Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств

Должен ли работодатель уведомлять о выборе способа ведения трудовой книжки работников, которые приняты на работу после 31 октября 2020 года (например, в ноябре 2020 года, феврале 2021 года и т. п.)?

На работодателей была возложена обязанность уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности (далее — СТД) в электронном виде, а также о праве работника выбрать вариант ведения трудовой книжки — бумажный или электронный.

Срок уведомления изначально был установлен в п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439-ФЗ), но в связи с длительной продолжительностью работы многих организаций в удаленном режиме был изменен с 30 июня 2020 года на 31 октября 2020 года включительно[1].

Специалисты Минтруда России разъяснили, что по истечении указанной даты обязанность работодателя по уведомлению о выборе способа ведения трудовой книжки отсутствует[2].

Извлечение

из письма Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16881

[…]

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в вашем письме, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а лишь содержит мнение специалистов[3].

[…] в соответствии с пунктом 2 постановления № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году» уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки осуществляется по 31 октября 2020 г. включительно.

Способ уведомления об изменениях в трудовом законодательстве работодатель определяет самостоятельно.

По истечении указанной даты обязанность работодателя по уведомлению о выборе способа ведения трудовой книжки отсутствует.

[…]

Таким образом, если работодатель принимает работников на работу уже после 31 октября 2020 года, уведомлять их о выборе способа ведения трудовой книжки он не обязан.

Работодатель должен составлять индивидуальное уведомление для каждого работника или можно составить одно общее для всех? Можно ли направлять уведомления на рабочую электронную почту работников или каждому работнику уведомление надо вручать лично под роспись?

Об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием СТД в электронном виде, работодатель обязан уведомить каждого работника в письменной форме.

Способы уведомления работодатель должен установить в локальном нормативном акте (далее — ЛНА), принимаемом с учетом мнения представительного органа работников (при наличии)[4].

Работодатель вправе предусмотреть в ЛНА, например, один из следующих способов уведомления:

• выдавать уведомления работникам лично под роспись;

• направлять уведомления по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;

• направлять уведомления на рабочую (корпоративную) электронную почту работников.

Специалисты Минтруда России подчеркнули: действующими нормами трудового законодательства определено, что о выборе способа ведения трудовой книжки должен быть уведомлен каждый работник, поэтому направление единого уведомления работникам не будет соответствовать трудовому законодательству[5].

Извлечение

из письма Минтруда России от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16878

[…]

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.

[…] действующими нормами трудового законодательства определено, что о выборе способа ведения трудовой книжки должен быть уведомлен каждый работник. В связи с чем направление единого уведомления работникам не будет соответствовать трудовому законодательству.

Как следует из указанных норм, подача заявления о выборе трудовой книжки возможна в письменной форме, подача в форме электронного документа отсутствует.

[…]

Способ уведомления об изменениях в трудовом законодательстве работодатель определяет самостоятельно.

[…]

Таким образом, работодатель должен подготовить индивидуальное уведомление для каждого работника. Конкретный способ уведомления работников работодатель вправе определить и установить самостоятельно в ЛНА.