1. Составление и утверждение графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
См. образец заполнения графика отпусков.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Как правило, работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.
Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
Обратите внимание, что отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются, это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), где сказано, что форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
В графике также указываются отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.
График отпусков оформляется следующим образом.
В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.
В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.
В графе 3 указывается ФИО работника.
В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.
В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.
В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.
На момент утверждения графика графы 1 - 6 формы N Т-7 должны быть заполнены.
В графе \\\"Утверждаю\\\" проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе \\\"Номер документа\\\" указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. График отпусков должен быть составлен, согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ, не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть в середине декабря текущего года. Конкретную дату необходимо проставить в графе \\\"Дата составления\\\". Также должна быть заполнена графа \\\"Мнение выборного профсоюзного органа\\\", указана дата (не позднее чем за две недели до наступления календарного года) и номер такого документа. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

2. Внесение сведений об отпусках внешних совместителей

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпусками по основному месту работы. Если по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск должен быть предоставлен авансом, а если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника по совместительству меньше, чем продолжительность его отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).
Сведения об отпусках внешних совместителей также следует внести в график отпусков. Для определения их дат необходимо попросить работника предоставить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.

3. Внесение изменений (дополнений) в график отпусков

Графы 7, 8 и 9 заполняются по факту использования отпуска работником.
Графа 7 заполняется по окончании отпуска.
Если отпуск переносится, в графе 8 указываются реквизиты документа, на основании которого он переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т.п.). Если же переноса не было, данная графа не заполняется.
Сроки отпусков работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время, также должны быть отражены в графике. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.
Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20) работодатель вправе вводить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Например, в график можно внести дополнительный столбец \\\"Дата уведомления работника о предстоящем отпуске\\\".

Периоды, которые включаются в стаж, дающий право на отпуск

Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
- время фактической работы;
- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время, т.е. засчитываются лишь те дни, когда работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (абз. 1 п. 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20; решения Верховного Суда РФ от 06.02.2002 N ГКПИ2002-30, от 15.04.2004 N ГКПИ2004-481).
При исчислении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность рабочего дня и рабочей недели значения не имеет. Лица, занятые неполное рабочее время, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск на тех же условиях, что и выполняющие аналогичную работу с нормальной продолжительностью рабочего времени, различие будет заключаться лишь в размере оплаты времени отпуска (ст. 93 ТК РФ).
Коллективным или трудовыми договорами, а также локальными нормативными актами могут быть установлены и другие, помимо перечисленных в ч. 1 ст. 121 ТК РФ, периоды времени, которые включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

2. Периоды, которые не включаются в стаж, дающий право на отпуск

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:
- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

ИЗДАНИЕ ПРИКАЗА О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
Уведомление работника о начале отпуска

Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов:
- внести дополнения в форму N Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графами 11, 12, в одной из которых работники будут расписываться в том, что дата начала отпуска им известна, а в другой будет указываться дата уведомления о начале отпуска;
- направлять каждый раз перед началом отпуска работнику извещение, с которым последний должен ознакомиться под роспись. Извещение составляется в произвольной форме;
- вести журнал извещения работников о датах начала отпусков.
См. образец заполнения извещения.

2. Оформление приказа о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска издается по унифицированной форме N Т-6 или Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. Периодом работы является рабочий год. Допустим, работник устроился на работу 5 апреля 2010 г. 1 июня ему был досрочно предоставлен отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В приказе следует отразить, что данный отпуск предоставляется работнику за период работы с 5 апреля 2010 г. по 4 апреля 2011 г.
В разделе \\\"А\\\" формы N Т-6 следует указать количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
В разделе \\\"В\\\" формы N Т-6 указывается общая продолжительность отпуска.
Если основной отпуск предоставляется без дополнительного, то оформлять раздел \\\"Б\\\" не нужно.
Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись. Если работник отказывается ставить свою роспись, то работодателю следует подготовить соответствующий акт.
См. образец заполнения приказа о предоставлении отпуска работнику.

