Как подготовиться к проверке трудовой инспекцией
Трудовая инспекция осуществляет контроль по двум направлениям:
документы по трудовым отношениям;
документы, связанные с охраной труда.
Внутренние документы организации можно условно разделить на три блока: обязательные, являющиеся обязательными при определенных обстоятельствах (зависящие от специфики организации) и рекомендательные.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания - из статьи 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 Трудового кодекса.
К документам, являющимся обязательными при определенных обстоятельствах (зависящим от специфики организации), относятся должностные инструкции, график сменности, инструкция о работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров и др.
Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, различные журналы учета и контроля.
В целях подготовки к визиту трудовой инспекции необходимо проверить, все ли необходимые документы имеются в наличии. Итак, какие документы потребует инспектор в случае проведения проверки?
Обязательные документы по трудовым отношениям
Обязательные документы, связанные с охраной труда
Документы, которые являются обязательными при определенных обстоятельствах
Регистрационные журналы (журналы учета и контроля)

1. Учредительные и регистрационные документы - свидетельство о регистрации и устав организации. В уставе иногда имеется информация об условиях труда. С изучения этих документов, как правило, и начинается проверка.2. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, перерывы для отдыха и питания, отпуска, дни выдачи заработной платы (не реже чем через каждые полмесяца), применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Порядок составления и оформления регламентирован ч.3 ст.189 ТК РФ. При приеме на работу все сотрудники должны быть ознакомлены с данным документом под роспись с указанием даты ознакомления.3. Положение о защите персональных данных работника - локальный нормативный акт организации, в котором в соответствии с главой 14 ТК РФ регламентированы требования к обработке персональных данных работника, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. При приеме на работу все сотрудники должны быть ознакомлены с данным документов под роспись с указанием даты ознакомления.4. Штатное расписание - (унифицированная форма Т-3) документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, количество единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы как по отдельным должностям, так и по организации в целом. Штатное расписание на год утверждается руководителем организации. Изменения, вносимые в течение года, оформляются приказом. Ведется и хранится в бумажном виде.
5. Табель учета рабочего времени - (унифицированная форма Т-13) каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников. Проверяя табель, инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕЕсли в табеле проставляются цифры не больше "8", а инспекторы обнаружили, что сотрудники работали сверхурочно или в выходные дни (например, нашли приказ о выходе на работу в выходные), то работодателю придется оплатить работникам дополнительные часы работы или предоставить работнику (по его желанию) отгулы не менее времени, отработанного сверхурочно (в этом случае необходимо наличие заявления работника о его согласии заменить повышенную оплату отгулами).
Помимо сверхурочной работы, инспекторы проверят рабочее время несовершеннолетних, женщин со льготами, инвалидов и совместителей. Продолжительность рабочего времени для сотрудников возрасте от 14 до 16 лет - не может превышать 24 часов в неделю и 5 часов в день (с согласия одного из родителей). Если они учатся, то могут трудится не более 2,5 часов в день (ст.ст. 92 и 94 ТК РФ). Несовершеннолетние от 16 до 18 лет могут работать по 7 часов в день, общая продолжительность рабочего времени в неделю не должна превышать 36 часов. Если работодатель взял на работу совместителя, то в табеле учета рабочего времени нужно указать, что он работал не более 4 часов в день. ст.284 ТК РФ
Подробнее см. "Перечень лиц, для которых устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени"

6. Трудовые договоры - должны быть заключены со всеми работниками без исключения. Отсутствие трудовых договоров является одним из самых распространенных нарушений, выявляемых при проверках.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕИ работник, и работодатель должны подписать все страницы договора. Это необходимо, чтобы работник не смог заявить, что подписывал совершенно другой договор. Второй экземпляр договора должен храниться у работника, а факт передачи нужно зафиксировать письменно, например, завести Журнал учета выданных экземпляров трудовых договоров, в котором сотрудники, получая договор, будут ставить свою подпись и дату получения.
Требования к содержанию трудовых договоров:

перечисление прав и обязанностей работника;

перечисление прав и обязанностей работодателя;

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях труда;

положения об условиях оплаты труда и отсутствие формулировки "с оплатой согласно штатному расписанию" без точного указания размера оклада (тарифной ставки) - такая формулировка не соответствует положениям ст.57 ТК РФ;

отсутствие положения об уменьшении заработной платы на период испытательного срока (если таковой был установлен для работника) - такое положение нарушает положения ст.132 ТК РФ;

и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ В случае, если оформлен срочный трудовой договор, в тексте договора обязательно указывается основание его срочности в соответствии со ст.59 ТК РФ. Также необходимо быть готовым доказать инспектору, что характер работы или условия ее выполнения не позволили заключить с работником договор на неопределенный срок. В противном случае трудовой инспектор вправе вынести предписание считать такой договор бессрочным (ст.58 ТК РФ).


ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕВ случае, если инспекция выявит, что фактические трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, то от работодателя потребуют восстановить все нарушенные права работников - выплатить командировочные, отпускные, оплатить больничные. Инспекция также обратится в Фонд социального страхования и налоговые органы, которые, в свою очередь, взыщут недоимку и пени по ЕСН, а также наложат штрафы.
Подробнее см. "Выбор между трудовым и гражданско-правовым договором"
7. Изменение к трудовому договору - оформляется при изменении существенных условий договора, например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ) или при изменении личных данных сотрудника (изменение фамилии, паспортных данных, адреса постоянной регистрации и т.д.). Как и трудовой договор, подписывается в двух экземплярах (один - сотруднику, другой - организации). На основании него издается приказ о соответствующих изменениях (о переводе, изменении заработной платы и т.д.). Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон.
8. Трудовые книжки - организация (или индивидуальный предприниматель) обязана оформить трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней, за исключением совместителей (ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки необходимо вести строго в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.


ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ При проверке инспекторы обязательно сверят записи в трудовых книжках с приказами о приеме на работу в организацию, о назначении на новую должность или переводе на другую работу.
Трудовые книжки нельзя выдавать на руки работникам, но можно по их запросу выдать заверенную копию трудовой книжки.
Если предыдущий работодатель удерживает трудовую книжку работника, инспекторы обычно рекомендуют открыть новую, сделав в ней запись: "До поступления на работу подтвержденного трудового стажа не имел(а)."
Необходимо проверить, не хранятся ли в организации трудовые книжки уволенных работников. В этом случае обязательно направление таким лицам уведомления о необходимости прибыть для получения трудовой книжки.

9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией организации, форма документа утверждена в Приложении № 2 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69), а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой организации, форма документа утверждена в Приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69) - ведутся только в бумажном виде, листы номеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя организации, а также скрепляются сургучной печатью или пломбируются (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей).

НА ПРАКТИКЕТрудовые инспекторы часто штрафуют организации за отсутствие сургучной печати или пломбы по ч.1 ст.5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ "Нарушение законодательства о труде и охране труда".


РЕКОМЕНДУЕМЕсли организация хочет обезопасить себя от неприятностей, необходимо выбрать между печатью и пломбой. Пломба ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура (с помощью которого прошит документ). А сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку самого документа. По устным разъяснениям инспекторов Государственной инспекции труда по г. Москве на сургучной печати должно быть видно наименование компании. А вот каких-либо особых надписей или пометок на пломбе не требуется, достаточно ее наличия.
Набор пломб можно приобрести в любом магазине канцелярских товаров.
Если до какого-либо момента в организации Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним не велась, то запись об уволенных сотрудниках вносить в нее не нужно. Необходимо начать вести ее с текущей даты и внести сведения по тем сотрудникам, которые числятся в организации на данный момент.

Необходимо не забыть о приказе руководителя организации о назначении лиц, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек.

10. Личные карточки работников - (унифицированная форма Т-2) заполняются на работников, принятых на работу на основании приказа о приеме. Хранятся в бумажном виде. С заполненной формой сотрудник должен быть ознакомлен под роспись при каждом дополнении с указанием даты ознакомления.


11. График отпусков - (унифицированная форма Т-7) обязательный для каждой организации документ для учета очередности ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников. Утверждается руководителем организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Если в течение года в график необходимо внести изменения, руководитель издает об этом приказ. Организация должна ознакомить своих сотрудников с графиком отпусков под расписку после того, как его подпишет руководитель, а также за 2 недели извещать каждого работника о начале его отпуска. Продолжительность отпуска должна быть не меньше установленной законом. Если по заявлению работника ежегодный отпуск делился на части, то хотя бы одна его часть должна быть не меньше 14 дней. ст. 125 ТК РФ
Кроме соблюдения вышеуказанных требований законодательства, инспекторы также проверят:

все ли работники были в отпуске за последние годы - поскольку согласно ст.122 ТК РФ, отпуск должен предоставляться ежегодно, и не отправлять работника в отпуск больше 2 лет запрещено, то, если в организации есть работники, отпуск которым не предоставлялся последние 2 и более лет, необходимо предоставить им его до прибытия в организацию инспектора с проверкой;

соблюдался ли при этом график отпусков - если работникам предоставлялся отпуск не по графику, то в график необходимо внести изменения на основании соответствующих приказов и заявлений работников;

всем ли работникам были правильно рассчитаны и своевременно выплачены отпускные - если до проведения проверки были выявлены недоплаты, такие недоплаты необходимо незамедлительно погасить.

12. Приказы по организации - ни одна проверка не обходится без изучения кадровых приказов. Работодатель обязан хранить их в бумажном виде и знакомить с ними сотрудников под расписку с указанием даты ознакомления. В первую очередь инспекторы проверят приказы:

о приеме на работу - унифицированная форма Т-1;

о переводе работника на другую работу - унифицированная форма Т-5;

о предоставлении отпуска работнику - унифицированная форма Т-6;

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - унифицированная форма Т-8

о направлении работника в командировку - унифицированная форма Т-9;

о поощрении работника - унифицированная форма Т-11.

Инспекторы могут запросить и другие приказы, которые так или иначе связаны с вопросами проверки. Например, о дисциплинарных взысканиях, сверхурочных работах, отстранении от работы, временном переводе из-за производственной необходимости и др.
Также необходимо помнить, что инспекторы могут проверить основания к приказам: