Электронное кадровое делопроизводство: старт эксперимента — 2020

На дворе XXI век, руководство страны взяло курс на цифровизацию документооборота: работают многофукциональные центры «Мои документы», можно произвести электронную запись в поликлинику, ЗАГС, ГИБДД, получить налоговые уведомления на сайте ФНС России и там же оплатить налоги, а штрафы — на портале госуслуг (и не только). Отчетность в УФНС России и ПФР тоже отправляется в электронной форме. Бумажные трудовые книжки теперь дублируются электронными (то есть сведениями о трудовой деятельности), а у части работников будут заменены только на электронные.

Кадровое делопроизводство тоже постепенно должно быть переведено на более высокий, цифровой уровень, что позволит уменьшить количество оформляемых кадровиками бумаг и — надеемся — сократить объем работы кадровиков.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту 2018 года[1] признан неудачным: Минтруд РФ в своем Комментарии о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде от 19.10.2018 высказал мнение, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Законодатели продолжают разрабатывать идею электронного кадрового документооборота (далее — ЭКДО) во вступившем в силу с 05.05.2020 Федеральном законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее — Федеральный закон № 122-ФЗ). Эксперимент будет проводиться по 31 марта 2021 года.

УЧАСТНИКИ ЭКСПЕРИМЕНТА

Законопроектом предусматривается привлечение к эксперименту — исключительно на добровольной основе — отдельных работодателей, их работников и кандидатов на работу к ним[2].

Участником эксперимента является также Минтруд России как орган, который:

• осуществляет методическое сопровождение эксперимента, включая методическое сопровождение деятельности работодателей по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой;

• утверждает Положение о порядке проведения эксперимента, на базе которого работодатели-участники будут определять свой перечень документов, задействованных в эксперименте;

• формирует и утверждает перечень работодателей-участников;

• представляет в Правительство России доклады о результатах проведения эксперимента, а также предложения о внесении изменений в законодательство в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

СУТЬ ЭКСПЕРИМЕНТА

1. Использовать в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документы, связанные с работой, в отношении которых трудовым законодательством России предусмотрено:

• их оформление на бумажном носителе

• и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись.

2. Осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении бумажных трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников.

Перечень документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент, в каждой отдельно взятой организации участники утверждают самостоятельно — с учетом Положения о порядке проведения эксперимента, утвержденного Минтрудом России.

Задачи, стоящие перед участниками:

• выявить наличие имеющихся условий и создать потенциально возможные условия для использования в сфере труда электронных документов, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и соискателем на работу;

• подготовить свои предложения о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство о занятости населения в части использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Оформление участия в эксперименте:

• работодатель подает в Минтруд России заявку на участие в эксперименте;

• решение о начале эксперимента, об участвующих в нем процедурах и документах может быть оформлено как приказом, так и ЛНА, например положением о проведении эксперимента по цифровизации кадрового делопроизводства. Мы полагаем, что в данном случае оптимальным является издание ЛНА, имеющего ограниченный период действия (не более чем до 31 марта 2021 года), поэтому далее мы будем называть этот документ «ЛНА об эксперименте»;

• дату начала проведения эксперимента в организации работодатель определяет самостоятельно (однако с учетом Положения Минтруда России о порядке проведения эксперимента).

Необходимые процедуры до начала проведения эксперимента

1. Утвердить (непосредственно в тексте ЛНА об эксперименте либо приложением к нему) перечень видов документов, связанных с работой, то есть прежде всего кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент.

2. При необходимости — определить структурные подразделения, которые будут участвовать в эксперименте. Разумеется, это все кадровые подразделения (например: департамент персонала, отдел кадрового администрирования, отдел компенсаций и бенефитов), бухгалтерия, IT-подразделение, а также структурные подразделения организации, занимающиеся ее основной деятельностью.

Если иное не будет установлено Положением Минтруда России, задействовать в эксперименте можно как все подразделения организации, так и часть их выборочно — по усмотрению работодателя.

3. Уведомить каждого работника не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента в письменной форме:

• о проведении эксперимента;

• праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте либо отказаться от участия в эксперименте.

По нашему мнению, уведомление работников может быть произведено как путем вручения им индивидуальных уведомлений либо уведомлений по подразделениям, так и путем ознакомления с ЛНА об эксперименте. В последнем случае письменное заявление работников может быть включено в лист ознакомления с ЛНА об эксперименте (пример).

4. Сформировать список работников, которые получили предложение об участии в эксперименте и письменно дали свое согласие.

5. Провести аудит ЛНА в организации и при необходимости принять или внести в те ЛНА, которые связаны с проведением эксперимента, соответствующие изменения[3].

По всей видимости, понадобится внесение изменений в локальное положение о персональных данных в части порядка обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников.

Если в организации уже имеется ЛНА об использовании электронной подписи работодателем и работником, в него также следует внести изменения в соответствии с положениями ч. 2–3 ст. 7 Федерального закона № 122-ФЗ. Если такого ЛНА нет, то все необходимые нюансы следует отразить в ЛНА об эксперименте.

6. Ознакомить работников под подпись с ЛНА об эксперименте и с изменениями, внесенными в связи с проведением эксперимента в другие ЛНА.

7. При наличии в организации представительного органа работников и коллективного договора — подготовить изменения в коллективный договор (при необходимости).

8. В целях создания, использования и хранения электронных кадровых документов создать либо обеспечить возможность использования уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России»[4].

Процедуры в процессе эксперимента:

• вновь принимаемых на работу работников до подписания трудового договора ознакомить с ЛНА об эксперименте (аналогично уведомлению и согласию работников). При этом отказ соискателя от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора;

• обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.