СОСТАВЛЕНИЕ ЗАПИСКИ-РАСЧЕТА ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА

ОФОРМЛЕНИЕ КАРТОЧКИ ПО ФОРМЕ N Т-2 ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ
ЕЖЕГОДНОГО ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА

В раздел VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск является ежегодным основным оплачиваемым, указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска). С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно.

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 8

СОТРУДНИК ИДЕТ В ОТПУСК НЕ ПО ГРАФИКУ

Статья 123 ТК РФ устанавливает обязательность составления и соблюдения графика отпусков как для работодателя, так и для работника. Однако на практике возникают ситуации, когда приходится переносить или продлевать отпуска, при этом соблюдение точных дат в графике отпусков не представляется возможным. Например, в связи с временной нетрудоспособностью работника, которому в соответствии с разработанным графиком должен предоставляться отпуск, или направлением работника в командировку, либо руководителем учреждения принято решение об отзыве сотрудника из отпуска и т.д. Как в таких случаях правильно оформить документы, чтобы не ущемить права ни работников, ни работодателей? На что нужно обратить внимание при оформлении, чтобы избежать придирок со стороны трудовых инспекций? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается в соответствии с графиком отпусков, который составляется ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (1 января) и утверждается с учетом мнения профсоюзной организации (абз. 1 ст. 123 ТК РФ). Перед составлением графика работник может выразить в заявлении свое мнение о том, какой период будущего календарного года является удобным для использования отпуска. Учитывать данное мнение или нет, уже решает работодатель.
Стоит заметить, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отдых предоставляется по их желанию в удобное для них время независимо от составленного графика отпусков. Такое право сохраняется за:
- работником в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщиной перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (абз. 4 ст. 122 ТК РФ);
- работником, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев (абз. 6 ст. 122 ТК РФ);
- совместителями - одновременно с отпуском по основному месту работы (абз. 1 ст. 286 ТК РФ);
- работником, супруг которого является военнослужащим, - одновременно с отпуском супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
- сотрудниками в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
Также вне очереди ежегодный отпуск предоставляется:
- гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
- героям Советского Союза, героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (Закон РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы");
- гражданам, награжденным знаком "Почетный донор России" (Закон РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
- ветеранам ВОВ, иным участникам ВОВ и боевых действий, ветеранам труда (Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");
- героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы (Федеральный закон от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
- гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (Федеральный закон от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне").

Продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии со ст. 124 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в следующих случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
- если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска. Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. При этом согласно абз. 5 ст. 124 ТК РФ перенос отпуска осуществляется по письменному заявлению работника;
- если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала;
- в исключительных случаях, которые могут неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (производственная необходимость) (абз. 6 ст. 124 ТК РФ). Законодательство не дает разъяснений о том, какие конкретные ситуации являются исключительными. Многие специалисты считают также, что к таковым можно отнести и случаи коммерческого, хозяйственного характера, а также налоговые, аудиторские или другие проверки, когда требуется присутствие конкретного работника, например, главбуха. Стоит отметить, что перенос отпуска работника в этой ситуации возможен только с его согласия.
Произвольная форма такого заявления может выглядеть следующим образом:

Директору
Агееву А.А.
от Брошина В.Г.

заявление
о согласии на перенос отпуска.

С переносом начала моего ежегодного спуска с 20 июля 2009 г. на 11 октября 2009 г. согласен.

19.07.2009 В.Г. Брошин

В случае согласия работника с переносом его отпуска необходимо внести соответствующие изменения в разработанный учреждением график отпусков. Для этого издается приказ по учреждению.
Приведем пример формулировки приказа о внесении изменений в график отпусков:

ГУ "Театр "657"

г. Москва 20 июля 2009 г.

