в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (например формах N СЗВ-К, N СЗИ-5, утвержденных постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п), поскольку при заполнении этих форм для подтверждения периода работы гражданина до его регистрации в качестве застрахованного лица должны были учитываться данные, содержащиеся в трудовой книжке и других документах, подтверждающих трудовой стаж гражданина, а после его регистрации - в документах об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемых в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п.п. 6, 34 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий).
В рассматриваемом случае проблему внесения записи о стаже по предыдущему месту работы вызывает то обстоятельство, что работник для подтверждения стажа предъявляет только копию книжки по предыдущему месту работы без даты увольнения.
Поскольку каких-либо требований к заверению копий трудовой книжки в подобных случаях не установлено, то надлежащее заверение копии прежним работодателем придает ей юридическую силу (п. 30 ГОСТ Р 51141-98, п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003), т.е. достоверно подтверждает сведения о прежнем стаже работы. Отметим, что, например, возможность подтверждения страхового стажа копией трудовой книжки предусмотрена в п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами "О трудовых пенсиях в РФ" и "О государственном пенсионном обеспечении в РФ" (утвержден постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па).
Отметим, что в указанных выше актах, позволяющих работодателю вносить сведения о стаже по прежним местам работы, копия трудовой книжки как документ, подтверждающий эти периоды, не указана. Но самое главное то, что в рассматриваемом случае в копии трудовой книжки не указана дата увольнения. Соответственно, у Вас нет всех документально подтвержденных сведений о трудовом стаже работника до поступления его на работу в Вашу организацию, а именно отсутствует информация о дате его окончания.
В рассматриваемой ситуации работнику необходимо запросить соответствующие документы (справку, приказ об увольнении) по прежнему месту работы. Если этот работодатель уже прекратил свою деятельность, работник может затребовать документы в архивах, куда работодатели должны их сдавать при ликвидации.
В противном же случае у нового работодателя нет оснований вносить сведения о прежнем трудовом стаже в новую трудовую книжку и он может внести сведения только о периоде работе у себя.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем