Организационное обеспечение кадрового делопроизводства




Делопроизводство по кадрам; кадровые задачи; требования к организационному обеспечению делопроизводства по кадрам;определение численности работников службы кадров.Документы по оформлению процесса трудовой деятельности службы кадровНормативная база по кадровому делопроизводству


В современном законодательстве, научно-методической и общей литературе нет определения понятия “делопроизводство по кадрам”. Поэтому используется определение термина “делопроизводство”, которое дано в государственном стандарте: “Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами” (ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”).
Исходя из этого определения делопроизводство по кадрам можно представить в виде следующей схемы (см. пример).


Естественно, что схема достаточно условна, она не отражает всех аспектов делопроизводства по кадрам, но позволяет понять логику этого процесса.

Такая трактовка делопроизводства по кадрам складывалась постепенно в течение ХХ в. До середины 1990 г. делопроизводство по кадрам ассоциировалось с документированием кадровых задач и организацией работы с кадровыми документами, но потом стало очевидно, что процесс делопроизводства по кадрам надо обеспечивать. Поэтому в левой стороне схемы даны обеспечивающие части делопроизводства по кадрам. Без этих мер организационно-правового, технического характера делопроизводство по кадрам качественно функционировать не в состоянии, как и управление кадрами в целом.

В правой стороне схемы показаны две основные стадии процесса делопроизводства по кадрам. Они тесно взаимосвязаны, хотя каждая из них имеет свою специфику.

Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов по всему комплексу кадровых задач. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки этих документов.

Характерно, что в отличие от “общего делопроизводства”, где созданием документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (инспекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатывают их. Среди широкого спектра взаимосвязанных управленческих функций и задач, выполняемых любой организацией в процессе своей деятельности, особую и в то же время важную роль играет функция по управлению кадрами (в современной интерпретации – управление персоналом). В практической деятельности реализация этой функции осуществляется посредством решения кадровых управленческих задач.

К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:
оформление организации труда работников;
заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу;
оформление перевода на другую работу;
оформление предоставления отпусков работникам;
оформление поощрения работников;
оформление дисциплинарных взысканий работников;
оформление аттестации работников;
оформление учета использования рабочего времени;
оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
оформление служебных командировок;
прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы;
оформление трудовых книжек;
ведение личных дел, составление статистической отчетности;
учет личного состава.

Прекращение трудового договора (контракта) может производиться по собственному желанию работника или по инициативе администрации.

В первом случае для прекращения трудового договора (контракта) достаточно заявления об увольнении в письменной форме и приказа руководителя организации.

Во втором случае иногда требуются согласие выборного профсоюзного органа на прекращение трудового договора (контракта) и наличие следующих документов: представления руководителя организации, протокола заседания выборного профсоюзного органа и, в случае его согласия, приказа.

Естественно, этот перечень не исчерпывает всех задач, возникающих в процессе управления кадрами. Необходимо также иметь в виду, что вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Существует несколько условий организационного характера, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать кадровые документы.

Во-первых, в организации должна быть служба кадров как самостоятельное структурное подразделение или освобожденный инспектор по кадрам.

Во-вторых, служба кадров (инспектор по кадрам) должна подчиняться непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.

Соблюдение этих условий позволяет оперативно решать многие, в том числе и недокументационные, вопросы кадровой работы (финансовые, технические и т. д.).

Выбор варианта (подразделение или должностное лицо) зависит от множества факторов, в том числе от масштаба организации и места в системе управления, количества работников, объема обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.Служба (инспектор) кадров организует весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации. Существенной частью этого процесса является документационное обеспечение задач управления кадрами. Нерешенность организационных вопросов значительно затрудняет процесс создания и обработки документов по кадрам.

Руководитель одного из “небольших” коммерческих банков обратился с просьбой об оказании практической помощи в налаживании делопроизводства по кадрам (составление и оформление приказов по кадрам, ведение картотеки по личному составу, ведение трудовых книжек и др.). Оказалось, что делопроизводством по кадрам в банке занимается секретарь “на общественных началах”. Естественно, что в этих условиях качество и оперативность работы с документами по кадрам находится на самом низком уровне. Руководителю банка было рекомендовано решить сначала организационный вопрос (ввести в штат должность инспектора по кадрам), а уже затем налаживать процесс кадрового делопроизводства.
Как определить, сколько в службе кадров организации должно быть специалистов?

В организациях Российской Федерации при расчете нормативов численности работников служб кадров используются Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (М.: ЦБНТ Госкомтруда, 1988).
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.

Нормы определены для следующих видов работ:
оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих;
оформление и учет трудовых книжек;
составление статистической отчетности по учету личного состава;
составление справок;
разработка планов;
расчет численности и др.

При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по типовым нормам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25 % трудоемкости нормируемых работ.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч= Т1 X К1 : Фп,
где Т1 – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), час;
К1 – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается равным до 1,25);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), час.

