Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации:


Обязательные локальные нормативные акты
Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

● Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

● Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.

● Инструкция по технике безопасности.

● Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

● График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).

● График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.

● Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.



Факультативные локальные нормативные акты
Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

· положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;

· должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;

· инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
· альбом форм документов по учету кадров;

· положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;

· положение о персонале;

· коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.



Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них

К таким документам относятся:

· прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;

· далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;

· личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;

· трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.



Приказы по кадрам
Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:
· о приеме работника на работу – форма Т-1;

· о приеме работников на работу – форма Т-1а;

· о переводе работника на другую работу – форма Т-5;

· о переводе работников на другую работу – форма Т-5а;

· о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;

· о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;

· о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;

· о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;

· о направлении работника в командировку – форма Т-9;

· о направлении работников в командировку – форма Т-9а;

· о поощрении работника – форма Т-11;

· о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

· о совмещении должностей (профессий);

· о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;

· о возложении взысканий;

· о досрочном снятии взысканий;

· об изменении персональных данных работника;

· о присвоении разряда;

· о привлечении к сверхурочным работам;

· о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;

· о дежурствах;

· об установлении или снятии персональных надбавок;
· об изменении режима работы.



Приказы по основной деятельности и другие документы
Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

· об утверждении штатного расписания;

· о внесении изменений в штатное расписание;

· о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;

· о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;

· об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.
Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения,  относятся:
распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
личные дела;
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
акты о несчастных случаях, связанных с производством;
тарификационные ведомости;
табели и наряды работников вредных профессий;
трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
штатные расстановки;
книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем — 75 лет. Исключения составляют:
акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
тарификационные ведомости — 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;
В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.
Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.
Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются:
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень).
Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.
При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
включать в дело по одному экземпляру документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.
Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу — приказы.
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.   
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с  Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.
Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.
Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).
При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д. 
Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. 
После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).
Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.
Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.
Приложение №1.
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
 
В деле подшито и пронумеровано _________________________________  листов;
                                                                             (цифрами и прописью)
 в том числе:
литерные номера листов _______________________________________________;
 
пропущенные номера листов ____________________________________________
 
+ листов внутренней описи ______________________________________________.

Наименование должности работника
 
        Подпись
 
Расшифровка подписи
Дата


Приложение №2
Внутрення опись документов ед. хр. №
№ п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
№№ листов
Примечание
1
2
3
4
5
6







Итого документов____________________________
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица,
составившего внутреннюю опись документов дела ______________ ___________________
подпись расшифровка
___________________
(дата)

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально  отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке. Издается приказ об уничтожении документов в связи с истечением срока хранения, и назначением комиссии по уничтожению документов. Составляется акт об уничтожении, за подписью всех членов комиссии.






Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов.
Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, предприятие заключает с этим учреждением специальный договор. Вы можете ознакомиться с этим договором, а также с №125-ФЗ.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
Должна быть одна сводная НД, которая будет состоять из НД отделов.
Составьте ее сами.
Все отделы должны быть перечислены по порядку их расстановки в ШР (так вам будет легче), а дальше по порядку нумерация и перечисление всех папок и журналов, которые ведутся в этом отделе.
1. Администрация
1.1 Журнал регистрации вх. документации
1.2 Журнал регистрации исх. документации
1.3 Переписка со сторонними организациями
1.4 ... и т.д.
2. Отдел кадров
2.1 Приказы руководства по л/составу
2.2 Приказы руководства по кадрам
2.3 Книга учета движ. ТК....
2.4 ... и т.д.
Вот нормативная литература:
* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.);
* Основные правила работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г.);
* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры от 8 ноября 2005 г. № 536).

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе: личный листок по учету кадров или анкета; автобиография; копии документа об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); характеристики (рекомендательные письма); заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: * личному делу присваивается учетный номер; * производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; * в личное дело вкладывается внутренняя опись
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.






Положение об архиве


1. Общие положения


1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности архива организации.

1.2. Архив организации осуществляет прием, учет и хранение документов, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с действующим законодательством производит отбор, подготовку и передачу документов на хранение в государственные архивы, осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений организации в области делопроизводства и архивного дела.

1.3. Архив является самостоятельным структурным подразделением организации или входит в состав отдела документационного обеспечения, непосредственно подчиняется соответственно руководителю организации (или одному из его заместителей) или начальнику отдела документационного обеспечения.

1.4. В своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самой организации и настоящим положением.

1.5. Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.

1.6. Заведующий и другие работники архива назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.8. Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.9. Заведующий архивом:

- руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;

- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;

- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

- вносит руководству организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;

- участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

- совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;

- осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

1.10. В период отсутствия заведующего архивом его обязанности исполняет его заместитель (при его наличии) или назначенный приказом руководителя организации другой работник.

1.11. Заведующий архивом или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

1.13. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники архива несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

1.14. Настоящее положение, структура и штатное расписание архива утверждаются руководителем организации.


2. Основные задачи архива


2.1. Прием, учет и хранение документов.

2.2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

2.3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

2.4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений по вопросам организации архивного дела.

2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

2.6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.7. Повышение уровня грамотности работников организации в области делопроизводства и архивного дела.

2.8. Решение иных задач в соответствии с целями организации.


3. Основные функции архива


3.1. Планирование, организация и контроль деятельности организации и ее структурных подразделений в области архивного дела.

3.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

3.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в архиве (информирование руководства и сотрудников организации о составе и содержании документов архива, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов, хранящихся в архиве).

3.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6. Контроль за своевременным поступлением в архив законченных делопроизводством документов.

3.7. Составление и представление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий организации и соответствующего государственного архива.

3.8. Участие в работе экспертной комиссии организации, экспертиза ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения.

3.9. Составление описей дел для передачи документов на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3.10. Подготовка и в установленном порядке передача на хранение в государственные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.11. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.12. Составление установленной отчетности, учет выдачи архивных справок и дел, ежегодное представление в соответствующий государственный архив сведений о составе и объеме документов по установленной форме.

3.13. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.14. Методическая помощь структурным подразделениям организации в составлении номенклатур, формировании и оформлении дел, подготовке их к передаче в архив.

3.15. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами организации.


4. Права и ответственность


4.1. Архив имеет право:

- получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от руководителей организации и ее структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

- осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству организации;

- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива и организации в целом;

- участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

- вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников архива и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива.

4.2. Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

- выполнение возложенных на архив функций и задач;

- организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

- ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

- готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

Наводим порядок в архиве
Ю.В. Еремеева, зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами... Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба... Чтобы что-то найти, нужно поработать грузчиком, переставляя короба из одной стопки в другую, одновременно проверяя их содержимое. Кто-то когда-то знал, что и где тут лежит (или должно лежать), но люди уходили, а вместе с ними ушли в небытие и эти знания.
И в этот самый момент «сверху» спускается команда –  навести порядок в