Общество с ограниченной ответственностью "Елочка" │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (полное наименование работодателя) │
│ │
│ Приказ N 35 │
│ о внесении изменений в документы, │
│ содержащие персональные данные │
│ │
│г. Волгоград 15 февраля 2008 г.│
│(город, место составления) (дата составления приказа)│
│ │
│ Шариковой Ирины Ивановны │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (фамилия, имя, отчество работника) │
│ │
│ фамилии Шариковой И.И. │
│В связи с изменением ---------------- работника ------------------│
│ (фамилии, (фамилия, инициалы│
│ имени, отчества, работника) │
│ даты рождения) │
│ │
│ с Шариковой на Снежинкину │
│------------------------------ ------------------------------│
│ (прежние персональные данные (новые персональные │
│ работника) данные работника) │
│ │
│ Приказываю: │
│ 1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие│
│персональные данные работника │
│ │
│ ┌───────────────┐ │
│ │Табельный номер│ │
│ ├───────────────┤ │
│ Шариковой Ирины Ивановны │ 25 │ │
│------------------------------------------------------└───────────────┘ │
│ (фамилия, имя, отчество работника) │
│ кассира │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) │
│ квалификации) │
│ бухгалтерии, │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (структурное подразделение) │
│ а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные │
│ на новые. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные) │
│ │
│ Основание: свидетельство о заключении брака I-РК N 607974│
│ от 22.12.2007, паспорт серии 1804 N 333515, выдан 05.02.2008│
│ Кировским РОВД г. Волгограда. │
│ │
│ 2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные│
│данные работника, поручить │
│ начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести│
│изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)│
│ │
│ 3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы,│
│содержащие персональные данные работника, поручить │
│ главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести│
│ изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника) │
│ │
│ Руководитель генеральный Морозов │
│ организации директор ------- А.А. Морозов│
│ (должность) │
│ │
│ С приказом (распоряжением) Снежинкина │
│ работник ознакомлен ---------- И.И. Снежинкина│
│ 15 февраля 2008 г. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На основании приказа вносятся изменения в документы, содержащие персональные данные работника.

Любой гражданин может изменить свое имя, фамилию и отчество, в том числе и кто-то из ваших работников. В статье мы расскажем о том, как правильно внести эти изменения в кадровые и бухгалтерские документы.

Фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия и другая информация о гражданине относятся к его персональным данным. Это установлено в п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда они меняются, в документы также необходимо вносить изменения.
Гражданин, переменивший имя, должен сам позаботиться о внесении изменений в оформленные на его прежнее имя паспорт, диплом об образовании, военный билет и т.д. (п. 2 ст. 19 ГК РФ). В кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные гражданина (трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка и др.), изменения вносит работодатель.

Менять ли трудовой договор

В трудовом договоре должна содержаться информация о фамилии, имени и отчестве работника. Об этом говорится в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса. Как быть, если эти данные изменились? Существует два мнения: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору или внести изменения в его первоначальный текст.
Соглашение не заключается. В трудовом договоре указываются сведения о сотруднике, а также условия работы и оплаты труда. Фамилия, имя, отчество, данные о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 Трудового кодекса недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора. В случае изменения персональных сведений поправки следует вносить в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя. Такой вывод подтверждает и ст. 72 Трудового кодекса, устанавливающая, что отдельное соглашение оформляется при изменении условий трудового договора.
Соглашение заключать следует. Сторонники этой точки зрения также ссылаются на ст. 57 Трудового кодекса, но указывают, что она касается внесения в трудовой договор недостающих сведений, а не измененных. Значит, сведения об изменении персональных данных в трудовой договор вносить нельзя, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
Автор придерживается первой точки зрения. Представители Федеральной инспекции труда по этому вопросу свое мнение не высказали. Поэтому многие кадровики вносят изменения и в текст трудового договора, и подписывают с работником дополнительное соглашение.
Независимо от выбранного способа для внесения изменений в трудовой договор необходимы веские документальные основания. Их может предоставить сам работник. Для того чтобы обеспечить достоверность и актуальность персональных данных, во многие трудовые договоры включают пункт об обязанности работника сообщать в кадровую службу обо всех значимых изменениях (смена фамилии, имени, адреса и т.д.).

