|
папки с документами по кадрам
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
Юлия[e-mail скрыт] Россия, Самара
|
|
Добрый день, пересмотрела много документов, помогите все систематизировать:
1) приказы по приему, увольнению, переводу - все храним в разных папках и ведем на каждую папку свой журнал.
2) Т2-храним отдельно от всех документов
3) личные дела (файл с описью документов: заявления о приеме, копии документов и пр)
4) Приказы по отпускам храним отдельно в папке, к каждому приказу прикалываем заявление на отпуск и уведомлении организации о его начале.
ведем журнал приказов по отпускам.
5)трудовые договора сотрудников храним в отдельной папке (уволенные и работающие-вместе) ведем реестр договоров в папке и журнал договоров.
Извините если вопросы покажутся глупыми, для меня это важно. Спасибо. |
|
|
Аляlady.alina.krsk@yandex.ru Красноярск
|
|
1. Все храню в одной, это приказы по ЛС, срок хранения 75 лет. Папку обновляю ежегодно.
2. В составе личных дел.
3. Так же
4. Так же, но с копией заявления. Оригинал в ЛД.
5. Только работающих. Уволенные в архиве предприятия. |
|
|
|
|
а что вас не устраивает? по-моему все очень даже удобно. |
|
|
Татьяна[e-mail скрыт] Россия, Москва
|
|
а у меня трудовые договра лежат в ЛД??? |
|
|
Юлия[e-mail скрыт] Россия, Самара
|
|
не то что не устраивает, спрашиваю правильно ли я делаю)))
Спасибо за информацию!)))) |
|
|
|
|
По 2му пункту могу сказать, что вела Т-2 в отдельной папке и это очень удобно, на этой работе все вместе, но порядок менять я не стала...много народу, а папок лишних нет) По 5му-ТД хранятся в личном деле работающих, а ТД уволенных-в архиве уволенных работников. Приказы на прием, увольнение, перевод-все в одной папке. Все остальное так же, только к приказам копии заявления не прикладываем (об отпуске), все в ЛД хранится. |
|
|
Диана
|
Иринаirina.mishina.2013@bk.ru Россия, Челябинск
|
|
Свиток: формирование личных дел Особенности формирования в дела
отдельных видов кадровых документов
1. Формирование в дела приказов по личному составу
При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения
Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения:
- 75 лет ЭПК;
- 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).
Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.
Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.
При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ №1-к или №5-лс.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например, об отпуске - «о»: приказ № 1-о.
Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.
При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.
При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.
В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.
2. Формирование в дела личных карточки работников
Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.
После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.
Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются.
3.Оформление в дела личных дел
Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления.
В личное дело включаются:
- анкета (личный листок по учету кадров);
- копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.); - копия страхового пенсионного свидетельства;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме работника на работу;
- опись документов, имеющихся в личном деле.
По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.
В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.
Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.
В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.
Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.
При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников
4.Формирование в дела договорных документов
Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.
После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.
Как организовать хранение документов?
При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Различают две стадии хранения документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.
В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.
В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.
После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.
|
|
|
|
|
Дорогие, кадровики!!!
Прошу у вас совета.
У нас очень мало приказов. Можно ли хранить ВСЕ приказы в одной папке но по разделителям.
т.е. 1 папка, а в ней разделителями
1. Журнал и приказы по ЛС (прием, увольнение, перевод)
2. Журнал и приказы по отпускам
3. Журнал и приказы по основной деятельности.
И еще вопрос, за этот год всего по 10 страничек приказов, с НГ введу новую нумерацию, можно ли продолжать вести тот же журнал? Нужно ли прошивать приказы, или можно прошить их потом за 2 года? |
|
|
Ольга[e-mail скрыт] Россия, в лесу
|
|
Виктория писал(а): Дорогие, кадровики!!!
Прошу у вас совета.
У нас очень мало приказов. Можно ли хранить ВСЕ приказы в одной папке но по разделителям.
т.е. 1 папка, а в ней разделителями
1. Журнал и приказы по ЛС (прием, увольнение, перевод)
2. Журнал и приказы по отпускам
3. Журнал и приказы по основной деятельности.
И еще вопрос, за этот год всего по 10 страничек приказов, с НГ введу новую нумерацию, можно ли продолжать вести тот же журнал? Нужно ли прошивать приказы, или можно прошить их потом за 2 года? приказы подшиваются каждый год, а журнал можно продолжить и старый) |
|
|
Живу настоящим. Уверена в будущем. Научилась в прошлом.
|
|
|
Ольга писал(а): приказы подшиваются каждый год, а журнал можно продолжить и старый)
А вести их в единой папке с разделителями можно? и ОД и ЛС? |
|
|
Ольга[e-mail скрыт] Россия, в лесу
|
|
Виктория писал(а): Ольга писал(а): приказы подшиваются каждый год, а журнал можно продолжить и старый)
А вести их в единой папке с разделителями можно? и ОД и ЛС?
Собственно, эти журналы как таковой ценности не имеют, если численность и документооборот маленький, то можно и в одной, только обязательно укажите, что "журнал приказов по основной деятельности и личному составу", пронумеруете, и распределите, где по ОД, где по ЛС. |
|
|
Живу настоящим. Уверена в будущем. Научилась в прошлом.
|
|
|
Девчонки, а я вообще не сохраняю ЛД уволенных работников, я их просто уничтожаю. На кой черт они нужны? Все данные отображены в Т-2. |
|
|
|
|
Перешла я работать в другую фирму, и снова у меня вопросы
Я перечитала темы, которые обсуждались выше по теме хранения оснований. Проверьте, правильно ли будет по папкам:
1. Отпуска (единая нумерация на все виды отпусков, как в 1с, но раскладываю в разные папки)
- отпуск ежегодный
- отпуск без сохранения
2. Основания к отпускам (можно в одной папке в приказами, но скажем, через большой разделитель в конце папки, а в конце года сшить отдельно, конечно)
- ежегодный
- без сохранения
3.Приказ по личному - одна папка
4. Основания к личным приказам (прием, увол, перевод) -заявления в ЛД сотрудника
5. Не знаю где хранить служебные записки (предъявления, у нас так называются, руководителей, что Иванову повысить з.п., а Петрова перевести на слесаря, к примеру) - на их основании приказ делается, но как хранить и где, не пойму.
6. Не знаю, где хранить объяснительные сотрудника о нарушении труд. дисциплины.
Спасибо. Проверьте. Подскажите. |
|
|
|
|
Я тоже голову ломала по этому вопросу Виктория. в итоге. я завела очень толстую папку..и с разделителями их разделила..ЛС. Кадры. Доверенности. Заявления.Справки детские со школы . отпуска..коандировки.и служебные записки. |
|
|
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. |
|