Служебное задание - первый документ, относящийся к командировке работника. Его формулирует непосредственный руководитель. Унифицированная форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" используется для оформления, учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.
Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и утверждает (подписывает) руководитель организации или уполномоченное им лицо. Этими действиями подтверждается необходимость направления работника в служебную командировку и одобрение его командирования руководителем.
Формулировке цели командировки нужно уделить особое внимание, поскольку от этого зависит, как в дальнейшем будут учитываться затраты по ней на счетах бухгалтерского учета и в целях налогообложения прибыли. В качестве общих формулировок, наиболее часто включаемых в служебные задания, можно назвать:
- выделение конкретных важных вопросов, которые предстоит решить и на которые следует обратить особое внимание работника;
- конкретные поручения по конкретному вопросу, подлежащие рассмотрению или решению во время встречи;
- определение четких задач по ведению переговоров (если таковые предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя. Если мероприятие проводится по заранее известной программе, задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей по каждому вопросу повестки дня;
- перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, договор и т.п.);
- объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;
- перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из них;
- указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.
Оформленное и подписанное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (формы N Т-9 или N Т-9а) и (или) оформления командировочного удостоверения (форма N Т-10).
По возвращении из командировки на этом же бланке работник должен заполнить разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания". Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, где сотрудник работает, и утверждается руководителем организации. Затем документ поступает в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением, если оно выписывалось, и авансовым отчетом (форма N АО-1).