ОБРАЗЦЫ И КОММЕНТАРИИ

Самоучитель по формированию штатного расписания 

Штатное расписание – один из немногих кадровых документов, который упоминается в Трудовом кодексе (ст. 57 ТК РФ). Это дает основание считать штатное расписание обязательным организационно-распорядительным документом. Отсутствие этого документа может грозить административной ответственностью руководству компании (ст. 5.27 КоАП РФ). Основой для составления штатного расписания служит унифицированная форма № Т-3. Многие кадровики озабочены правильностью ее заполнения, но всегда ли дело только в этом?

Штатное расписание составляется на основе унифицированной формы № Т-3 и утверждается приказом руководителя компании (см. образец). На какой период составлять штатное расписание, каждая компания решает самостоятельно, обычно оно составляется на полугодие или год.

 

В каждой организации процесс составления штатного расписания протекает по-разному. Если компания небольшая, то, как правило, в штатном расписании находят отражение должности, введенные исходя из уже установленной фактической потребности. Другое дело, когда необходимо подготовить штатное расписание крупной компании, активно развивающей свой бизнес и открывающей новые подразделения. В этом случае составление штатного расписания–достаточно длительный и непростой процесс, плод совместных усилий множества должностных лиц и нескольких структурных подразделений. Как правило, в его разработке принимает участие служба персонала, юристы, экономисты, высшие должностные лица компаний. Выстроим процедуру разработки этого акта с самого начала.

Определяем потребность в персонале

Как показывает практика, работа по составлению штатного расписания в любой организации начинается сопределения потребности в персонале на предстоящий период времени.

Чтобы более достоверно оценить потребность компании в трудовых ресурсах, рассчитывают общую потребность в персонале, потребность по категориям и дополнительную потребность. Общая потребность планируется по объему производства (продаж, услуг), прибыли или добавленной стоимости (для производственной сферы) на одного работника. Например, общая численность работников, исходя из объема производства, определяется как отношение объема производства (единиц продукции, услуг) к производительности труда одного работника в год.

Потребность по категориям планируется по времени выполнения и объему работ (трудоемкости), нормам обслуживания.

Пример

Необходимо определить численность плотников для обслуживания оздоровительного комплекса, при условии, что полезная площадь в кирпичных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет–59000 кв. м, в крупнопанельных домах со сроком эксплуатации до 10 лет–39500, в каркасно-засыпных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет–25000 кв. м. Нормы обслуживания для указанных домов составляют:

•	для кирпичных домов (первая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет–9000 кв. м;

•	для крупнопанельных домов (вторая группа зданий) со сроком эксплуатации до 10 лет–13000 кв. м;

•	для каркасно-засыпных домов (четвертая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет–6000 кв. м.

Расчет численности рабочих, занятых обслуживанием и текущим ремонтом зданий и сооружений, производится по формуле:

Ч = 1: Н 01 + 2: Н 02 + 3: Н 03 +... n: Н on, где: 1, 2, 3.., n–объем отдельных видов работ; Н 01 .., Н on –нормы обслуживания на соответствующие виды работ.

Исходя из общей полезной площади всех зданий и норм обслуживания определяем численность плотников, которая в данном примере составит:

Ч = 59 000: 9000 + 39 500: 13 000 + 25 000: 6000 = 13,74 = 14 чел.

Численность руководящего состава определяется исходя из норм управляемости, которые зависят от сложности функций, выполняемых подчиненными. Если подчиненные выполняют сложные разноименные функции, то оптимальным считается число 7, при упрощении функций эта норма может быть увеличена. Для руководителей среднего звена норма управляемости составляет до 11 человек, для руководителей низшего звена (например, мастер производственного участка) при условии однотипности выполняемых подчиненными функций–до 15–20 человек.

Дополнительная потребность в персонале планируется в связи с развитием организации (увеличением объема продукции, расширением сферы деятельности, увеличением объема или спектра оказываемых услуг) и необходимостью возмещения выбывающих работников. Должности, предусмотренные в рамках дополнительной потребности, в основном являются вакантными.

Распределяем сотрудников, уточняем должности

Следующим шагом после определения необходимой численности персонала будет являться распределение работников по структурным подразделениям и предполагаемым рабочим местам (с учетом распределения времени их работы в течение суток и среднемесячного количества дней). Это распределение для большей наглядности целесообразно представить схематично, в виде организационной структуры компании, чтобы проследить все уровни управления, подчиненность, организационные связи и т. д.

Затем проводится уточнение наименования структурных подразделений компании, а также профессий рабочих и должностей служащих. При наименовании структурных подразделений лучше использовать общепринятые понятия, термины и определения. Нежелательно использовать малопонятные или иностранные слова. В некоторых случаях от наименования структурного подразделения зависит предоставление в дальнейшем сотрудникам организации ряда льгот, например, при решении вопроса о назначении льготной пенсии медицинским работникам, работникам образовательных учреждений либо работникам подразделений организации с вредными или опасными условиями труда.

