Как кадровику начать делопроизводственный год

ЗАВОДИМ НОВЫЕ РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ФОРМЫ

С января начинается новый делопроизводственный год. Если в вашей организации принято вести регистрацию и учет документов в журналах (книгах) на бумажном носителе, то поступившие в январе документы и изданные приказы нужно регистрировать уже в новых регистрационных формах.

Поэтому в первые дни января следует оформить новые журналы регистрации и учета.

Напомним правила оформления таких журналов:

1) все листы журнала прошивают;

2) листы от начала до конца пронумеровывают;

3) на задней странице обложки, захватив концы прошивки, наклеивают листок с заверительной надписью, переходящей на саму обложку:

Нормативные акты не содержат перечня реквизитов, которые должны быть отражены в регистрационных формах. По внесенным реквизитам вам должно быть удобно искать и идентифицировать документ. Вот минимальный набор реквизитов, который позволяет недвусмысленно описывать конкретный кадровый документ, фиксировать дату его создания или получения:

• регистрационный номер документа;
• дата регистрации (издания, получения или выдачи);
• заголовок (краткое содержание документа);
• примечание.

Какие дополнительные графы организация может включить в регистрационный журнал по своему усмотрению, можно посмотреть в таблице:

Если массив документов большой, а электронной регистрации нет, очень полезной может оказаться графа, в которой записывается результат исполнения документа («издан приказ», «отправлен ответ», «создана комиссия», «отказано в просьбе» и т. п.).

Законодательство позволяет работодателю самостоятельно разработать для себя порядок регистрации приказов, заявлений, уведомлений и другой кадровой документации. Возможно, в вашей компании существует локальный нормативный акт, который содержит правила делопроизводства. В этом акте могут быть утверждены и регистрационные формы.

ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

Скорее всего, рабочие полки вашего шкафа заняты сейчас делами, заведенными в прошлом, 2019 году. Эти дела нужно переложить в оперативный архив.

Дела оперативного архива специально не оформляются. Просто каждое дело (папку с документами) нужно закрыть: поместить в него документы последних дней 2019 года и составить внутреннюю опись (пример 1), если дело подлежит долгосрочному хранению, то есть более десяти лет.

А вот дела с документами 2016 года из оперативного хранения выводятся, и их нужно оформить для архива. При этом документы временного хранения (до 10 лет) остаются в кадровом подразделении и в архив организации не передаются. Их даже не нужно специально оформлять: листы не нумеруют, опись документов внутри дела не делают, металлические крепления не снимают — оставляют дела в скоросшивателях или папках как есть.

Когда срок временного хранения истечет, составляют акт выделения дел к уничтожению. Проверьте, срок хранения каких документов уже истек. Если в деле собирались документы нескольких лет (так называемые переходящие дела — например, дело с трудовыми договорами работников), то срок хранения определяют по последнему документу.

Дела 2016 года с документами, которые должны храниться 50 лет, оформляют для длительного хранения и сдают по сдаточной описи в архив организации заведующему архивом.

Работу с оформлением архивных документов желательно провести в январе, хотя в нормативных актах конкретного срока не установлено.