ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Дата введения
«07» апреля 2010г.

«Положение о документообороте»

Тип документа: 1
Стандартизирующий документ № приказа, дата утверждения 01.02./57 07.04.2010г.
0
Распорядительный документ
0
Организационный документ Дата создания: 06.04.10

Ответственный разработчик: Заместитель исполнительного директора Авдеева Н.В.
Область применения: Общество с ограниченной ответственностью «Курганское автотранспортное предприятие» г. Курган, проспект Конституции, 29 «б»

Цель: Данное положение определяет основные правила ведения документооборота в Обществе.

Предназначение: Заместителям исполнительного директора, Директору филиала, Техническим директорам, Начальникам отделов, Секретарю.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения. Цель и область действия.
2. Типы и виды документов, применяемых в Обществе.
2.1. Стратегические документы.
2.2. Организационные документы.
2.3. Стандартизирующие документы.
2.4. Распорядительные документы.
2.5. Операционные документы.

3. Порядок разработки, подготовки и согласования документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Обработка входящих и исходящих документов и их передача.

4.2. Хранение документов.

4.3. Контроль исполнения документов.

1. Общие положения. Цель и область действия.
Цель (назначение) Настоящее Положение определяет основные правила ведения организационно-правового документооборота Общества для внутреннего использования.
Термины и определения Общество – ООО «Курганское АТП»
Документ - это информация, зафиксированная на электронном или бумажном носителе, имеющая непосредственное отношения к деятельности Общества.
Регистрация документов - фиксирование факта создания или поступления путем проставления на нем даты и номера, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Приказ - нормативный документ, утверждаемый исполнительным директором в целях приведения в исполнение принятых решений, документов.
Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений подразделений Общества.
Инструкция — нормативный документ, регламентирующий организационные, хозяйственные, финансовые и иные стороны деятельности Общества.
Срок действия Постоянный
Дата создания 06.04.2010 г.
Дата последнего обновления

