Сотрудник не появляется на работе ...Как правильно собрать и оформить документы, чтобы уволить работника за прогул без негативных последствий для организации?

Действительно, при увольнении работника за прогул, от работодателя требуется соблюдение достаточно сложной процедуры, предусмотренной трудовым законодательством.

В случае, когда человек не выходит на работу, в первую очередь необходимо выяснить причину.

Увольнять пропавшего работника до выяснения обстоятельств его отсутствия не рекомендуется, поскольку всегда существует вероятность того, что он отсутствует по уважительной причине. Основанием же для увольнения служит лишь такое отсутствие на рабочем месте, которое обладает признаками прогула. Прогулом является отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (пп. "а" п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ).

Кроме того, может обнаружиться, что отсутствие работника на рабочем месте было вызвано такими причинами, которые являются самостоятельными основаниями для прекращения трудового договора. Это может быть, например, осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы (п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ) или смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 части первой ст. 83 ТК РФ).

В любом случае необходимо зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте. Для этого составляют акт в произвольной форме за подписью двух-трех свидетелей об отсутствии работника на рабочем месте. Оформить такой акт можно как в первый же день невыхода работника на работу, так и в любой из последующих дней. Часто рекомендуют составлять такие акты ежедневно в течение всего периода отсутствия на случай, если какие-либо из дней окажутся за рамками представленного впоследствии работником документа, объясняющего уважительность причин неявки на рабочее место.

Кроме того, с первого дня отсутствия в табеле учета рабочего времени такому работнику проставляют отметку "НН" - "неявка по невыясненным причинам" (см. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", формы N Т-12 и Т-13). Только когда точно станет известно, что уважительных причин отсутствия не было, отметка "неявка по невыясненным причинам" меняется на отметку "прогул" (ПР).

С момента фиксации в кадровых документах отсутствия работника на рабочем месте бухгалтерия имеет все основания не начислять отсутствующему работнику заработную плату и, следовательно, не исполнять никаких обязательств перед бюджетом в данной части. Кроме того, на место отсутствующего сотрудника в случае необходимости можно принять другого сотрудника. Сделать это можно как путем заключения срочного трудового договора (ст. 59 ТК РФ), так и путем поручения кому-либо из сотрудников дополнительной работы без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором (ст. 60.2 ТК РФ) или в порядке временного перевода на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ).

Прежде чем предпринимать какие-либо дальнейшие действия, работодателю следует выяснить причины отсутствия сотрудника на рабочем месте. Конечно, принимать меры по розыску пропавших сотрудников работодатель не обязан. Однако во избежание незаконного увольнения следует предпринять простейшие меры по выяснению местонахождения работника: направить заказное письмо с уведомлением в адрес места жительства работника и его родственников, сообщить в орган внутренних дел. Дальнейшие действия работодателя зависят от характера сведений, полученных в результате такого розыска.

Например, узнав о том, что сотрудник осужден к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, работодатель при наличии у него копии вступившего в силу обвинительного приговора суда в отношении работника прекращает трудовой договор с таким работником на основании п. 4 части первой ст. 83 ТК РФ.

Если работник не появляется на работе достаточно длительное время, и в месте его жительства нет сведений о месте его пребывания, то работодатель может обратиться в суд с заявлением о признании такого работника безвестно отсутствующим или умершим. Ведь закон позволяет сделать это любому заинтересованному лицу (ст. 42 и ст. 45 ГК РФ). Получив такое решение суда, работодатель прекращает трудовой договор с работником на основании п. 6 части первой ст. 83 ТК РФ.

Если же организация все-таки решит уволить сотрудника за прогул в его отсутствие, то необходимо иметь в виду следующее.

Прогул является грубым нарушением работником трудовых обязанностей, то есть дисциплинарным проступком, а увольнение - дисциплинарным взысканием за его совершение (ст. 192 ТК РФ). Это значит, что при увольнении за прогул работодателю необходимо соблюсти порядок применения дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ. Если же такой порядок будет нарушен, то в случае возникновения судебного разбирательства суд скорее всего признает увольнение незаконным, даже если будет доказан факт совершения работником прогула.

Во-первых, необходимо уложиться в сроки применения дисциплинарного взыскания, установленные ст. 193 ТК РФ. Согласно указанной статье уволить за прогул можно не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников, и не позднее шести месяцев со дня его совершения.

Следует учитывать, что за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Поэтому, если за совершение прогула к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора, то уволить его нельзя.

Статья 193 ТК РФ требует, чтобы еще до применения дисциплинарного взыскания работодатель затребовал от работника письменное объяснение. Отсутствующему работнику по почте телеграммой или заказным письмом с уведомлением высылается просьба явиться на работу для дачи объяснений.

Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, т.е. для увольнения (часть вторая ст. 193 ТК РФ).

На основании акта об отсутствии на рабочем месте, а также письменного объяснения либо акта о непредставлении объяснений работодатель издает приказ (распоряжение) об увольнении (унифицированная форма N Т-8, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Отсутствующему работнику следует направить телеграмму или заказное письмо с уведомлением, в котором пригласить работника для ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Обратите внимание, что датой приказа об увольнении должна быть дата его фактического издания в пределах вышеуказанных сроков применения дисциплинарного взыскания, установленных ст. 193 ТК РФ, а вот датой увольнения должен являться последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность) (часть третья ст.84.1 ТК РФ).

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Но в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случае несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника за прогул.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В ст. 84.1 ТК РФ также указано, что в день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести с работником расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Статьей же 140 ТК РФ определено, что если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.



Также рекомендуем ознакомиться с материалами, представленными в Системе ГАРАНТ:
1. Уволить без возврата (Е. Семенова, "эж-ЮРИСТ", N 13, апрель 2006 г.);
2. Вопрос: Работник перестал выходить на работу. Заявления об увольнении от него не поступало, на письма с просьбой сообщить о себе или появиться на работе не реагирует. Что делать с таким сотрудником? ("Новая бухгалтерия", выпуск 3 (9), сентябрь 2003 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт Смоленск НПП
член Федерации налоговых консультантов
Данилова Наталья

Ответ проверил:
Рецензент НПП
Михайлов Иван

8 октября 2008 г.