• Формируем архив кадровых документов (М.Н. Волкова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2017 г.)
• Чем руководствоваться?
• Виды архивов
• Архив организаций: права, источники комплектования, состав документов
• Составляем номенклатуру дел
• Проводим экспертизу ценности
• Уничтожение документов
• Формируем дела
• В заключение
Формируем архив кадровых документов


М.Н. Волкова,
эксперт журнала "Отдел кадров государственного
(муниципального) учреждения"


Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2017 г., с. 29-39.


В процессе деятельности у каждой организации накапливается масса документов, которые работодатель обязан хранить. Причем хранить их надо так, чтобы в случае необходимости можно было быстро найти требуемый документ. Велосипед здесь изобретать не стоит, достаточно воспользоваться правилами архивного хранения. Для тех, кто хранению документов ранее уделял мало внимания, расскажем, как правильно создается архив в организации, а тем, у кого он есть, напомним правила его ведения и уничтожения ненужных документов.

Чем руководствоваться?


Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ), других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов РФ.
Согласно ст. 2 Закона N 125-ФЗ органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации. При этом если международным договором РФ установлены иные правила, чем предусмотренные Законом N 125-ФЗ, применяются правила международного договора.
Организуя в учреждении архив, также следует руководствоваться:
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
- Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, которым утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
- Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

Виды архивов


Согласно п. 1.2.1 Основных правил в зависимости от функций организации могут создаваться следующие виды архивов:
1. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти.
2. Центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения.
3. Объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности.
4. Архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Мы рассмотрим, конечно же, формирование архива организаций.

Архив организаций: права, источники комплектования, состав документов


Итак, в соответствии с Основными правилами в архиве организации хранятся документы структурных подразделений, подведомственных организаций и физических лиц.
Заполнение архива документами называется комплектованием. Комплектование - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. Оно включает в себя:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава документов, подлежащих приему в архив;
- организацию передачи документов в архив.
Для выполнения своих функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях;
- запрашивать у структурных подразделений и организаций необходимые для работы архива сведения.
Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
При этом дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются.
В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.


Примечание. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона N 125-ФЗ).

Составляем номенклатуру дел


Начинается архив с создания номенклатуры дел - систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7 к Основным правилам) составляется по установленной форме исходя из номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Основным правилам), согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Приведем установленную форму номенклатуры.


Государственное бюджетное учреждение
"Вымпел" (ГБУ "Вымпел")


НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ


от 20.10.2017 N 3 Директор ГБУ "Вымпел"
___ отдел кадров ___ Смирнов / И.К. Смирнов/
(место составления) 26.10.2017



на 2018 год

Индекс дела Заголовок дела Количество томов (частей) Срок хранения и N статьи по Перечню Примечание
1 2 3 4 5
01 - отдел кадров
01-01 Положение об отделе кадров 1 Постоянно, п. "а" ст. 55 Переходящее
01-02 Правила внутреннего трудового распорядка 1 1 год после замены новыми, ст. 773 Переходящее
01-03 Штатное расписание 1 Постоянно, ст. 71 Переходящее
01-04 Документы (служебные записки, копии приказов) об изменении штатного расписания 2 3 года после утверждения, ст. 73
... ... ... ... ...
02 - бухгалтерия
02-01 Положение о бухгалтерии 1 Постоянно, п. "а" ст. 55 Переходящее
02-02 Нормативы по труду 2 Постоянно, ст. 588 Переходящее
02-03 Документы (расчеты, предложения, служебные записки) о премировании работников 2 5 лет, ст. 600
... ... ... ... ...


