Юлия писал(а):

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации:


Обязательные локальные нормативные акты
Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

● Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

● Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.

● Инструкция по технике безопасности.

● Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

● График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).

● График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.

● Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.



Факультативные локальные нормативные акты
Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

· положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;

· должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;

· инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;

· альбом форм документов по учету кадров;

· положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;

· положение о персонале;

· коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.



Документы, оформляющие отношения с работниками и содержащие информацию о них

К таким документам относятся:

· прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;

· далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;

· личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;

· трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.



Приказы по кадрам
Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

· о приеме работника на работу – форма Т-1;

· о приеме работников на работу – форма Т-1а;

· о переводе работника на другую работу – форма Т-5;

· о переводе работников на другую работу – форма Т-5а;

· о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;

· о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;

· о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;

· о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;

· о направлении работника в командировку – форма Т-9;

· о направлении работников в командировку – форма Т-9а;

· о поощрении работника – форма Т-11;

· о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

· о совмещении должностей (профессий);

· о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;

· о возложении взысканий;

· о досрочном снятии взысканий;

· об изменении персональных данных работника;

· о присвоении разряда;

· о привлечении к сверхурочным работам;

· о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;

· о дежурствах;

· об установлении или снятии персональных надбавок;

· об изменении режима работы.



Приказы по основной деятельности и другие документы
Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

· об утверждении штатного расписания;

· о внесении изменений в штатное расписание;

· о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;

· о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;

· об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Марина писал(а):

тупой вопрос! Простите, только начинаю весть кадры...:(
Где и как регистрируются приказы издаваемые в произвольной форме???

Дарина писал(а):

У меня отдельный журнал по регистрации приказов(назвала по общей деятельности). В нем регистрируются приказы, которые издаются чисто в службе персонала