Правила заполнения дубликата трудовой книжки регламентируется разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть оформлены по правилам, установленным в разд. 1 - 6 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Для оформления дубликата работнику необходимо обратиться с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который не позднее 15 дней со дня подачи заявления выдает дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Сведения, вносимые в дубликат, должны соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.
На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставляется запись "Дубликат". На ней же указываются сведения о работнике. Подробнее об этом см. п. 3 настоящего материала.
В разделе "Сведения о работе", в графу 3, необходимо внести общий стаж работы суммарно, т.е. сколько лет, месяцев, дней работник работал на прошлых местах работы (например, "Общий стаж работы 5 лет 4 месяца 23 дня"). Такая запись делается только в том случае, если работник имел предыдущие места работы.
Обратите внимание на то, что оформление дубликата отличается от заполнения раздела трудовой книжки "Сведения о работе": наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.
Записи после указания суммарного стажа работы вносятся на основании надлежаще оформленных документов в следующем порядке (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
1) графа 2 - дата приема к предыдущему работодателю на работу;
2) графа 3 - наименование работодателя, структурное подразделение, работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации;
3) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу;
4) графа 2 - дата перевода на другую постоянную работу (в случае если такие переводы были);
5) графа 3 - подразделение, должность или специальность, на которую был переведен работник;
6) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о переводе на другую постоянную работу;
7) графа 2 - дата увольнения;
8) графа 3 - основание увольнения;
9) графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись об увольнении.
Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Подробнее об этом см. п. 4, п. 5 настоящего материала.
Записи, вносимые в дубликат, должны соответствовать сведениям, содержащимся в документах, на основании которых заполняется дубликат трудовой книжки (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).