но скепсис кадровиков (мой в том числе) понять можно: вы не знаете азов кадрового делопроизводства, такие моменты, к примеру, как пишется должностная инструкция и то что тут не применяются доверенности, вы можете узнать не задавая вопросов. Про это написано в любой книжке, мизерной брошюрке по кдп, вывод - даже не видели таких в глаза. Поймите, если не будете читать спец литературу - никакой форум вам не поможет, потому что закон иногда трактуется по-разному, иногда он противоречив, так что вам придется узнавать мнения многих и многих специалистов чтоб выработать свою точку зрения, может и не всегда верную. А если вы начинаете с того, что задаете вопросы, на которые ответы для тех, кто работает хотя бы пол года в этой области уже кожей чувствуются, ну странно становится, ведь это не так сложно - открыть в книжечке (найти в инете) главу \"Должностная инструкция\" и прочесть три абзаца; а ведь вам придется очень много читать помимо литературы - и документы которые сделали и те которые надо переделать и поступающие и пр. и пр. Кадровик - это непрекращающееся перманентное самообразование и развитие.

Касаемо вашей ситуации:
1. Запись \"менеджер по персоналу\" будет красивее всяких ассистентов, поэтому созданная для вас должность в данном случае - хорошо. Принимаетесь по всем правилам на должность менпопера с заключением трудового договора по данной должности (заметьте, постоянно), приказом о приеме, карточкой Т-2, записями в трудовую книжку, ознакомлением ЛНА под роспись.

2. Любое введение новой должности предполагает планирование перечня обязанностей, которые ей предполагается вменить. Делает это руководитель (обычно непосредственный, которому требуется конкретный сотрудник для выполнения чего то конкретного). У вас я так понимаю никто кроме вас этим заниматься не хочет, значит сами берете инструкцию будущей декретницы-инструкцию ассистента и инструкцию секретаря, выписываете все то что будет к вам относиться в том числе вносите ведение КДП (в компании могут быть должности, которые называются по разному а делают одно и то же, в том числе и ведут КДП, как например начальник отдела кадров и кадровик). Должностной инструкции достаточно для того, чтобы доверить вам такое ответственное дело как ведение КДП . И пусть ваша девочка преспокойно идет в декрет когда захочет.

К сведению: ваши обязанности могут быть прописаны в вашем трудовом договоре, тогда создавать и утверждать должностную инструкцию не обязательно (хотя на мой взгляд лучше инструкция).

Но есть ряд моментов при ведении КДП, которые оформляются отдельными приказами о назначении ответственных, например Приказ о ведении трудовых книжек (о чем и писалось выше).

3. Забудьте про доверенности. Для того чтоб понять основу трудовых отношений - читайте Трудовой кодекс.

Абсолютно все стандартные формы вы сможете найти в интернете (и приказов и должностных инструкций). Касаемо инструкций - желательно вам взять именно стандартный вариант и сделать \"под себя\", потому что есть кадровики, которые занимаются закупкой канцтоваров или еще чем то, в каждой организации по своему. Гораздо проще делать с общего шаблона именно то что нужно вам.
Если есть гарант или консультант - это очень поможет.
И если будут вопросы - задавайте, но на этом форуме обсуждались ВСЕ стандартные ситуации - вы сможете по поиску найти ответы на ВСЕ вопросы, если они не касаются необычных ситуаций, поэтому прежде чем начать тему - поищите (и не только на форуме))). И если все таки останутся вопросы - задавайте так чтоб их могли расшифровать

... и ТК РФ нам всем в помощь. Аминь