Приказ N 592-п
о внесении изменений в график отпусков

В связи с выявлением обстоятельств, препятствующих предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска за 2008 г. научному сотруднику Брошину Валерию Генриховичу,

приказываю:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2008 г. Брошина В.Г. на более поздний срок в связи с направлением Брошина В.Г. (с его согласия) во внеплановую служебную командировку в соответствии с абз. 6 ст. 124 ТК РФ (в связи с тем, что предоставление работнику отпуска в ранее установленный для этого срок может неблагоприятно сказаться на нормальном ходе работы организации).
2. Начальнику отдела кадров Барановой В.В. обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку Брошина В.Г., график отпусков и другую учетную документацию по персоналу.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: график отпусков работников на 2008 г., заявление Брошина В.Г. от 19.07.2009, служебное задание на командировку Брошина В.Г. от 19.07.2009 N 3.

Директор ГУ "Театр "657" личная подпись А.А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
Ознакомлены:
_________________ Брошин В.Г. _________________ Баранова В.В.

Внимание! Учреждение также вправе само определить и утвердить в локальных нормативных актах другие случаи, когда отпуск может быть продлен или перенесен (абз. 4 ст. 124 ТК РФ).

Сроки переноса или продления отпуска

Сроки переноса отпуска Трудовой кодекс не указывает точно. Однако здесь следует отметить, что отпуск нельзя отодвинуть, например, на пять лет, так как перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. На это указывают положения ст. 124 ТК РФ.
Что касается продления отпуска, то здесь все более-менее понятно. К примеру, если работник в отпуске заболел, то он продлевается на количество календарных дней временной нетрудоспособности. При этом сотрудник в обязательном порядке должен уведомить работодателя о наступлении болезни. Самый идеальный вариант, если работник позвонит на работу по телефону. В этом случае можно обговорить вопрос продления или переноса отпуска. Но если у работника нет возможности позвонить, то работодателя можно уведомить по факсу, письмом или телеграммой. Главное, в сообщении работник должен указать, собирается ли он продлевать отпуск или переносить его. Также ему необходимо позаботиться о больничном листе.
На практике часто возникает вопрос: возможно ли продление отпуска, который был предоставлен с последующим увольнением, если работник во время отпуска заболел? Нет, ведь под предоставлением отпуска с последующим увольнением подразумевается, что работодатель полностью рассчитался с работником до его ухода в отпуск. Единственное, на что в этом случае может рассчитывать сотрудник, - предъявление к оплате больничного листа.

Оформление переноса или продления отпуска

Закон не требует, чтобы организация оформила приказ о продлении и переносе отпуска работника. Это происходит обычно автоматически, когда сотрудник приносит соответствующие документы. Вместе с тем рекомендуется такой приказ оформлять. Также от работника стоит потребовать заявления на продление или перенесение отпуска. В ст. 124 ТК РФ сказано, что переносить отпуск нужно по заявлению работника. А работник может не подавать такого заявления и пойти в отпуск по графику.

Отзыв из отпуска

Отзыв работника из отпуска означает досрочное его возвращение к исполнению своих трудовых обязанностей по инициативе работодателя. Отозвать сотрудника из отпуска работодатель может только с его согласия (абз. 2 ст. 125 ТК РФ). Поэтому отказ (независимо от причины) выполнить распоряжение работодателя о выходе на работу до окончания отпуска не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"), Следовательно, работодатель не может применить к работнику никаких взысканий.
Кроме того, есть категории работников, которых работодатель отозвать из отпуска не может ни при каких обстоятельствах (абз. 3 ст. 125 ТК РФ). Это:
- работники в возрасте до 18 лет;
- беременные женщины;
- работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.
Форма согласия на отзыв из отпуска законом не определена. Желательно (во избежание каких-либо споров на этот счет) давать такое согласие в письменной форме.

Директору
Агееву А.А.
от Масольд Е.А.

заявление
о согласии на отзыв из отпуска.

С отзывом из ежегодного отпуска на условиях предоставления неиспользованной части отпуска в период с 11 августа 2009 г. по 28 августа 2009 г. согласна.

личная подпись Масольд Е.А.

Работодатель оформляет отзыв из отпуска приказом (распоряжением), в котором он обязан указать время предоставления неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время в рамках текущего рабочего года либо должна быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
После определения конкретной даты начала отпуска (состоящего из неизрасходованной части отпуска) в график отпусков вносятся изменения. Отпускные за неиспользованную часть отпуска, как правило, засчитывают в заработную плату, начисляемую с первого дня работы после досрочного возвращения из отпуска. При последующем предоставлении неизрасходованной части отпуска оплата его производится, как и при обычном отпуске.

