Как оптимизировать работу по переходу на электронные трудовые книжки

2020 год — переходный год, в течение которого задачей кадровиков является подготовка к переходу на электронные трудовые книжки. С 2021 года все работники разделятся на три группы:

• работники, которым мы продолжим вести бумажные трудовые книжки;
• работники, которые заберут у работодателя бумажные трудовые книжки и перейдут на электронные, то есть на сведения о трудовой деятельности (далее — СТД);
• работники, у которых не будет бумажных трудовых книжек, поскольку они впервые трудоустроятся после 2020 года.

С последней категорией у нас тоже могут быть проблемы: некоторым из них придется объяснять, почему это им не оформляются «нормальные» трудовые книжки. Но гораздо больше забот и хлопот у нас будет с первыми двумя категориями.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439) предписано в течение 2020 года осуществить целый ряд мероприятий[1].

Однако все ли предписанные мероприятия должны лично и непосредственно выполнять сотрудники кадровых служб? Ответ на вопрос зависит от того, что именно нужно сделать и является ли кадровик только исполнителем или опытным организатором. Давайте попробуем разобраться.

Итак, что же работодатели должны выполнить в 2020 году.

1. Принять или внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости)

Провести аудит кадровых ЛНА могут, разумеется, только кадровики. Цель такого аудита — выявить в ЛНА все нормы, где есть упоминания о трудовых книжках, и дополнить их указанием на СТД, как это сделано в ст. 1 Федерального закона № 439. Для полной уверенности в правильности новых формулировок можно привлечь к этому сотрудников юридического отдела.

2. Внести изменения в коллективный договор (при необходимости)

Подготовить и обсудить изменения с представителями профсоюзной организации — это тоже дело кадровиков. Вполне вероятно, что и к этой работе нужно будет привлечь юристов.

3. Обеспечить техническую готовность к представлению СТД в Пенсионный фонд России

Конечно, мы тоже будем этим заниматься, но следует привлечь и IT-подразделение, оформив это отдельным пунктом в приказе о мероприятиях по подготовке к переходу на электронные трудовые книжки. Отметим, что подобный приказ не является обязательным, особенно если всю работу по подготовке к переходу кадровики возьмут на себя. Но если нужно задействовать другие подразделения и их руководителей, то приказ необходим, чтобы указания исходили не от отдела кадров (необязательный характер), а от руководителя организации.

4. Выделить адрес электронной почты

Работодатели будут обязаны предоставить работникам СТД за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении — в день прекращения трудового договора;
• после увольнения (не полученные при увольнении) — также не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.