Удаленная работа как норма

Мы разрабатываем программное обеспечение, а для этой отрасли удаленная работа уже давно является нормой. Скажу больше: первые годы команда «Полиматики» работала только удаленно. Но как только представилась возможность, мы собрались в одном офисе, и только около 10 % сотрудников работали удаленно. Большая часть — это разработчики и тестировщики, но где-то треть составляли продажи и маркетинг. Сейчас компания полностью работает на удаленке, хотя некоторым сотрудникам приходится бывать в офисе, например для технической поддержки работы инфраструктуры.

                               
Разработка программного обеспечения — это технологический процесс, и для доступа к некоторым этапам необходимо подключение через VPN при работе из дома. Но мы изначально были ориентированы на поддержку удаленной работы, поэтому выбор был сделан в пользу облачных решений (Office 365, SharePoint, C o n f l u e n c e  /  J i r a , Bitrix24). Это позволяет абсолютно бесшовно работать из любой локации, где есть Интернет.   

          
С аппаратным обеспечением не все так просто. При переходе на массовую удаленку оказалось, что не у всех дома есть компьютеры необходимых характеристик, поэтому мы предоставляем технику с оформлением необходимых документов. У нас нет строгого контроля рабочего времени. Наша компания небольшая, и вклад каждого важен и заметен. Наши усилия сейчас направлены на создание общего информационного поля и синхронизацию. Для этого мы проводим ежедневные стендапы по 20 минут для технического и коммерческого департаментов. Это позволяет увидеть прогресс по выполняемым задачам. Отдельно мы прописали регламенты удаленной работы (например, в течение какого времени нужно ответить на электронную почту). В таких экстремальных условиях важно сохранить предсказуемость бизнеспроцессов.

Для рабочего общения мы используем два основных инструмента — Slack и Zoom. Вообще не представляю, как мы работали до появления Slack. В этом мессенджере отражается вся
жизнь нашей компании, начиная от поздравлений с днем рождения и заканчивая обсуждением технических тонкостей новой версии продукта.

Можно создавать любые рабочие группы, открытые и закрытые обсуждения. Его ценность, в отличие от электронных писем, — в возможности оперативно дать обратную связь
в неформальном виде. Но и электронные письма остаются важным компонентом корпоративного общения (например, для постановки задач). В Zoom мы проводим стендапы, демонстрации продукта. Мы работаем над тем, чтобы добавить видео в наши встречи (например, планируем провести конкурс на лучший виртуальный фон). 

 Переход на удаленку в таком объеме — это вынужденная мера. Мы, как компания, которая работала в разных форматах, с уверенностью можем сказать, что ничто не заменит
личного общения и нахождения в коллективе. Часто о важных вещах мы узнаем случайно, услышав диалог коллег по дороге к рабочему месту.
Такую синхронизацию трудно обеспечить удаленно. Но есть и преимущества в работе из дома как для сотрудников, так и для работодателей. Во всем важен здравый смысл.
После того как карантин закончится, мы планируем сохранить офис и всех вернуть после отмены ограничений.  У нас очень дружный коллектив.

ПАМЯТКА ОТ КОМПАНИИ «ПОЛИМАТИКА»
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭКСТРЕННОЙ УДАЛЕННОЙ РАБОТЫ ДЛЯ ЛЮБОГО БИЗНЕСА

• Определите критически важный персонал, который должен работать для поддержания всех услуг и продуктов. Убедитесь, что у него есть все ресурсы для удаленной работы (ноутбуки, мобильные телефоны, проверенные учетные данные для удаленного подключения, возможность локальной печати, локальный доступ в Интернет, достаточный для доступа к необходимым системам вашей компании, доступ к важным телефонным номерам для помощи и поддержки).

• Рассмотрите возможность краткосрочной аренды, если ваш критически важный персонал еще не оснащен ноутбуками. Некоторые провайдеры предлагают аренду сроком на шесть месяцев из-за ситуации с COVID-19. 

• Пересмотрите свою схему обеспечения непрерывности бизнеса и убедитесь, что у вас есть план обеспечения долгосрочной полной
доступности системы и полной дистанционной работы персонала. В большинстве планов обеспечения непрерывности предполагается некоторая ограниченность или недоступность
основных систем компании, что может привести к «ручным» процессам.

• Создайте возможности удаленной видео- и аудиоконференцсвязи для совещаний команды (Slack, Skype, Whatspp, Viber, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet и др.).

• Продолжайте управлять персоналом и убедитесь, что у него есть методика, как измерять производительность удаленного работника, задачи и назначения, а также доступ
к расписанию для отчетности по времени. Если каким-то сотрудникам нужно вернуться в офис, чтобы загрузить/распечатать/документировать дела, рассмотрите возможность выполнения этих функций из места удаленной работы.

• Обеспечьте IТ-службу для поддержки удаленной работы всей компании за счет ваших ресурсов или организуйте помощь за счет сторонней техподдержки.

• Информируйте персонал об использовании VPN и объясните, когда он сможет получить доступ к ресурсам компании через собственный Интернет и доступ к информации через VPN.

• Рассмотрите использование электронной подписи (e-Signature), чтобы убедиться, что вы можете подписывать необходимые документы, контракты и тому подобное.

• Обратитесь к поставщикам ПО и онлайн-сервисов с просьбой о временной лицензии или расширении количества пользователей по причине пандемии.