Необходимость уведомления работника об отпуске

Важно помнить, что ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно абз. 3 ст. 123 ТК РФ извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за 2 недели.
Формально при наличии в организации утвержденного графика отпусков и при доведении его до сведения работников сразу после утверждения задержка индивидуального уведомления работника (то есть позднее чем за 2 недели до начала отпуска) не влечет для последнего неблагоприятных последствий. В данной ситуации просрочка выполнения обязанности по уведомлению работника о начале его отпуска предполагает, что инициатива переноса отпуска должна исходить от работника. В противном случае работодатель может преднамеренно задержать уведомление работника и на основании этого предложить ему перенос отпуска на выгодный организации срок.
Произвольная форма уведомления о начале отпуска может выглядеть так:

ГУ "Театр "657"
123752, г. Москва,
ул. Тверская, 21

Исх. N 1181/12
от 25 июля 2009 г.

Уважаемая Татьяна Алексеевна!

Напоминаем Вам, что дата начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска - 11 августа 2009 г.

Специалист отдела кадров Кустова О.К.

О дате начала отпуска извещена Орлова Т.А. 25 июля 2009 г.

Обязательно нужно ознакомить сотрудника с таким уведомлением под роспись. Необходимо также проследить, чтобы стояли подпись работника и дата ознакомления. Альтернативой уведомлению, как показывает практика, может стать наиболее распространенный вариант ознакомления работников о начале отпуска следующим способом. Учреждение может издать приказ о предоставлении работнику отпуска - форма N Т-6, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Данная форма документа содержит реквизит "С приказом ознакомлен", где работник расписывается, когда знакомится с приказом, а значит, и с датой начала отпуска. И если издать приказ ранее чем за две недели до начала отпуска, то можно считать, что учреждение выполнило свою обязанность: ознакомило работника с началом отпуска.

Ответственность

Отсутствие у работодателя графика отпуска является нарушением закона о труде. Указать на это могут представители инспекции по труду при проведении очередной проверки. При выявлении данного нарушения организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Согласно п. 1 этой статьи должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 руб. На учреждение (юридическое лицо) могут наложить штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. либо приостановить деятельность на срок до 90 суток. Если же должностное лицо организации ранее привлекалось за аналогичное правонарушение, то его могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет.
К такой же ответственности может быть привлечено учреждение (должностное лицо), если установлен факт непредоставления ежегодного оплачиваемого отпуска кому-то из работников в течение двух лет подряд либо непредоставления отпуска сотрудникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Н.Гридина
Эксперт журнала
"Учреждения культуры и искусства:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
30.07.2009

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 9

Примерный образец

ООО "Далила"

ПРИКАЗ

Дата Номер
составления документа
-----------¬ ------------¬
¦16.11.2009¦ ¦ 794 ¦
L----------- L------------

О ПОДГОТОВКЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

2010
на ---- год

Для своевременного составления графика отпусков на следующий календарный год и в целях исполнения требований Трудового кодекса РФ, а также для обеспечения нормальной работы компании

Приказываю:

01.12.2009
1. Руководителям структурных подразделений до ---------- представить
дата
в отдел кадров
------------------------------------ списки работников подразделений с
наименование кадрового подразделения
или должности специалиста по кадрам
2010
указанием предполагаемых сроков ежегодных оплачиваемых отпусков в ---- г.
Начальнику отдела кадров Секретову А.И. 15.12.2009
2. --------------------------------------- до ---------- составить
должность руководителя кадровой службы дата
2010
проект графика отпусков работников организации на ---- г. и представить его
мне на утверждение.

