Нестандартные ситуации при заполнении трудовой книжки

Похоже, бумажные трудовые книжки еще нескоро покинут кабинеты кадровых служб. Норму о прекращении их ведения с 01.01.2027 из законопроекта в процессе обсуждения убрали, а сам законопроект, инициированный еще в 2018 году, до сих пор не передан в Правительство, хотя его собирались принять три года назад[1].

Все это позволяет нам полагать, что вопросы о ведении бумажных трудовых еще долго будут актуальны. В статье расскажем, как поступать, если вы столкнулись с нестандартной ситуацией.

Нужно ли вносить записи о работе, если работник проработал в организации менее 5 дней и уволился?

В социальных сетях журнала бурную дискуссию вызвал ответ, размещенный на портале Роструда. Консультант ведомства указал, что нельзя вносить в трудовую книжку записи о работе, если работник проработал в организации всего 3 дня, и за это может наступить административная ответственность. Читатели сочли такой ответ нелогичным: сведения в электронную трудовую книжку поступят (отчет ЕФС-1 нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после приема на работу), а в бумажной книжке записи не будет. Кто прав? Давайте разбираться.

По опыту автора статьи большинство ошибок в кадровой работе связаны с некорректным использованием терминологии. В данной ситуации сбивает с толку прижившееся разговорное выражение «электронная трудовая книжка», которым заменяют понятие «индивидуальный лицевой счет» (ИЛС). И это приводит к тому, что в понимании многих (причем как работников, так и кадровиков) ИЛС и выписка из него — это аналог бумажной трудовой книжки, поэтому сведения в них должны полностью совпадать.

СПРАВКА 
ИЛС — это электронный документ, в котором СФР хранит все сведения о стаже человека (трудовом, стаже службы в силовых ведомствах, периодах выполнения обязательств по договорам ГПХ). В ИЛС отражается также информация об:
• иных периодах (например, время ухода за неработающим гражданином, за ребенком-инвалидом или инвалидом I группы);
• местах работы/службы
• уплаченных страховых взносах.
На портале «Госуслуги» граждане могут получить выписку из ИЛС. В электронный документ попадают все сведения о трудовой деятельности (СТД), которые направляют работодатели в виде отчета (сначала СЗВ-ТД, теперь ЕФС-1).

Однако данные, записанные в трудовой книжке, и сведения, поступившие в СФР, могут не совпадать. Более того, трудовые книжки ведутся не на всех работников, которые заключили трудовой договор и на которых сдаются СТД. Например, на совместителей ведут трудовую только по их желанию (основные отличия в правилах ведения трудовой книжки и ИЛС — в таблице 1).

Императивная норма о том, что трудовые книжки ведутся только на работников, проработавших свыше 5 дней, закреплена не только в Порядке № 320н[2], но и в ст. 66 ТК РФ. А это уже требование Федерального закона, которое имеет первичное значение. Поэтому разделы Порядка № 320н, посвященные непосредственно записям о работе, не применяются, если работодатель вообще не обязан вести трудовую книжку.

Итак, если работник отработал в организации менее 5 дней и уволился, в его трудовую книжку никакие записи вносить не нужно. А вот подразделы 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятиями «ПРИЕМ» и «УВОЛЬНЕНИЕ» необходимо сдать (даже если был всего 1 день работы). И если за отработанные дни работнику была начислена зарплата, то они будут учтены при подсчете страхового стажа, в т. ч. льготного.

Многих читателей смущает, что следующие работодатели «не увидят» этот стаж в трудовой книжке и не учтут его при определении, например, надбавок за выслугу лет в определенной сфере. Да, это создает определенные трудности. Но в зачете такого стажа заинтересован сам работник, поэтому он может предъявить работодателю выписку из лицевого счета (форма СТД-СФР) или копии приказов о приеме и увольнении (которые он вправе запросить и получить в 3-дневный срок у бывшего работодателя).

СОВЕТ
1. Если работодатель боится ошибиться в подсчете стажа, можно ввести анкету, в которой работник будет отмечать наличие рабочих периодов, не зафиксированных в трудовой книжке (их потом нужно подтвердить справками или копиями приказов).
2. Если работник принят с понедельника, то запись о приеме в трудовую нужно сделать в пятницу (пятый день его работы). В этом случае сроки не будут нарушены:
• запись о приеме будет сделана не позднее 5 рабочих дней после приема;
• трудовая книжка начнет вестись на работника, проработавшего 5 дней (даже если он уволится в пятницу, этот день будет отражен в табеле учета рабочего времени).

Таблица 1
Отличия правил ведения трудовой книжки и ИЛС