Нужны ли печати в трудовых книжках?

Все уже привыкли к тому, что записи, внесенные в трудовую книжку работника, заверяются печатью работодателя или кадровой службы. Однако в связи с отменой обязанности иметь печать для организаций некоторых организационно-правовых форм (например, ООО и АО) возникла неопределенность: обязаны ли они при отсутствии печати проставлять ее в трудовых книжках работников? Этот вопрос волнует многих кадровиков и бухгалтеров, занимающихся кадровым делопроизводством.

С целью устранения такой неопределенности Минтруд России издал Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Разъяснение; Правила; Постановление № 225).

Разъяснение утверждено Приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 589н, который вступил в силу 27.11.2016 (далее — Приказ № 589н).

Кроме того, Приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н внесены изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция; Приказ № 588н).

Этим документом предусмотрены изменения в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции, согласно которым на первой странице (титульный лист) трудовой книжки, а также на внутренней стороне обложки трудовой книжки печать проставляется только при ее наличии. То есть, если печати у организации нет, то и проставлять ее в трудовой книжке не нужно.

ОТМЕНА ПЕЧАТЕЙ ДЛЯ ООО И АО

Согласно ст. 2 и 6 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Федеральный закон № 82-ФЗ) для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО), отменена обязанность иметь печать. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. Следовательно, отсутствие в уставе ООО и АО указания на наличие печати освобождает общество от обязанности по ее применению.

В силу прямого требования федерального закона печать обязаны иметь, в частности:

• государственные и муниципальные унитарные предприятия[1];
• некоммерческие организации[2];
• товарищества собственников жилья (ТСЖ)[3].

Таким образом, начиная с 07.04.2015[4] организации, созданные в организационно-правовой форме ООО и АО, вправе, но не обязаны иметь печать.

КАКИЕ ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ НУЖНО ЗАВЕРЯТЬ ПЕЧАТЬЮ РАБОТОДАТЕЛЯ?

В трудовой книжке работника печатью нужно заверять сведения о работнике, внесенные перед периодом работы (или в период работы, если это вкладыш), а также записи за период работы у данного работодателя, а именно:

• на титульном листе (если трудовая книжка оформляется работнику впервые)[5];
• в разделе «Сведения о работе» (о выполняемой работе, переводах, совместительстве (по желанию работника), увольнении);

Примечание. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника[6].

• в разделе «Сведения о награждении»;

Примечание. При увольнении работника записи в данном разделе заверяются печатью и подписями в том же порядке, что и в подобной ситуации в разделе «Сведения о работе».

• на внутренней стороне обложки трудовой книжки[7].

Примечание. Записи вносятся при изменении сведений о работнике, приведенных на титульном листе трудовой книжки (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т. п.), если изменения произошли в период работы у данного работодателя. Кроме печати, такие записи заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица (например, специалиста по кадрам)[8].

Отметим, что согласно требованию абзаца 4 п. 41 Правил приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть:

• пронумерованы;
• прошнурованы;
• заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Печать организации проставляется на указанных книгах учета в случае наличия у организации печати[9].

До недавнего времени на практике существовала неопределенность относительно того, обязаны ли ООО и АО, у которых отсутствует печать, проставлять ее в трудовых книжках работников, поскольку:

а) согласно изменениям, внесенным Федеральным законом № 82-ФЗ, ООО и АО не обязаны иметь круглую печать;

б) случаи, когда организации должны иметь печать, могут быть предусмотрены только федеральными законами;

в) Правила, утвержденные Постановлением № 225, а также Инструкция, в которых содержатся требования о проставлении печатей в трудовых книжках, являются подзаконными актами.

По мнению Роструда

До появления приказов Минтруда России (зарегистрированы в Минюсте России, следовательно, являются нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения; вступили в силу с 27.11.2016) специалисты Роструда высказывали мнение, что заверять печатью работодателя записи в трудовой книжке обязательно, поскольку это требование нормативных актов о порядке ведения трудовой книжки, изданных на основании федерального закона — Трудового кодекса РФ, и эта обязанность остается у работодателя и с учетом того, что требование о наличии печати для отдельных организаций отменено[10], а индивидуальному предпринимателю печать не требуется (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Извлечение

из письма Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Данные документы являются подзаконными актами.

Обязанность заверять печатью записи в трудовой книжке предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, по нашему мнению, требование заверять печатью записи в трудовой книжке считать обязательным.

Получается, по мнению Роструда, что для заверения записей в трудовых книжках работников работодатели в любом случае должны использовать печать. То есть ООО и АО необходимо иметь печать даже несмотря на то, что закон отменил для них обязательность ее применения.

Согласно нормативным правовым актам Минтруда России

Минтруд России придерживается другой точки зрения по данному вопросу, и содержится она в Разъяснении, утвержденном Приказом № 589н.

Так, Минтруд России указал, что в связи с отменой обязанности для ООО и АО иметь печать ее проставление на первой странице трудовой книжки, на вкладыше в трудовую книжку и в иных предусмотренных Правилами случаях, осуществляется при наличии печати.

Иными словами, если у работодателя есть печать и он не отказался от ее применения, то проставлять ее в трудовой книжке работника необходимо.

Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил), и в этом случае печать в трудовой книжке работника проставлять не нужно.

Подчеркнем еще раз, что Приказ № 589н, которым утверждены Разъяснения, является нормативным актом, зарегистрированным в установленном порядке в Минюсте России[11]. Следовательно, Разъяснения Минтруда России носят нормативный характер и обязательны для применения организациями и их должностными лицами.

В противоположность приказам Минтруда, прошедшим государственную регистрацию в Минюсте России, письма различных ведомств (в т. ч. Роструда) нормативными актами не являются[12].