"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2007, N 23

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ОТ "А" ДО "Я"

В соответствии со ст. 66 ТК РФ если сотрудник проработал по основному месту работы более 5 дней, то на работодателя в отношении него возлагается обязанность по ведению трудовой книжки. Причем это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей (ИП). Исключение - физические лица, не имеющие статуса ИП <1>.
--------------------------------
<1> В соответствии со ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках и оформлять их работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Актуальность данной статьи обусловлена тем, что различного рода ошибки и неточности, допущенные при оформлении (ведении) трудовых книжек, затрагивают интересы не только сотрудника, но и работодателя.
Нами рассмотрены нюансы оформления трудовых книжек, порядок их учета и хранения, а также меры ответственности работодателя за нарушение данного порядка.

О бланке

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника считается трудовая книжка установленного образца. На данный момент ее действующая Форма утверждена Постановлением Правительства РФ N 225 <2>.
--------------------------------
<2> Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

В нее вносят сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи при выполнении трудовых обязанностей (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).
Минфин в Письме от 23.08.2007 N 03-01-15/9-286 указал, что формы бланков трудовых книжек, вкладыши и нормативные документы по кадровой работе не подлежат утверждению в качестве бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, принятым Постановлением Правительства РФ N 171 <3>.
--------------------------------
<3> Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники".

Оформление трудовой книжки

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек). При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией под одноименным названием, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Обратите внимание: ответственный за ведение (оформление) трудовых книжек должен производить записи в ней аккуратно (без помарок), используя при этом шариковые, гелевые и перьевые ручки со световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).

На работу в первый раз...

В соответствии с п. 8 разд. II Правил ведения трудовых книжек работодатель должен оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Оформление трудовой книжки начинают с заполнения титульного листа, в котором указывают следующие данные:
- фамилию, имя, отчество и дату рождения <4> работника;
- его образование, профессию, специальность <5>.
--------------------------------
<4> Данные указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военный билет, водительское удостоверение и т.д.), полностью, без сокращений. В соответствии с п. 1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 20 ноября 2007 г., в трудовой книжке делается запись: "20.11.2007".
<5> Эти данные указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Данные, внесенные в титульный лист трудовой книжки, работник после проверки заверяет своей подписью (п. 2.2 Инструкции). В свою очередь, ответственный за ведение трудовых книжек также заверяет титульный лист своей подписью и проставляет печать организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка.
Больше всего вопросов при заполнении титульного листа вызывают графы "Образование" и особенно "Профессия и специальность", поэтому остановимся на них подробнее. В зависимости от уровня подготовки специалиста в графу "Образование" вносят одну из следующих записей:
- основное общее;
- среднее общее;
- начальное профессиональное;
- среднее профессиональное;
- высшее профессиональное;
- послевузовское профессиональное.
Если обучение не закончено, то соответствующую запись в титульном листе трудовой книжки можно сделать на основании таких документов, как студенческий билет, зачетная книжка, справка образовательного учреждения и т.п.
С графой "Профессия и специальность" несколько сложнее. Дело в том, что в ней следует указывать квалификацию, присвоенную сотруднику по итогам обучения. Однако на практике работник по кадрам сталкивается с ситуацией, когда в дипломе молодого специалиста указано, что ему присуждена квалификация, например, "бакалавр менеджмента". Возникает вопрос: какую запись нужно внести в титульный лист трудовой книжки? С одной стороны, в соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона N 125-ФЗ <6> установлены три уровня высшего профессионального образования - бакалавр, специалист и магистр. Более того, по каждому уровню образования выдается соответствующий диплом (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 125-ФЗ).
--------------------------------
<6> Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".

Итак, если в дипломе указана степень бакалавра, то, по мнению автора, в графе "Профессия и специальность" следует указать только специальность, например, "менеджмент". Это связано с тем, что, получив степень бакалавра, работник может продолжить обучение и стать магистром. Если он имеет степень магистра, то в трудовой книжке можно сделать развернутую запись - "магистр техники и технологии по направлению "Автоматизация и управление".
Сотрудник кадровой службы может спросить: в каких случаях наименование должности в трудовой книжке должно совпадать с ее наименованием, закрепленным в справочниках, утверждаемых в установленном Постановлением Правительства РФ N 787 <7> порядке? По нашему мнению, при оформлении трудовой книжки следует придерживаться наименований должностей, указанных в вышеприведенном справочнике, однако в обязательном порядке руководствоваться им нужно, когда выполнение работы связано с предоставлением компенсаций или льгот (ст. 57 ТК РФ).
--------------------------------
<7> Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих".

Обратите внимание: при оформлении трудовой книжки новому сотруднику работник кадровой службы организации должен использовать свой бланк даже в том случае, если первый предъявит чистый бланк трудовой книжки с просьбой его заполнить. Дело в том, что, во-первых, в соответствии с п. 44 Правил ведения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а, во-вторых, он вправе приобретать бланки только у распространителей или изготовителя на основании соответствующего договора (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку <8>). В свою очередь, в роли распространителей могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя - объединения "ГОЗНАК" Минфина России.
--------------------------------
<8> Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н.

