Компенсация работникам расходов на медицинский осмотр, являющийся обязательным и произведенный на основании требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, не облагается НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Обоснование:

В соответствии с нормами статей 212, 213 ТК РФ на работодателя возлагается обязанность обеспечить безопасные условия труда в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Работодатель должен обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), а также внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями. В период прохождения таких медицинских осмотров (обследований) работодатель обязан сохранить за работником место работы и средний заработок. В случаях, предусмотренных трудовым законодательством, некоторые категории работников допускаются к работе исключительно при условии прохождения медицинских осмотров.

В ситуации, указанной в вопросе, организация возмещает работникам расходы на прохождение обязательного медицинского осмотра.

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение, которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст.212 НК РФ. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в статье 217 НК РФ.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Следовательно, в тех случаях, когда прохождение медицинского осмотра (обследования) является обязательным в силу требований трудового законодательства (или иных нормативных правовых актов), работодатель обязан обеспечить и организовать его проведение за счет собственных средств (ч.6 статьи 213 ТК РФ). Поэтому в такой ситуации у работодателя возникает обязанность возместить сотруднику затраты на прохождение медицинского осмотра.

Если работники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то эти компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005, письмо Минфина России от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84).

Следовательно, стоимость медосмотров, возмещаемая организацией своим работникам, не подлежит обложению НДФЛ, если эти медосмотры проводятся в соответствии с действующим законодательством.

Согласно ч.1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг. В соответствии с пп."и" п.2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, суммы возмещения сотрудникам оплаты прохождения медосмотра, проведенного согласно требованиям законодательства, страховыми взносами не облагаются (Определение ВАС от 20.07.2012 N ВАС-9128/12).

Согласно п.2 ст.20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, суммы возмещения сотрудникам оплаты прохождения медосмотра, проведенного согласно требованиям законодательства, не являются объектом обложения взносами от несчастных случаев и профзаболеваний.

Для документального подтверждения факта оказания услуг работник должен представить в бухгалтерию организации документы, подтверждающие как характер оказанных услуг, так и факт их оплаты. Конкретного перечня документов, служащих подтверждением прохождения медицинского осмотра работником, законодательно не закреплено. В частности, в письме УФНС России по г.Москве от 22.03.2012 N 16-15/024879@ отмечено, что законодательство не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы.

Если услуга оказана непосредственно работнику, обратившемуся в медицинское учреждение лично, то в этом случае работником может быть предъявлен кассовый чек (или бланк строгой отчетности), справка об итогах прохождения медосмотра, а также иные любые документы, из которых будет следовать, что услуга оказана. Бухгалтерия также может составить бухгалтерскую справку. Кроме того, подтвердит затраты на медицинский осмотр приказ руководителя организации с перечнем сотрудников, для которых он является обязательным.