Генеральный директор Зарипов Н.П. Зарипов

Ознакомлены:

Гладков 16 ноября 09
Гладков О.Д. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Вольская 16 ноября 09
Вольская Г.Н. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Шошин 16 ноября 09
Шошин К.А. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Сушков 16 ноября 09
Сушков Е.Н. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Генералов 16 ноября 09
Генералов Н.Г. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Ветров 16 ноября 09
Ветров В.В. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Солнцев 16 ноября 09
Солнцев С.С. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Тучкин 16 ноября 09
Тучкин Т.Т. -------------------- "--" -------------- 20-- г.
Фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью

Подписано в печать
20.08.2010

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 9

Примерный образец

ООО "Далила"

ПРИКАЗ

Дата Номер
составления документа
-----------¬ ------------¬
¦08.09.2010¦ ¦ 426 ¦
L----------- L------------

О ВНЕСЕНИИ ДОПОЛНЕНИЙ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

В связи с необходимостью упорядочить предоставление отпусков работникам, принятым на работу в 2006 г.,

Приказываю:

Внести следующее дополнение в график отпусков от 17.12.2009:

------------T-----------T------------T-------T------------------------------------------------T----------¬
¦Структурное¦Должность ¦ Фамилия, ¦Табель-¦ ОТПУСК ¦Примечание¦
¦подразделе-¦(специаль- ¦ имя, ¦ный +--------T-----------------T---------------------+ ¦
¦ние ¦ность, про-¦ отчество ¦номер ¦коли- ¦ дата ¦ перенесение отпуска ¦ ¦
¦ ¦фессия) по ¦ ¦ ¦чество +----------T------+-----T---------------+ ¦
¦ ¦штатному ¦ ¦ ¦кален- ¦запла- ¦факти-¦осно-¦дата предпола- ¦ ¦
¦ ¦расписанию ¦ ¦ ¦дарных ¦ниро- ¦ческая¦вание¦гаемого отпуска¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дней ¦ванная ¦ ¦(до- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мент)¦ ¦ ¦
+-----------+-----------+------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+-----------+-----------+------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+----------+
¦Бухгалтерия¦Бухгалтер ¦Леднев Вадим¦ 789 ¦ 28 ¦31.10.2010¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Никитич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+-----------+------------+-------+--------+----------+------+-----+---------------+-----------

Генеральный директор Зарипов Н.П. Зарипов

Начальник юридического отдела
Хромов
------------ М.М. Хромов
подпись
08.09.2010
----------
дата

Начальник отдела кадров
Секретов
------------ А.И. Секретов
подпись
08.09.2010
----------
дата

Леднев 08 сентября 10
Ознакомлен(а): -------------------- "--" -------------- 20-- г.
подпись (разборчиво) месяц прописью

Подписано в печать
20.08.2010

Составление графика отпусков

Последовательность составления графика отпусков представлена на схеме на с. 95.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Последовательность составления графика отпусков ¦
L--------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 1. Разрабатываем проект документа с учетом <*> ¦
L-T---------------------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
+---->¦ положений действующего законодательства об отпусках ¦
¦ L---T-----------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Определяем стаж работы, дающий право ¦
¦ ¦ ¦ на основной ежегодный оплачиваемый отпуск ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Определяем продолжительность отпуска ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ ¦ ¦ Устанавливаем очередность предоставления отпусков ¦
¦ L-->¦ в течение года и распределяем время ухода работников ¦
¦ ¦ в отпуск ¦
¦ L-------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
+---->¦ особенностей производственного процесса ¦
¦ L---T-----------------------------------------------------------
¦ ¦
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Учитываем наличие вредных или опасных условий труда ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ +-->¦ Рассматриваем возможность взаимозаменяемости ¦
¦ ¦ ¦ сотрудников в подразделениях ¦
¦ ¦ L-------------------------------------------------------
¦ ¦ -------------------------------------------------------¬
¦ L-->¦ Согласуем отпускные периоды сотрудников ¦
¦ ¦ с планами развития (сворачивания) производства ¦
¦ L-------------------------------------------------------
¦ ---------------------------------------------------------------¬
L---->¦ пожеланий работников ¦
L---------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 2. Заполняем форму N Т-7 ¦
L-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 3. Знакомим работников с графиком отпусков ¦
L-----------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------¬
¦ Шаг 4. Вносим изменения в график отпусков ¦
L-----------------------------------------------------------------------

Схема

--------------------------------
<*> При составлении графика отпусков нужно учитывать также мнение профсоюза (если он есть) (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Прокомментируем блоки схемы.