1.1. Настоящее Положение является нормативным документом, устанавливающим
единую систему документирования и работы с организационно-правовыми
документами в Обществе, которые служат только для внутреннего использования.
1.2. Положение определяет основные правила подготовки, оформления, организации работы с документами, контроля исполнения и их хранения в подразделениях Общества.
1.3. Порядок и правила работы с документами, установленные Положением, обязательны для всех сотрудников Общества. Сотрудники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения. Ответственность за организацию и состояние документооборота в подразделениях несут их руководители или сотрудники, назначенные ответственными лицами за делопроизводство в данном подразделении.
2. Типы и виды документов, применяемых в Обществе. В Обществе создаются документы пяти основных видов:
2.1. Стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития Общества.
2.1.1. Стратегические документы – бюджет Общества на финансовый год, план движения денежных средств, прейскурант.
2.1.2. Бюджет Общества на финансовый год, план ДДС разрабатывается ежегодно, с учетом целей и задач развития Общества. Схема подготовки, согласования и утверждения бюджета следующая:
2.1.2.1. Руководитель отдела готовит бюджет Общества, план ДДС на следующий финансовый год не позднее 31 марта года следующего за отчетным. Согласовывает с аудиторской комиссией Общества.
2.1.2.2. Исполнительный директор утверждает бюджет Общества на следующий финансовый год, план ДДС и отправляет всем заинтересованным сотрудникам. Передает в Управляющую Компанию Общества.
2.1.2.3. Бюджет Общества, план ДДС являются операционным планом. Могут подвергаться корректировкам в течение года.
2.2. Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции Общества, организацию его работы, права и обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. В Обществе существуют следующие виды организационных документов:
2.2.1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность компании, ее взаимоотношения с другими компаниями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
2.2.2. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
2.2.3. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
2.2.4. Организационная структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.
2.2.5. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
2.2.6. Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
• Организация работы Общества;
• Взаимные обязанности работников и администрации;
• Предоставление отпусков;
• Прочие обязанности работодателя и работника
2.3. Стандартизирующие документы – документ, описывающий процессы, связанные с основной деятельностью Общества (процессный), либо несвязанную с основным бизнесом деятельность (непроцессный). Это документ, который стандартизирует работу в Обществе. Существуют следующие виды стандартизирующих документов:
2.3.1. Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений Подразделений Общества.
2.3.2. Инструкция – это нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.
2.4. Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества. Распорядительным документом в Обществе является приказ. Приказ – это нормативный документ, издаваемый исполнительным директором в целях приведения в исполнение принятых решений.
2.5. Операционные документы – это документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности Общества. К операционным документам относятся:
2.5.1. Служебная записка;
2.5.2. Протокол;
2.5.3. Отчет;
2.5.4. Письмо;
2.5.5. Другие.
3. Порядок разработки, подготовки и согласования документов.
3.1. Документы должны быть оформлены по формам принятым в Обществе.
3.2. Стратегические, организационные, стандартизирующие и распорядительные документы издаются только за подписью Исполнительного директора.
3.3. Операционные документы могут создаваться, передаваться и приниматься любыми другими сотрудниками, обозначенными в соответствующих приказах, инструкциях и других документах Общества.
3.4. Документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.
3.5. Последовательность действий и правила управления документацией.
3.5.1. Проект документа разрабатывает подразделение, сотрудник-инициатор либо, если инициатором является вышестоящее лицо, то сотрудником, назначенным Исполнительным директором.
3.5.2. Документ корректируется, согласуется с заинтересованными сотрудниками и утверждается у Исполнительного директора.
3.5.3. Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе, или руководитель подразделения, к которому относиться данный документ.
3.5.4. Данные о результатах выполнения действий, изложенных в документе и корректирующих и (или) предупреждающих действиях передаются ответственному лицу по контролю за выполнением действий, изложенных в документах.
3.6. Доступ к информации, работа с документами, содержащими коммерческую и служебную тайны.
3.6.1. Сотрудники Компании имеют различные полномочия по доступу к информационным ресурсам (в т.ч. документам). Категории пользователей и уровни доступа регламентируются приказом исполнительного директора.
3.6.2. Правила работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайны, а также контроль выполнения сотрудниками этих правил устанавливаются в соответствии с нормами, предусмотренными в Дополнительном Соглашении к трудовому договору «О сохранении служебной и коммерческой тайны».
4. Организация документооборота.
4.1. Обработка входящих и исходящих документов и их передача.
4.1.1. Под документооборотом понимается движение служебных документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи на архивное хранение. Документооборот включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри Общества, исполнение документов в подразделениях, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.
4.1.2. Обработка входящих документов заключается в их приеме, сортировке, регистрации и передаче адресату (исполнителю, руководителю подразделения и т.д.) Обработка входящих документов осуществляется Секретарем Общества в течение рабочего дня.