Есть ограничения и по наименованию должностей. Так, если федеральными законами установлено, что выполнение работ по определенным должностям (профессиям, специальностям) связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, то наименование этих должностей (профессий, специальностей) и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Определяем оклады

Размеры окладов и всех видов дополнительных выплат устанавливаются в соответствии с системой оплаты труда, принятой в компании.

При установлении размера заработной платы по каждой должности компания, как правило, учитывает свое место на рынке труда и свое положение по отношению к конкурирующим компаниям. Наиболее целесообразно устанавливать заработные платы таким образом, чтобы организация оставалась привлекательным работодателем и имела возможность проводить эффективную кадровую политику, в том числе привлекая нужных компании специалистов. Многие компании, стремясь оптимизировать свой фонд оплаты труда, устанавливают его на уровне среднерыночных показателей, проводя для этого анализ рынка труда собственными силами*.

Иногда у работников кадровых служб возникает вопрос, чем отличаются надбавки и доплаты. На сегодняшний день законодательно эти понятия не определены. Однако некоторые специалисты склоняются к мнению, что само понятие «надбавка» указывает на компенсирующий характер этой выплаты. По их мнению, надбавка к заработной плате выплачивается работникам в целях компенсации за тяжелые условия труда и повышенный риск потерять работу и т. д. Доплата определяется как денежная сумма, доплачиваемая сверх установленного норматива, тарифных ставок в связи с особыми условиями**.

На этом этапе работы над составлением штатного расписания при необходимости осуществляется также тарификация работ–отнесение видов труда к тарифным разрядам или квалификационным категориям в зависимости от сложности труда. Такая необходимость возникает, как правило, при введении нескольких должностей с одинаковыми наименованиями. Напомним, что тарификация работ, так же как и присвоение тарифных разрядов работникам, производится с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти справочники и порядок их применения утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 143 ТК РФ).

При установлении окладов, тарифных ставок и доплат необходимо помнить, что месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (ч. третья ст. 133 ТК РФ). После установления размеров окладов и доплат производится расчет месячного фонда оплаты труда. При этом надо иметь в виду, что совершено точно рассчитать фонд оплаты труда невозможно, так как размер некоторых выплат может меняться (например, размер доплаты за работу в ночное время, надбавки за выслугу лет и т. д.).

Следующий шаг при составлении штатного расписания–систематизация всех полученных данных и заполнение унифицированной формы № Т-3 (см. образец). В следующий раз мы поговорим о том, как часто и при каких обстоятельствах необходимо вносить изменения в штатное расписание и как правильно это делать.

 

 

 

 

ДОКУМЕНТАЦИЯ

Штатное расписание. Нюансы составления 

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения применяется штатное расписание. Кроме того, этот документ может служить основанием для расчета нормативных затрат на оплату труда при выделении субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (выделении бюджетного финансирования).

Заполнение формы штатного расписания

Практически каждое бюджетное учреждение имеет штатное расписание. Причем государственные (муниципальные) учреждения разрабатывают и утверждают его самостоятельно (ч. 2 ст. 13 Закона от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, п. 14 Единых рекомендаций, утвержденных решением Российской трехсторонней комиссии по урегулированию социально-трудовых отношений от 10 декабря 2010 г. № 10). Штатное расписание составляют по форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. В том случае, если учреждением предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например: 2,5; 0,75 и т. д. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, далее – Указания).

Что касается выполнения работы при неполной штатной единице, то работодателям предоставлена полная свобода действий. Можно принять работника на неполное рабочее время по основному месту работы, можно взять совместителя на полставки, можно «разбросать» полставки между другими работниками, оформив это как расширение зон обслуживания, и т. д.

Очень часто работодатели сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5–9, в которых отражается зарплата работника.

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то можно поставить их диапазон, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

В Указаниях разъяснено, что в графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Что касается районного коэффициента, то его можно указать и в процентах от оклада, и в рублях. А вот с процентной надбавкой работникам Крайнего Севера сложнее. Ведь она меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания вграфах 6–8 ее не указывают, а в графе 10 делают ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются. Следовательно, нет необходимости отражать в штатном расписании премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками.

Подсчет итога по графам 5–9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в учреждении используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5–9унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании учреждения (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Штатное расписание можно изменять

Отметим, что трудовое законодательство не содержит ограничений на частоту внесений изменений в штатное расписание, а также на введение и сокращение должностей. Также законодательство не требует участия профсоюза работников в его составлении и утверждении. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Что касается включения тех или иных выплат в штатное расписание, то, как сказано в постановлении Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), а удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые коррективы (дополнительные реквизиты) должны быть оформлены приказом руководителя учреждения. Кроме того, о применении доработанной формы штатного расписания нужно указать в учетной политике.

Что касается проверок трудинспекции, то проверяющих в штатном расписании интересует только соответствие фактически работающих сотрудников с их количеством, установленным этим документом. Выплаты работникам и расходование фонда оплаты труда проверяются по раздаточным ведомостям и по бухгалтерской отчетности.