Основания для внесения изменений

Работнику, изменившему фамилию или персональные данные, следует подать заявление о внесении изменений в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению сотрудник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Примечание. Личная жизнь и свобода совести
При приеме на работу работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях. Сведения о частной жизни (семейных отношениях, состоянии здоровья) могут быть получены только с письменного согласия работника и в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений. Об этом говорится в п. 4 ст. 86 Трудового кодекса.

Составляем приказ

На основании заявления работника необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.
Некорректные формулировки. В приказе не стоит использовать весьма распространенную формулировку: с такого-то числа считать А.Л. Луковкину А.Л. Цветковой в связи с регистрацией брака. Луковкина считается Цветковой на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа работодателя.
Некорректной является и такая формулировка: внести изменения в персональные данные работника. Изменять такие данные могут только специальные государственные органы, а не кадровая служба. Кадровики лишь вносят изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов, выданных уполномоченными органами.
Как оформить приказ правильно. Приведем правильный вариант оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника.

Пример 1. Работница ООО "Елочка" И.И. Шарикова вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно составить приказ о внесении изменений в сведения о персональных данных?
Решение. Сотрудница должна написать заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в кадровые и бухгалтерские документы, на основании которого издается приказ (см. образец на с. 84).

Образец приказа о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Елочка" │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (полное наименование работодателя) │
│ │
│ Приказ N 35 │
│ о внесении изменений в документы, │
│ содержащие персональные данные │
│ │
│г. Волгоград 15 февраля 2008 г.│
│(город, место составления) (дата составления приказа)│
│ │
│ Шариковой Ирины Ивановны │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (фамилия, имя, отчество работника) │
│ │
│ фамилии Шариковой И.И. │
│В связи с изменением ---------------- работника ------------------│
│ (фамилии, (фамилия, инициалы│
│ имени, отчества, работника) │
│ даты рождения) │
│ │
│ с Шариковой на Снежинкину │
│------------------------------ ------------------------------│
│ (прежние персональные данные (новые персональные │
│ работника) данные работника) │
│ │
│ Приказываю: │
│ 1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие│
│персональные данные работника │
│ │
│ ┌───────────────┐ │
│ │Табельный номер│ │
│ ├───────────────┤ │
│ Шариковой Ирины Ивановны │ 25 │ │
│------------------------------------------------------└───────────────┘ │
│ (фамилия, имя, отчество работника) │
│ кассира │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) │
│ квалификации) │
│ бухгалтерии, │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (структурное подразделение) │
│ а именно изменить в данных документах фамилию и паспортные данные │
│ на новые. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (фамилию, имя, отчество, дату рождения, паспортные данные) │
│ │
│ Основание: свидетельство о заключении брака I-РК N 607974│
│ от 22.12.2007, паспорт серии 1804 N 333515, выдан 05.02.2008│
│ Кировским РОВД г. Волгограда. │
│ │
│ 2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные│
│данные работника, поручить │
│ начальнику отдела кадров Холодову Владимиру Семеновичу. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести│
│изменения в кадровые документы, содержащие персональные данные работника)│
│ │
│ 3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы,│
│содержащие персональные данные работника, поручить │
│ главному бухгалтеру Ледовских Наталье Борисовне. │
│-------------------------------------------------------------------------│
│ (должность, фамилия, имя, отчество работника, которому поручается внести│
│ изменения в иные документы, содержащие персональные данные работника) │
│ │
│ Руководитель генеральный Морозов │
│ организации директор ------- А.А. Морозов│
│ (должность) │
│ │
│ С приказом (распоряжением) Снежинкина │
│ работник ознакомлен ---------- И.И. Снежинкина│
│ 15 февраля 2008 г.