ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 № 00

директора по общим вопросам ____________________________________
____________________________________
______________ ____________________
(подпись) (фамилия, инициалы)

1. Цели:
1.1.Организовать физическую и инженерно-техническую охрану объектов и имущества автоцентра; обеспечить экономическую безопасность и сохранность материальных ценностей.
1.2.Создавать возможности для постоянного развития автоцентра, формируя кадровый резерв по всем направлениям деятельности.
1.3.Подбирать и обучать персонал, направляя его на выполнение миссии: объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса, с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.
1.4.Устанавливать и поддерживать единые стандарты на работу персонала во всех структурных единицах автоцентра.
2. Требования к работнику:
2.1.На должность директора по общим вопросам назначается лицо, имеющее высшее юридическое или техническое образование и стаж работы по специальности, связанной с управлением персоналом или обеспечением безопасности, не менее 5 лет.
2.2.Директор по общим вопросам должен знать:
- миссию, фирменные стандарты и бизнес-план автоцентра;
- организационную структуру, Положение об объединенной административной системе;
- законодательные, нормативные правовые акты и методики, касающиеся вопросов труда и развития персонала;
- современные теории управления персоналом, способы анализа персонала, передовые технологии кадровой работы; способы формирования кадровой политики;
- способы создания и внедрения систем материального и морального стимулирования персонала;
- законодательные и нормативные правовые акты, определяющие деятельность компа¬ний в сфере продаж автомобилей и предоставления услуг автосервиса; законы и постановления, определяющие их финансово-экономическую деятельность;
- ПК в объеме продвинутого пользователя: Microsoft Word, Excel, уметь работать с файловой системой (копировать с/на дискету, создавать директории, перемещать, копировать, удалять файлы и т.п.), уметь настраивать собственную рабочую среду;
- трудовое законодательство; законодательные и правовые акты, определяющие
- документооборот, связанный с приемом, увольнением и перемещением персонала;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности;
- принципы организации охраны объектов предприятия;
- способы защиты информации и обеспечения соблюдения коммерческой тайны.
2.3.Генеральный директор автоцентра заключает трудовой контракт с директором по общим вопросам на срок не менее 1 (одного) года. При заключении трудового контракта генеральный директор вправе устанавливать дополнительные требования к кандидатуре на должность директора по общим вопросам. Кандидатура на должность директора по общим вопросам утверждается Советом директоров автоцентра, директор по общим вопросам отчитывается перед Советом директоров о результатах своей работы не реже одного раза в год.
3. Место должности в организационной структуре
3.1.Директор по общим вопросам относится к категории управляющих, назначается на должность, освобождается от неё приказом генерального директора.
На время отсутствия директора по общим вопросам (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке приказом генерального директора Автоцентра.
3.2.Директор по общим вопросам является материально ответственным лицом, и подписывает об этом соответствующий договор с генеральным директором.
3.3.Директор по общим вопросам подчиняется генеральному директору по всем вопросам оперативной работы, в вопросах соблюдения дисциплины им и его подчиненными, а также по вопросам финансового планирования сделок и перемещения денежных средств.
3.4.Результаты его работы оцениваются по следующим показателям:
- выполнение всех, без исключения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- высокий уровень служебной дисциплины всего персонала, строгое соблюдение персоналом требований должностных инструкций;
- система мер безопасности, которая позволяет Автоцентру бесперебойно работать и обеспечивать свою коммерческую и экономическую безопасность;
- наличие эффективной материальной и моральной системы стимулирования работников;
- эффективная кадровая политика, обеспечивающая кадровый резерв специалистов с высоким уровнем квалификации;
- своевременное предоставление достоверной информации по вопросам охраны и персонала генеральному директору;
- доброжелательная творческая атмосфера внутри коллектива, своевременное предотвращение конфликтов.
3.5.Директор по общим вопросам является управляющим, в прямом подчинении у него находятся:
- начальник отдела персонала,
- начальник охраны.
