В соответствии с п. 29 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утв. Постановление Правительства РФ от 5 апреля 2001 г. N 264 (в ред. Постановления Правительства РФ от 17.01.2006 N 13) на каждого обучающегося в высшем учебном заведении формируется в установленном порядке личное дело.
Перечень документов, входящих в обязательном порядке в состав личного дела студента, установлен в п. 499 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996, с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000).
Согласно указанной норме в личные дела аспирантов, студентов, учащихся, в том числе окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов, входят заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска.
Срок хранения личных дел студентов, отчисленных с 1 - 3 курсов – 15 лет, остальных студентов и аспирантов – 75 лет. Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая или служба в Советской Армии – 75 лет.
Личные дела лиц, поступавших, но не принятых в учебные заведения, состоят из заявления, автобиографии, анкеты, справки с места жительства и места работы, медицинские справки и другие документы. Срок хранения – 1 год после изъятия личных документов. Невостребованные личные документы хранятся 50 лет.
Законодательство об образовании содержит указание и на иные документы, которые должны в обязательном порядке храниться в личном деле студента.
В соответствии с п. 44 Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утв. Постановление Правительства РФ от 5 апреля 2001 г. N 264 (в ред. Постановления Правительства РФ от 17.01.2006 N 13) в личном деле должен храниться документ об образовании, на основании которого студент был зачислен в высшее учебное заведение. В случае выбытия студента до окончания высшего учебного заведения, в личном деле остается заверенная копия этого документа, а также выписки из приказов о зачислении, об окончании или выбытии, зачетная книжка и студенческий билет.
В случае если лица, переменившие свое имя (фамилию, отчество), воспользуются своим правом обменять имеющиеся у них государственные документы о высшем профессиональном образовании на документы государственного образца о высшем профессиональном образовании с новым именем (фамилией, отчеством), в личном деле остается решение ректора, заявление лица и документы, подтверждающие перемену имени (фамилии, отчества) (п. 2.1. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утв. Приказом Минобрнауки РФ от 10 марта 2005 г. N 65).
В случае получения документа государственного образца о высшем профессиональном образовании не лично владельцем документа, а иным лицом, в личном деле должна храниться доверенность на это лицо (п. 3. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов).
В личном деле должно храниться письменное согласование русскоязычной транскрипции фамилии, имени и отчества иностранного гражданина для внесения в документ об образовании государственного образца (п. 5.3. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов).
В личном деле выпускника, получившего предыдущее образование за рубежом, хранится свидетельство об эквивалентности документа об образовании (п. 6.2. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов).
В личном деле хранятся копии выданных документов о высшем профессиональном образовании в одном экземпляре (п. 13. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов).
В случае обучения в вузе по форме экстерната, в личном деле хранится аттестационный план обучающегося (Приложение 1 к Приказу Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации «Об утверждении положения об экстернате в государственных, муниципальных высших учебных заведениях Российской Федерации» от 14 октября 1997 г. N 2033).
В соответствии с п. 10 Приказа Минобразования РФ от 14 января 2003 г. N 50 «Об утверждении порядка приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами исполнительной власти» (в ред. Приказа Минобразования РФ от 09.02.2004 N 487), на каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы и материалы сдачи вступительных испытаний (в том числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии).
Порядок передачи личного дела студента при переводе из одного высшего учебного заведения в другое установлен п. 7 Приказа Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации от 24 февраля 1998 г. N 501 «Об утверждении порядка перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое» (в ред. Приказа Минобразования РФ от 26.03.2001 N 1272).
При переводе студента из его личного дела извлекается и выдается ему на руки документ об образовании, на основании которого он был зачислен в вуз. В личном деле остается копия документа об образовании, заверенная вузом, и выписка из приказа об отчислении в связи с переводом, а также сданные студентом студенческий билет и зачетная книжка. В принимающем вузе формируется и ставится на учет новое личное дело студента, в которое заносится заявление о переводе, академическая справка, документ об образовании и выписка из приказа о зачислении в порядке перевода, а также договор, если зачисление осуществляется на места с оплатой стоимости обучения.
Согласно п. 10 Приказа Министерства образования Российской Федерации от 14 января 2003 г. N 50 «Об утверждении порядка приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования (высшие учебные заведения) Российской Федерации, учрежденные федеральными органами исполнительной власти» (в ред. Приказа Минобразования РФ от 09.02.2004 N 487)
Факт ознакомления абитуриента со свидетельством о государственной аккредитации вуза по выбранному направлению подготовки или специальности фиксируется в приемных документах и заверяется личной подписью абитуриента. В том же порядке подписью поступающего фиксируется также следующее: получение высшего профессионального образования впервые; ознакомление с датой представления оригинала документа об образовании; ознакомление с правилами подачи апелляции.
Представляется, что документы, подтверждающие ознакомление, должны также храниться в личном деле студента.