Шаг 1. Разрабатываем проект документа

При составлении графика отпусков нужно одновременно учесть:
- положения действующего законодательства об отпусках;
- особенности производственного процесса;
- пожелания работников.
В дальнейшем это позволит работодателю предоставлять отпуска сотрудникам без нарушения нормального хода работы организации, а также избежать споров с работниками относительно времени ухода в отпуск.
Предварительная работа по подготовке графика отпусков на предприятиях крупного и малого бизнеса строится по-разному.
При большой численности работников целесообразно составлять свой график отпусков в каждом структурном подразделении. На подготовительном этапе создания документа разрабатывается проект графика отпусков. Этим занимаются руководители структурных подразделений, которые планируют работу всего подразделения и могут увязать пожелания работников с производственными задачами. Затем проект документа передается специалистам отдела кадров, которые корректируют график с учетом льгот и гарантий на право использования отпуска, предоставленных работникам действующим законодательством. После этого внесенные изменения передаются на обсуждение непосредственно работникам и руководителям структурных подразделений.
В компаниях с малой численностью схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает учет мнения работников путем проведения письменного опроса, после чего проект графика также поступает на рассмотрение работодателя, который определяет возможность использования работниками их отпусков с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.

Учитываем положения действующего законодательства

Определяем стаж работы. Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), определяется в соответствии со ст. 121 ТК РФ. Обратите внимание: для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.
Подсчитав стаж работы, дающий право на отпуск (так называемый отпускной стаж), работодатель может определить:
- продолжительность предоставляемого отпуска (основного и дополнительного);
- момент завершения очередного рабочего года. При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевается на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.
Определяем продолжительность отпуска. Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику (в том числе и внешнему совместителю) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В противном случае полагается меньше отпускных дней. Работник может использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям. Чаще всего отпуск разбивается на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Примечание. Что такое рабочий год
Согласно п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.1930 N 169, при назначении отпуска учитывается не календарный - с 1 января по 31 декабря, а рабочий год, то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу, причем именно к данному работодателю. Следовательно, для каждого сотрудника рабочий год свой.

На продолжительность отпуска влияет наличие:
- полагающихся работнику дней дополнительного или удлиненного отпуска. Категории работников, которым полагаются такие отпуска, перечислены в ст. ст. 115, 116 - 119, 173 - 176, 267, 334 и 350 ТК РФ. Добавим, что любой работодатель вправе самостоятельно установить для своих работников дополнительные отпуска любой продолжительности. Порядок и условия их предоставления следует определить в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте;
- неотгулянных (неиспользованных дней отпуска за предыдущий год) или взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней. При составлении графика отпусков на очередной календарный год такие дни необходимо учесть. И если работник не отгулял отпуск, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год (с согласия работника).
Устанавливаем очередность предоставления отпусков в течение года. При установлении очередности отпусков работодатель должен учесть много факторов. Ему необходимо соблюсти:
- права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время (удобное для них время или вне очереди). Подробнее об этом читайте в статье "Составляем график отпусков" ("Зарплата", 2008, N 11);
- требования ст. 287 ТК РФ о предоставлении совместителям (и внутренним, и внешним) ежегодных оплачиваемых отпусков одновременно с отпуском по основной работе;
- мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году.

Пример 1. В ООО "Позитив" в должности программиста работает внешний совместитель К.И. Зарайский. Продолжительность его отпуска - 28 календарных дней. По основной работе К.И. Зарайскому полагается удлиненный оплачиваемый отпуск, который в 2010 г. запланирован на период с 24 мая по 24 июня. В этот же период К.И. Зарайский попросил предоставить ему отпуск в ООО "Позитив". Как будет учтена просьба работника при составлении графика отпусков в ООО "Позитив"?
Решение. Отпуск совместителю должен быть предоставлен в то же время, что и очередной отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ и Письмо Роструда от 08.05.2009 N 1248-6-1), и его продолжительность не должна быть менее 28 календарных дней, то есть меньше минимальной продолжительности, установленной ст. 115 Трудового кодекса. При этом не важно, в каком режиме работает совместитель (на 0,5, 0,4, 0,25 ставки или 8 часов один раз в неделю).
Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы, работодатель по просьбе сотрудника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ). Следовательно, при составлении графика отпусков на 2010 г. кадровый работник ООО "Позитив" должен указать следующие сроки предстоящего отдыха: с 24 мая по 24 июня (31 календарный день, из них 28 оплачиваемых дней и три дня за свой счет, праздничный день 12 июня в период отпуска не включается).

Пример 2. Водитель В.В. Старателев работает в ОАО "Золотые прииски" с 5 ноября 2009 г. При составлении графика отпусков на 2010 г. он попросил работодателя предоставить ему очередной оплачиваемый отпуск в период нахождения его жены в декретном отпуске с 1 по 28 марта. Будет ли запланирован отдых В.В. Старателеву в указанные им сроки?
Решение. В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса по желанию мужа ежегодный отпуск ему должен быть предоставлен в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от времени работы сотрудника в данной организации.
Если В.В. Старателев представит в кадровую службу организации копию свидетельства о браке и справку о беременности супруги, выданную его жене в районной женской консультации, в графике отпусков указанные работником сроки отпуска будут учтены. В момент оформления приказа о предоставлении отпуска работник обязан предъявить копию листка нетрудоспособности, выданного его супруге в связи с уходом в отпуск по беременности и родам.

Примечание. Инвентаризация перед отпуском
В каждой организации есть материально ответственные лица (кассир, кладовщик и др.). Перед уходом в отпуск такой работник должен передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности. А на это потребуется определенное время. При составлении графика отпусков на следующий год это обстоятельство следует учесть. Например, если отпуск кладовщика запланирован на 31 мая 2010 г., не позднее 14 мая 2010 г. работодатель должен издать приказ о проведении на складе инвентаризации для временной замены материально ответственного лица.

Распределяем время ухода работников в отпуск. Время ухода работников в отпуск может быть распределено равномерно в течение года или в зависимости от периода наименьшей производственной активности организации. Если уход работников в отпуск может нарушить нормальную работу организации, в коллективный договор или другой акт следует включить условие, что в каждом календарном месяце может уходить в отпуск одновременно ограниченное число сотрудников определенного структурного подразделения (например, 10 - 15% общей численности подразделения).
Полезные советы. При определении очередности соблюдения отпусков соблюдайте следующие правила:
- начальник и его заместитель не должны уходить в отпуск одновременно;
- в подразделении должны постоянно оставаться, по крайней мере, несколько сотрудников;
- накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно, а не суммировать его так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд;
- одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие сходную работу;
- работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);
- не рассматривайте работников, которые имеют право уйти в отпуск вне очереди, в качестве заместителей на время отпусков других работников (они могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент);
- распределяйте отпуска между остальными работниками структурного подразделения так, чтобы использование "льготниками" отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения.

Учитываем особенности производственного процесса

Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.
Возможность взаимозаменяемости сотрудников в подразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы "исчезновение" одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.

Пример 3. В отделе безопасности ОАО "Саквояж" числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них - А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 г. Отпуск его коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 г. Можно ли признать такое распределение времени отдыха работников рациональным?
Решение. Да, можно. ОАО "Саквояж" ни одного дня не остается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут иметь один день - 6 августа 2010 г. (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел своего коллегу.

Планы развития (сворачивания) производства. При составлении графика отпусков должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные планы, эффективное управление. Так, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах. А на период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.
На периоды предоставления работникам отпусков может оказать влияние и отсутствие (даже незначительное время) денежных средств.

Учитываем пожелания работников

Пожелания работников относительно даты начала отпуска, разделения его на части или переноса могут быть отражены:
- в заявлении, составленном произвольно. Это удобно для компаний, численность работников которой менее 20 человек;
- ведомости планирования отпусков по каждому подразделению. Эта форма подойдет для организаций с большой численностью работников.