Генеральному директору
ООО «Л-Ц»
г-ну М.И. Иванову
от ______________________
(ф.и.о.)
_________________________
(должность)






З А Я В Л Е Н И Е





Прошу внести изменения в документы, содержащие мои персональные данные в связи с изменением имени _____________________________ на ____________________________. (старое имя)
(новое имя)

Соответствующие копии документов прилагаю.





«___»__________________20 ___ г.
Подпись ______________________














Пометки отдела кадров
Приказ № ________ п. ____
От «____» _________ 20____ г.
Нач. о/к _________________

Общество с ограниченной ответственностью
«Л-Ц»




ПРИКАЗ № ____-К п. ___

г. Москва 09 августа 2010 г.


О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника



ПРИКАЗЫВАЮ:



1. Отделу кадров внести изменения в документы, содержащие персональные данные работника ………… на ……………………….
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой



Основание: Свидетельство о заключении брака ….. от …… выд. ….
Личное заявление ……… от 09.08.2010 г.






Генеральный директор М.И. Иванов









С приказом ознакомлен(а) ________________________ /______________________/
(подпись работника)

ИЗМЕНЕНИЕ АНКЕТНЫХ ДАННЫХ: КАК ОТРАЗИТЬ ДОКУМЕНТАЛЬНО

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Приходится переоформлять документы на работника и в отделе кадров.

Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной могут послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 27.12.2009), "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация".
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому, когда изменяются персональные данные работника, потребуется внести изменения:
- в трудовую книжку;
- в книгу учета движения трудовых книжек;
- в личную карточку работника (форма N Т-2);
- в лицевой счет (форма N Т-54);
- в трудовой договор;
- в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
Кроме того, замене подлежат:
- паспорт гражданина РФ;
- ИНН;
- страховое пенсионное свидетельство;
- страховой медицинский полис;
- заграничный паспорт;
- водительское удостоверение.
Итак, по порядку.

Заявление работника о внесении изменений в документы

Указанные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя организации, с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления - не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Приказ о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные работника

Руководитель организации ставит резолюцию, на основании которой в отделе кадров издают приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества). Этот приказ будет основанием для внесения изменений во все внутренние документы организации, где имеются сведения о фамилии, а также об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки.

Не допустите ошибки! Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде: "С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака...", т.к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Петровой? Петровой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка: "внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Приказ издается только при предъявлении сотрудником нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно). В личное дело вкладывается копия приказа, и делаются исправления в форме N Т-2 и трудовой книжке, а также во всех бухгалтерских документах, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, меняется пенсионное страховое свидетельство и т.д. Но все на основании паспорта, т.к. пока работник не поменял паспорт, фамилия его тоже не поменялась.
Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (ред. от 28.03.2008, далее - Положение о паспорте), замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте, документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
Унифицированных форм такого приказа нет, но в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.
Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".
Дата составления приказа - дата поступления копии паспорта в кадровую службу.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке

Пунктом 2.3 Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Инструкция) установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
- прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться;
- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
При изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Пример внесения записи об изменении фамилии приведен ниже.

Образец

┌───────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐
│Фамилия "Крапивина" изменена на │ Трудовая книжка │
│фамилию "Ненашева" на основании │ │
│свидетельства о браке от 05.03.2005│ АТ-IX N 2747362 │
│N 345611099 и паспорта 3298 768234,│ │
│выданного 08.04.2005 ОВД │ -Крапивина- │
│Октябрьского района г. Самары. │Фамилия ------------------------------│
│ │ Ненашева │
│Инспектор │--------------------------------------│
│отдела кадров Куприянова │______________________________________│
│ Печать │ Зинаида │
│ ЗАО "КВАРЦ" │Имя ----------------------------------│
│ │ Борисовна │
│ │Отчество -----------------------------│
│ │ 12.08.1977 │
│ │Дата рождения ------------------------│
│ │ (число, месяц, год) │
│ │ высшее │
│ │Образование --------------------------│
│ │ (н/среднее, среднее, │
│ │______________________________________│
│ │ н/высшее, высшее) │
│ │ журналист │
│ │Профессия, специальность -------------│
│ │______________________________________│
│ │ 12 апреля 00 │
│ │Дата заполнения "--" --------- 20-- г.│
│ │ Крапивина │
│ │Подпись владельца книжки -------------│
│ │ │
│ │ Подпись лица, ответственного│
│ │ за ведение трудовых книжек │
│ │ М.П. Полякова │
│ │ ООО ---------------------------│
│ │"РИЭЛТОР" (разборчиво) │
└───────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки (выдается вкладыш) у работника изменились фамилия, образование и специальность, то данные изменения вносятся на титул самой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз - на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Изменение сведений о работнике в личной карточке

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: "Свидетельство о регистрации брака II-МТ 115116 от 10.08.2009". Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разд. X "Дополнительные сведения" личной карточки.
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, - это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Изменение сведений о работнике в трудовом договоре

Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ.
В содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ: "недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон...". Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя. Например:
"Фамилия работника изменена с Ивановой на Петрову. Договор дополнила 10.08.2009 менеджер Васильева (подпись). Ознакомлена: Петрова (подпись, дата)".
Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на ст. 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать "Изменение к трудовому договору". Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные, указанные в трудовом договоре. Также рекомендуется приложить к трудовому договору копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

ИНН

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят п. п. 3.1 и 3.8 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утв. Приказом МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178 (ред. от 05.11.2009).
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
В заявлении гражданин указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, и вписывает присвоенный ему ранее ИНН. К заявлению, подаваемому в налоговую инспекцию, он прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию. Вместо него налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет с тем же ИНН и новой фамилией физического лица. Информацию об изменении персональных данных физических лиц, а также о фактах замены документа, удостоверяющего личность, налоговые инспекции получают из органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России (паспортных столов и служб). На основании п. 8 ст. 85 НК РФ указанные органы сообщают такие сведения в налоговую инспекцию по месту жительства гражданина в течение пяти дней с момента выдачи нового документа.

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Страховое пенсионное свидетельство

На территории РФ на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится ПФР в течение всей жизни застрахованного лица - так говорится в п. 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (ред. от 27.12.2009, далее - Закон о персонифицированном учете). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества; фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении, даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
В Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (ред. от 23.07.2009) включена форма АДВ-2 "Заявление об обмене страхового свидетельства". Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но допускается его заполнение кадровой службой организации.
В течение 2 недель необходимо написать заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору или с ним заключен договор гражданско-правового характера, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, то есть работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров и оформить заявление об обмене страхового свидетельства, дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров. Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства.
При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа для изменения данных в страховом свидетельстве (например, свидетельства о браке и т.д.).

(Статья: Изменение анкетных данных: как отразить документально (Гущина И.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 5))

Страховой медицинский полис

Порядок выдачи и обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.
В большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане для обмена страхового медицинского полиса самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации, обслуживающей район, где они зарегистрированы постоянно или временно.