Как управляющий выполняет следующие функции:
- возглавляет работу управления, направляет его деятельность на выполнение миссии и бизнес-плана автоцентра;
- организует разработку миссии, части плана маркетинга и бизнес-плана автоцентра по своему управлению;
- организует выполнение бизнес-плана автоцентра в своем управлении;
- принимает в пределах своих функциональных обязанностей решения по своему управлению;
- преобразует распоряжения учредителей и генерального директора в конкретные поручения для своих подчиненных и обеспечивает выполнение этих распоряжений;
- формулирует проблемы, возникающие в его управлении; проводит с подчиненными обсуждение этих проблем; предлагает генеральному директору планы решения проблем в письменном виде;
- организует в своем управлении накопление и анализ информации о работе управления, маркетинговой и финансовой информации; организует подготовку информации по своему управлению для принятия решений генеральному директору;
- организует разработку и изменение организационных документов для своего управления: положений, должностных инструкций, памяток и технологических карт; внедряет в работу эти документы после утверждения их генеральным директором;
- организует разработку стандартов на прием на работу в свое управление, на процесс и результаты труда; устанавливает для своего управления необходимые контроллинговые показатели на эффективность и качество труда; внедряет в работу все стандарты, утвержденные генеральным директором;
- организует разработку для своего управления системы материального и морального стимулирования подчиненных в пределах установленного генеральным директором фонда оплаты труда; после утверждения генеральным директором применяет разработанные системы в работе.
4.Должностные обязанности.
4.1.Организует разработку миссии и бизнес-плана автоцентра по вопросам безопасности и обеспечения трудовыми ресурсами. Обеспечивает распространение идей, изложенных в миссии через приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, памятки среди работников автоцентра.
4.2.Формирует кадровую политику автоцентра, план работы с кадрами на каждый год. Разрабатывает и внедряет систему проверки соискателей на открывающиеся вакансии и кадровой безопасности автоцентра.
4.3.Организует постоянную работу по подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и для пополнения рядового персонала. Организует конкурсы на имеющиеся вакансии с целью привлечь на работу в автоцентр перспективных специалистов.
4.4.Организует процедуру адаптации каждого нового работника после его приёма на работу. Назначает официального наставника, помогает решить проблему организации рабочего места.
4.5.Контролирует ведение установленной документации по кадрам. Организует работу по архивированию и сохранности документов всего автоцентра, подлежащих длительному хранению.
4.6.Организует систему аттестации работников автоцентра, её методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации. Создает аттестационную комиссию, проводит аттестацию не реже одного раза в год. Контролирует выполнение решений аттестационной комиссии.
4.7.Организует составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
4.8.Контролирует состояние трудовой дисциплины в структурных единицах автоцентра и соблюдение работниками правил внутреннего распорядка.
4.9.Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
4.10.Консультирует руководителей автоцентра по всем вопросам, связанным с персоналом. Контролирует соблюдение норм трудового законодательства, а также выполнение требований техники безопасности труда. Организует необходимый учёт и отчётность по работе с персоналом.
4.11.Организует разработку и внедрение после согласования с генеральным директором фирменных стандартов на отношения между сотрудниками Автоцентра; на отношения между подчиненными и руководителями; выполнение и результаты работы; на отношение к информации; на обеспечение коммерческой тайны.
4.12.Создает по согласованию с генеральным директором систему материального и морального поощрения персонала. Ежегодно разрабатывает «Положение о мотивации персонала», котором устанавливает схемы материального и морального поощрения персонала. Анализирует эффективность систем стимулирования, вносит необходимые коррективы с целью создать равные для всех работников условия вознаграждения и благоприятный моральный климат в коллективе.
4.13.Разрабатывает и внедряет после утверждения генеральным директором необходимые изменения в организационной структуре автоцентра, изменения в положениях и должностных инструкциях. Отслеживает зоны слабой управляемости персонала и разрабатывает меры по ликвидации таких зон.
4.14.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, в управлении по общим вопросам. Взаимодействует с отделом АСУ, контролирует процесс автоматизации учетных процессов, способствует их внедрению и использованию.
4.15.Организует физическую и инженерно-техническую охрану объектов и имущества автоцентра и дочерних предприятий, привлекая к этой работе необходимые организации на основе договоров.
4.16.Разрабатывает и применяет после согласования с генеральным директором приемы и нормы охраны офисных и производственных помещений; пропускную и контрольную системы на перемещение материальных ценностей в офисе и на производственном участке.
4.17.Для обеспечения единой системы мер безопасности выполняет следующее:
- постоянно анализирует состояние объектов автоцентра с целью оценить уровень их безопасности, в случае угрозы предлагает меры по совершенствованию охраны объектов автоцентра;
- организует работу отдела охраны, контролирует выход на работу охранников и сторожей, контролирует своевременное оформление табеля учёта рабочего времени охранников и сторожей и поквартальные графики дежурств.