Нормами времени не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).Если на предприятиях и в организациях действуют более прогрессивные нормы времени и работы выполняются меньшим количеством работников, чем это предусмотрено типовыми нормами, но при этом соблюдаются технология и качество работ, сохраняется фактическая численность работников.
Расчет численности инспекторов по кадрам производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.№
п/п Вид выполняемых операций Единица измерения Наименование факторов влияния и их числовые значения Параграф по сборнику, № нормы Норма времени на единицу измерения, час Объем работ за год, час Сумма затрат времени, час
1 Оформление документов при приеме на работу работников Один работник - 1 0,5 4500 2250
2 Оформление документов при увольнении работников Один работник - 2 0,6 3600 2419
3 Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости или инвалидности Один работник - 4,16 2,0 250 500
4 Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и образованию (форма №1)
И т. д. по всем операциям Один отчет Среднесписочная численность работников,
20500 чел. 5,1; 14 53,2 1 53,2
Итого 8000


Нормативная численность инспекторов по кадрам: Ч = 8000 ґ 1,15 : 1910 = 5 чел.

Подобная методика расчета количества работников служб кадров в зависимости от фактора трудоемкости работ наиболее перспективна. Прямой расчет количества работников служб кадров в зависимости от общего количества работающих зачастую не приносит результата, однако фактор общего количества работающих при расчете может использоваться как дополнительный.

Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы: федеральные нормативные акты и документы конкретных организаций. К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих и др.

В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.

В литературе по кадровому делопроизводству достаточно подробно освещены вопросы подготовки положения о службе кадров и должностных инструкций его работников, приводятся перечни их разделов, раскрывается содержание разделов. Особое внимание при составлении положений и должностных инструкций следует уделять специфическим особенностям деятельности службы кадров и ее работников в данной организации.

Многие должностные инструкции являются точным воспроизведением примерных должностных инструкций, помещенных в некоторых книгах и пособиях по кадровому делопроизводству. Это недопустимо. Каждая должность работника службы кадров в конкретной организации имеет свои специфические особенности по выполняемым обязанностям, правам, взаимоотношениям, связям, ответственности и т. д. Именно для этой конкретной должности и должна создаваться инструкция. Примерные должностные инструкции могут использоваться как базовые, на основе которых разрабатываются собственные должностные инструкции работников служб кадров. Это связано также с тем, что в настоящее время конкретная инструкция является одним из основных документов, который юридически защищает работника в процессе выполнения им служебных обязанностей.

Существенный недостаток многих должностных инструкций – неадекватное отражение в них должностных обязанностей и прав. Как правило, подробно расписаны обязанности работников на основе квалификационного справочника, а в разделе о правах работников имеются минимальные сведения. Это приводит к тому, что выполняемые обязанности имеют слабую правовую поддержку.

Очень редко в должностных инструкциях подробно расписаны информационно-документационные взаимоотношения и связи работников службы кадров с другими должностными лицами организации.

Как правило, в службах кадров не имеется инструкций, пособий, рекомендаций по работе с документами. На наш взгляд, это существенное упущение, которое негативно сказывается на процессе кадрового делопроизводства. Поэтому службе кадров следует разрабатывать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами, по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации.

В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.

В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.

Казалось бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивается; ввести какую-либо произвольную форму документа по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы.

1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.

2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др. К ним относятся:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО) и др.;
государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” с дополнением № 1; Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
основные правила работы ведомственных архивов;
перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

3 группа – литература по трудовому праву, документационному обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др.

Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).
Нормативная база:
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995

Источник № 1:
"ГроссМедиа", 2007
"Всё о работе директора по кадрам: лучшие кадровые решения» Ф.Н. Филина

Поскольку в данный момент все организации самостоятельно определяют численность работников своих кадровых служб, разрабатывают штатное расписание, методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер. Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами, в том числе многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по нормам обслуживания и так далее. ….

…. Через трудоемкость работ классифицируются следующие методы определения численности персонала:
6.1. Нормативный. Используются нормы времени на простые, повторяющиеся виды работ (машинопись, оформление типовых документов, учет). Также уже давно разработаны типовые нормы времени на подготовку и оформление документов по учету личного состава, ведению делопроизводства.
Итак, зная нормативную либо расчетную трудоемкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела по формуле:

Ч = (Т x К) / Фп,

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К = 1,15); Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час (в среднем принимается равным 1840 часам, но ежегодно уточняется);

7. По нормам управляемости.
Устанавливается норматив численности работников организации, обслуживаемых одним сотрудником кадровой службы.
Например, в США на 1 менеджера по персоналу по нормативу приходится 100 человек работающих; в ФРГ - 130 - 150 человек работающих; во Франции - 130 человек работающих; в России - 100 человек работающих.
Данные соотношения могут существенно различаться по отраслям, секторам, сферам деятельности. В самых больших корпорациях США число работников служб управления персоналом доходит до 150 человек.
Российские кадровые службы в основном держатся около нижней планки этого показателя - 100 человек на одного специалиста по управлению персоналом.