Пункт 4 ст. 13 Закона N 255-ФЗ содержит перечень документов, которые необходимо представить для назначения и выплаты пособий:
- листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по установленной форме;
- сведения о заработке (доходе);
- данные, подтверждающие страховой стаж.
Работодатель должен представить в территориальный орган ФСС РФ документ, которым определен страховой стаж работника, - это протокол в произвольной форме об установлении страхового стажа. Как правило, комиссия по установлению страхового стажа состоит из 3 человек:
- руководителя организации (на малых предприятиях - директора);
- начальника отдела кадров (главного бухгалтера);
- инспектора отдела кадров (офис-менеджера).
На практике в некоторых территориальных органах ФСС РФ требуют копии трудовых книжек, в то время как в других не запрашивают даже протокола о страховом стаже. Независимо от того, надо ли представлять в территориальный орган ФСС РФ протокол об установлении страхового стажа при камеральной проверке, его необходимо иметь на предприятии, так как при выездных проверках организация должна документально подтвердить расчет больничных. ФСС РФ регулярно проводит проверки предприятий - раз в два года.
Кадровой службе организации целесообразно разъяснить работникам новые правила подтверждения страхового стажа, чтобы они могли заранее собрать необходимые документы, особенно это важно для работников, которые:
- были зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей;
- занимались частной адвокатской практикой;
- вели охранную деятельность;
- отбывали наказание в местах лишения свободы.
По всей видимости, сбор письменных доказательств страхового стажа потребует много времени и сил, тем более что справки в большинстве случаев платные.
Самым сложным моментом в работе бухгалтера является соблюдение установленных сроков. Согласно ст. 15 Закона N 255-ФЗ работодатель назначает пособие в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Выплата осуществляется в ближайший после назначения пособия день выдачи заработной платы. В случае если работник принес больничный лист, а дополнительные документы еще не готовы, отказать в приеме или оплате листка нетрудоспособности нельзя. Если в отведенные законом 10 календарных дней дополнительные документы не представлены, то бухгалтер предприятия должен определить страховой стаж и сделать расчет пособия исходя из имеющихся данных, а после представления дополнительных документов - его перерасчет. В данном случае необходимо оформить новый протокол об определении страхового стажа.
Возможно, что в некоторых случаях дополнительные документы не понадобятся. Подпунктом 1 п. 1 ст. 7 Закона N 255-ФЗ определено, что застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 лет и более, пособие выплачивается в размере 100% среднего заработка. Если такое количество лет "набирается" по трудовой книжке, то работнику нецелесообразно представлять документы, подтверждающие страховой стаж.
Конечно, при проверках специалисты территориального органа ФСС РФ могут выявить недостатки в оформлении трудовых книжек, исключить тот или иной период из страхового стажа, а значит, снизить размер пособия. Поэтому работникам кадровой службы организации необходимо принять меры для исправления нарушений.
В целом Правила, определяющие новый порядок подсчета страхового стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, носят более прогрессивный характер, отражают изменившуюся экономическую ситуацию в стране, так как теперь размер пособия не зависит от наличия и длительности перерывов в работе, а также причин увольнения.