4.18.Организует систему приёма-передачи дежурств между охранниками и сторожами с соответствующим оформлением в журнале. Контролирует выполнение этой системы.
4.19.Обеспечивает защиту информации, являющейся коммерческой тайной автоцентра, выполняя следующее:
- анализирует информационную структуру предприятия и готовит перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
- готовит внутрифирменные документы о защите коммерческой тайны, представляет их на утверждение генеральному директору, контролирует выполнение требований по защите коммерческой тайны;
- организует разработку системы защиты информации на ПК, в сетях и коммуникациях автоцентра.
4.20.Поддерживает по необходимости отношения с правоохранительными органами:
- отвечает на запросы правоохранительных органов по вопросам безопасности автоцентра;
- участвует по необходимости в судебных процессах, выступая представителем компании по вопросам безопасности.
4.21.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации в управлении по общим вопросам. Контролирует результаты работы отдела автоматизированной системы для своего управления. Организует поступление предложений в отдел АСУ по автоматизации процессов управления и учета в управлении по общим вопросам.
Организует формирование и постоянное поддержание единой базы данных о клиентах. Распределяет среди своих подчиненных обязанности по занесению информации о клиентах, поступающей через управления по общим вопросам, на основании разработанного отделом АСУ регламента.
4.22.Контролирует выполнение техники безопасности и требований по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности персоналом всего автоцентра. Организует мероприятия по соблюдению экологической чистоты на производственных участках.
4.23.Сообщает генеральному директору обо всех выявленных недостатках в работе подчиненных отделов и участков с обязательным объяснением причин их возникновения, а также предложением способов их устранения.
4.24.Ежемесячно представляет генеральному директору отчет о работе управления по общим вопросам, в котором сообщает об итогах работы управления, делает прогноз развития управления на ближайший месяц.
5. Права
Директор по общим вопросам имеет право:
5.1.Давать руководителям структурных единиц автоцентра обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к обеспечению безопасности, сохранения коммерческой тайны, управления персоналом.
5.2.Требовать и получать от всех структурных единиц сведения, необходимые для выполнения возложенных на управление задач.
5.3.Самостоятельно вести переписку по вопросам обеспечения безопасности и подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию управления и не требующим согласования с генеральным директором.
5.4.Представительствовать в установленном порядке от имени автоцентра по вопросам, относящимся к компетенции управления во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.
5.5.Запрашивать в структурных единицах необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников – мнение руководителей в соответствующих структурных единицах.
5.6.Контролировать в структурных единицах соблюдение в отношении работников законодательства о труде, порядке предоставления установленных льгот и преимуществ.
5.7.Устанавливать собственные системы контроля за работой персонала автоцентра и применять их в работе после утверждения генеральным директором.
5.8. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с работой управления по общим вопросам.
5.9. Вносить предложения генеральному директору и его заместителям о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.
5.10.Самостоятельно назначать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию управления и участвовать в совещаниях, проводимых в автоцентре по вопросам, касающимся работы управления.
5.11.Имеет право подписывать организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, заключения, представления, рекомендации и т.д.) по вопросам, входящим в его функциональные обязанности. Имеет право визировать документы, относящиеся к его функциональным обязанностям.
5.12.Имеет право на основании доверенности подписывать договоры, относящиеся к сфере его деятельности.
6. Ответственность
Директор по общим вопросам отвечает:
6.1.За эффективное и своевременное выполнение управлением функций, предусмотренных должностной инструкцией.
6.2.За соответствие законодательству издаваемых управлением инструкций и указаний по вопросам подбора и оформления на работу персонала, по вопросам обеспечения безопасности.
6.3.За составление, утверждение и предоставление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее предоставления генеральному директору.
6.4.За обеспечение генерального директора и Совет директоров информацией по вопросам эффективности работы персонала и обеспечения безопасности.
6.5.За своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений генерального директора.
6.6.За недопущение использования информации работниками управления в неслужебных. целях.
6.7.За соблюдение трудового распорядка работниками автоцентра.
6.8.За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.9.За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.10.За причинение материального ущерба – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
7.Условия работы
график работы: директор по общим вопросам имеет ненормированный рабочий день;
выходные дни: в случае несвоевременного выполнения должностных обязанностей коммерческий директор может быть привлечен к работе в выходные дни
предоставляемое для работы оборудование: кабинет, мебель(стол, кресло), служебный автомобиль, телефонный аппарат и сотовый телефон, сейф.


С инструкцией ознакомлен: ______________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.0000