Начальник отдела кадров Соколова Т.К. Соколова
23.10.2017


Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2017 году в организации

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
1 2 3 4
Постоянного 8 6 -
Временного (свыше 10 лет) 13 10 -
Временного (до 10 лет включительно) 10 - -
ИТОГО: 31 16 -


Начальник отдела кадров Соколова Т.К. Соколова
17.01.2018


Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, например начальником отдела кадров, и утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Располагать дела в номенклатуре следует в порядке значимости. Обычно в первую очередь в номенклатуру попадают организационно-правовые документы, затем распорядительные, информационно-справочные и др.
Индекс дела состоит из двух частей. Первая часть - номер структурного подразделения. Вторая часть - порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.
Третья графа номенклатуры "Количество дел" заполняется по истечении календарного года.
Первая номенклатура дел в организации может быть введена в действие в любое время, но последующие - с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь.
В январе следующего года нужно заполнить третью графу и затем по результатам заполнения составить итоговую запись. В графе 3 указывается фактическое количество единиц хранения каждого дела, которые образовались в течение года.


Обратите внимание! Переходящие дела - это дела, не завершенные делопроизводством в течение года. К ним можно отнести локальные нормативные акты, личные дела работников и т.д.

Проводим экспертизу ценности


При составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив проводится экспертиза ценности. Проводится она ежегодно экспертной комиссией (ЭК) и предполагает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу. На их основе в архиве организации формируются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Исходя из предложений структурных подразделений, служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению соответствующих документов.


Обратите внимание! Некоторые дела после того, как их срок хранения истекает, могут быть дополнительно просмотрены ЭК, которая решает, можно ли дело уничтожить или оно будет храниться дальше. На таких делах делается отметка "ЭК".


Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).


Примечание. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.


В каждом структурном подразделении организации описи составляются ежегодно под непосредственным руководством сотрудников архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архивный отдел и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Таким образом, по результатам экспертизы ценности составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, и описи дел.

Уничтожение документов


На уничтожение могут быть выделены только те документы, срок хранения которых истек 31 декабря прошлого года. Срок хранения отсчитывается от 1 января года, следующего за годом, когда дело было завершено в производстве.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Члены экспертной комиссии, которым поручено отобрать документы на уничтожение, выясняют, у каких из них истек срок хранения по состоянию на 1 января текущего года, и включают их в акт о выделении к уничтожению документов по форме, приведенной в Основных правилах. В акте надо указать:
- заголовки дел (сгруппированных в папки документов, объединенных общими признаками);
- период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
- количество дел;
- сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие статьи Перечня.
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации, после чего документы, перечисленные в акте, можно уничтожить.
Сделать это можно силами самой организации. В таком случае нужно составить акт об уничтожении документов, в котором зафиксировать, какие документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены. Акт подписывают работники, участвовавшие в процессе уничтожения (это могут быть члены ЭК), и утверждает руководитель организации.
Документы могут быть переданы на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию по накладной, в которой должно быть указано количество переданных для уничтожения документов (дел, папок с документами) и их вес (п. 2.4.7 Основных правил). Акт об уничтожении документов оформляет сама специализированная организация.

Формируем дела


Рассмотрим основные правила формирования дел для передачи их на хранение.
Дела формирует служба документационного обеспечения, иногда совместно со структурными подразделениями.
При формировании документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. В дело включают по одному экземпляру каждого документа. Количество листов должно быть не более 250 при толщине дела не более 4 см. Группируются в дело документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, и др. Документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
При передаче дел в архив в зависимости от сроков их хранения проводится полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При таком оформлении подшивают или переплетают дела, нумеруют листы, составляют лист-заверитель или внутреннюю опись документов, а также вносят необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).


К сведению. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки. Он составляется по установленной форме (приложение 9 к Основным правилам): указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи и др. Лист подписывается его составителем, а все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в нем со ссылкой на соответствующий акт.


Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

В заключение


Итак, напоминаем работодателям, что в последнем квартале года нужно просмотреть номенклатуру дел, внести в нее новые за год дела, если такие есть, и утвердить новую номенклатуру дел.
В начале следующего года старая номенклатура закрывается и к ней составляется итоговая запись. В первом квартале нового года нужно провести экспертизу ценности дел за прошлый год и оформить их на хранение, составить опись дел за прошлый год, выделить к уничтожению документы, срок хранения которых истек 31 декабря 2017 года.
При этом помните, что уничтожать документы, у которых не истек срок хранения, нельзя.