Какими формами документов пользоваться в организации?

МОЖНО ЛИ ПРИМЕНЯТЬ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ, УТВЕРЖДЕННЫЕ ГОСКОМСТАТОМ?

С 1 января 2013 г. коммерческие организации должны утверждать новые унифицированные формы кадровых документов. Может ли наша организация продолжать работать с прежними формами (из-за компьютерных программ), добавив в них поле для расшифровки подписи? Нужно ли издавать приказ о применении в организации прежних унифицированных форм? Как его правильно составить?

Заметим, что не только коммерческие, но и некоммерческие негосударственные организации должны самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов бухгалтерского учета, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, предусматривающие какие-либо выплаты работникам (заработную плату, отпускные, командировочные, оплату за работу в выходные дни, оплату за выходные (например, донорские) дни и т. п.).

Разумеется, можно продолжать пользоваться теми же формами, которые применялись до 2013 г., однако необходимо издать приказ об утверждении форм приказов для применения в организации, а сами формы распечатать и в качестве альбома форм приложить к приказу.

КАК УТВЕРДИТЬ ЛОКАЛЬНЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ? 

С января действует закон, упразднивший унифицированные формы документов. Но, тем не менее, ими можно продолжать пользоваться, если издать соответствующий приказ. Как он должен выглядеть?

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

При издании приказа о введении в действие (утверждении) инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), одним из приложений к которой является Альбом, издание отдельного приказа о введении в действие последнего не требуется. Приказ о введении в действие Альбома приведен в примере.

При введении в обращение новых форм документов (помимо предусмотренных Альбомом) об этом, как правило, издается соответствующее распоряжение. Такого же порядка мы рекомендуем придерживаться и при изъятии из обращения форм документов, предусмотренных Альбомом (в том числе в связи с их упразднением, заменой новыми и т. п.).

Пример

Фрагмент приказа об утверждении альбома форм документов

...

О введении в действие Альбома форм документов

       В целях совершенствования документационного обеспечения управления повседневной деятельностью организации, установления единого порядка применения форм документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. Ввести в действие с 1 января 2013 г. Альбом форм документов (прилагается), в составе которого применять и унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

       2. Начальнику отдела документационного обеспечения управления А. Б. Волковой не позднее 23 декабря 2013 г.:

       2.1. Провести с руководителями подразделений организации инструктивно-методическое занятие о порядке применения форм документов, предусмотренных Альбомом форм документов, в повседневной деятельности соответствующих подразделений.

       2.2. Обеспечить автоматизированные рабочие места руководителей подразделений организации электронными копиями Альбома форм документов.

       3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по управлению Е. Д. Григорьеву.

       Приложение: по тексту, на 100 л.

...

И. В. Журавлева, юрист, автор и преподаватель «Школы Кадровика» при Институте повышения квалификации ИКТ; М. Ю. Рогожин, эксперт