Нарушение вышеприведенных норм, а именно использование при оформлении трудовой книжки бланка сотрудника, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за правонарушение в сфере трудовых отношений по ст. 5.27 КоАП РФ - организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., предпринимателя - на сумму от 1000 до 5000 руб. Вместо денежных штрафов контролеры могут приостановить деятельность вышеупомянутых хозяйствующих субъектов на срок до 90 суток.
Также не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что предложенный сотрудником бланк трудовой книжки может быть поддельным.
Согласно ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, принимаемого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по его письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. Исходя из этого работник кадровой службы вправе требовать от нового сотрудника заявление об оформлении трудовой книжки, так как он впервые трудоустраивается. При этом в качестве причины отсутствия трудовой книжки можно указать, например: "в связи с выходом на работу впервые".
Если молодой специалист устраивается в организацию или к индивидуальному предпринимателю по окончании вуза, то вносить в трудовую книжку сведения об учебе не надо, так как действующими нормативно-правовыми актами, в частности Правилами ведения трудовых книжек, это не предусмотрено.
Вместе с тем если обучение сотрудника связано с повышением квалификации на курсах (в школах), то об этом в трудовой книжке со ссылкой на подтверждающие документы делается соответствующая запись (пп. "б" п. 21 Правил ведения трудовых книжек). После такого обучения новая квалификация, как правило, не присваивается, а выдается Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации или Свидетельство о повышении квалификации, Формы которых утверждены Постановлением Госкомвуза России N 13 <9> и являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Причем, как считает автор, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации.
--------------------------------
<9> Постановление Госкомвуза России от 27.12.1995 N 13 "Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам".

Также если перед трудоустройством сотрудник исполнял воинскую обязанность - проходил военную службу в Вооруженных Силах РФ в соответствии с Федеральным законом N 53-ФЗ <10>, то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.
--------------------------------
<10> Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Пример 1. Иванов И.И. принят на работу в ООО "Парус" на должность бухгалтера с 9 января 2008 г. До трудоустройства он проходил срочную службу в армии с 01.10.2006 по 01.10.2007, трудового стажа не имеет.

Рассмотрим порядок оформления раздела "Сведения о работе" трудовой книжки.
На основании представленных документов ответственный за ведение трудовых книжек должен сделать следующие записи:

N
записи Дата Сведения о приеме
на работу, переводе
на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона) Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись
число месяц год
1 2 3 4
1 09 01 2008 Служба в Вооруженных
Силах РФ с 01.10.2006 по
01.10.2007 Военный билет
ПК N 123654
Общество с ограниченной
ответственностью "Парус"
2 09 01 2008 Принят в финансовый отдел
на должность бухгалтера Приказ от
09.01.2008
N 3

Если есть опыт работы...

При трудоустройстве сотрудника с опытом работы помимо документов, необходимых для оформления трудового договора, необходима трудовая книжка, подтверждающая его стаж (опыт) работы. В случае отказа в ее представлении работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (см. предыдущий раздел), чаще всего - утрата. В данном случае заявление может быть следующее: "В связи с потерей трудовой книжки прошу оформить мне новую трудовую книжку". При этом записи в трудовой книжке о предыдущей работе сотрудник кадровой службы по новому месту работы делать не вправе.
Вместе с тем оформлять новые трудовые книжки не всегда выгодно. В первую очередь это связано с осуществлением предпринимательской деятельности, подлежащей обязательному лицензированию. Дело в том, что для получения (продления) лицензии решающую роль играет именно квалифицированный персонал с опытом работы <11>. Поэтому, если работник заинтересован в новом месте работы, он может восстановить трудовую книжку, обратившись с соответствующим заявлением по последнему месту работы, где ему должны выдать ее дубликат не позднее 15 дней со дня получения заявления (п. 31 Правил ведения трудовых книжек).
--------------------------------
<11> Подпункт "д" п. 4 Положения о лицензировании производства лекарственных средств, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.07.2006 N 415.

Нельзя исключать и такую ситуацию. Уволенный с предыдущего места работы за пьянство или прогулы (пп. "б", "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ) с внесением соответствующих записей в трудовую книжку сотрудник сознательно скрыл ее наличие, сославшись на ее утрату, написал заявление работодателю с просьбой завести новую книжку, который во исполнение требований действующего законодательства обязан оформить ее. Но что он должен делать, если есть подозрения на "нечистое" прошлое сотрудника? Согласно ст. 64 ТК РФ отказать в приеме на работу можно по деловым качествам. Упор в этом случае необходимо сделать именно на отсутствии трудовой книжки и, как следствие, стажа (опыта) работы, - объяснить "хулигану", что по деловым качествам он уступает иным кандидатам, претендующим на данную должность. При необходимости отказ следует оформить в письменной форме.
Если сотрудник представил книжку для подтверждения трудового стажа, то ее оформление новый работодатель начнет с раздела "Сведения о работе". В графе 3 данного раздела в качестве заголовка нужно указать полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование организации (п. 3.1 Инструкции). В связи с этим наименование организации в трудовой книжке должно быть указано в соответствии с учредительными документами. При этом сокращенное наименование указывается при условии, если оно предусмотрено нормативно-правовыми актами и закреплено в учредительных документах организации.
Так, в силу п. 1 ст. 4 Федерального закона N 14-ФЗ <12> общество с ограниченной ответственностью должно иметь полное и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. При этом в первом случае указывается полное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Во втором - полное или сокращенное наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью" или "ООО". Указывать в трудовой книжке только сокращенное наименование организации неправомерно.
--------------------------------
<12> Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Далее работник кадровой службы под заголовком в графе 1 проставляет порядковый номер вносимой записи и в графе 2 указывает дату приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

(Продолжение см. "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2007, N 24)

С.Н.Кудряшов
Редактор журнала
"Индивидуальный предприниматель:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Подписано в печать
16.11.2007