4.1.3. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрацию осуществляет Секретарь Общества.
4.1.4. Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, распорядительные, внутренние и исходящие – в день подписания.
4.1.5. Регистрация документов осуществляется в следующем порядке. Распорядительным документам в пределах каждого вида документа присваиваются порядковые номера, в соответствии с нумерацией, принятой по данному виду документа. При регистрации входящего и исходящего документов в правом нижнем углу заносятся регистрационный номер, дата регистрации. При поступлении оригинала входящего документа, полученного ранее в Обществе и уже зарегистрированного, ему присваивается тот же регистрационный номер.
4.1.6. Передача всех зарегистрированных документов внутри Общества производится на усмотрение исполнителя документа или его руководителя под расписку; факт передачи может фиксироваться в соответствующем документе или журнале.
4.2. Хранение документов.
4.2.1. Документы могут храниться в бумажном и электронном виде.
4.2.2. Стратегические, организационные, распорядительные и стандартизирующие хранятся до момента аннулирования, после аннулирования хранятся в архиве не менее 2-х лет.
4.2.3. Операционные документы хранятся не менее 1 года. Далее анализируются и не актуальные документы уничтожаются.
4.2.4. В бумажном виде документы должны быть разложены по папкам, с соответствующим названием, а также с обязательным реестром документов в папке.
4.2.5. В электронном виде документы должны быть разложены по папкам, с соответствующими названиями, а так же с обязательным реестром в электронном виде.
4.3. Контроль исполнения документов.
4.3.1. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений руководства Общества устанавливается с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, зафиксированных в документах.
4.3.2. Контроль исполнения документов осуществляется одновременно с исполнением документа и носит предупредительный систематический характер.
4.3.3. Контроль исполнения документов включает в себя:
 Постановку документа на контроль,
 Сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения поручений (резолюций),
 Доведение этой информации до руководителей, которыми давались поручения,
 Принятие необходимых мер по своевременному качественному исполнению документов, а в случае необходимости – внесение предложений о принятии мер дисциплинарного воздействия к нарушителям.
4.3.4. Обязательному контролю подлежит исполнение служебных документов, в которых определены сроки исполнения, либо имеются поручения или указания о подготовке и представлении докладов, ответов, предложений, заключений и выполнении других конкретных мероприятий.
4.3.5. Персональную ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины в подразделении несет его руководитель. Руководители подразделений при организации контроля исполнения поручений, приказов, стандартизирующих документов (или их отдельных пунктов) обязаны:
 Назначить должностных лиц, непосредственно осуществляющих контроль за исполнением служебных документов в подразделениях – ответственных за контроль исполнения (или осуществлять контроль самостоятельно);
 После получения документа, поставленного на контроль вышестоящим руководителем, незамедлительно дать поручение по его исполнению сотрудникам своего подразделения (или приступить к исполнению самостоятельно);
 Обеспечить своевременное предоставление ответственному за контроль исполнения информации о состоянии и результатах исполнения поручений, поставленных на контроль, или служебной записки на имя давшего поручение руководителя с обоснованной просьбой о продлении срока исполнения;
 При получении уведомления о неисполнении документов в установленный срок или некачественном их исполнении принимать все необходимые меры к устранению указанных недостатков;
 При убытии в командировку, отпуск и т.д. назначить должностное лицо, замещающее его в том числе по вопросам, связанным с осуществлением функций замещающего его, в том числе по вопросам, связанным с осуществлением функций организации контроля исполнения.
4.3.6. Непосредственный контроль исполнения документов в подразделении осуществляется его руководителем или сотрудником, назначенным ответственным за контроль исполнения.
4.3.7. Ответственные за контроль исполнения обязаны:
 Вести учет всех документов (или их отдельных пунктов), по которым даны поручения и установлены сроки исполнения;
 Иметь всю необходимую информацию о ходе исполнения контролируемых документов;
 Периодически напоминать исполнителям о приближении и истечении сроков исполнения документов и принимать все необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документов (поручений) или продлении срока в установленном порядке;
 Осуществлять предварительный анализ содержащейся в ответе (отчете, заключении) информации, проверять ее полноту и соответствие тому поручению, которое находиться на контроле, а также проверку правильности оформления и визирования подготовленного документа;
 Своевременно докладывать руководству о фактах нарушения сроков исполнения;
 Представлять руководству подразделения справку (устно или письменно) о неисполненных документах (поручениях) с указанием причин, при необходимости готовить соответствующие аналитические записки.
4.3.8. Снятие документа с контроля.
 Приказ, поручение (или их отдельный пункт) считаются выполненными при условии, если:
• Выполнены все установленные задания;
• Оформленная по всем правилам справка (отчет, ответ) со всеми необходимыми визами и за подписью ответственного исполнителя представлена соответствующему руководителю;
• Результаты рассмотрения контрольных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
• Заинтересованным организациям и лицам сообщены результаты рассмотрения.
 Решение о снятии документа с контроля принимается тем должностным лицом, которым было дано поручение по его выполнению. Техническую процедуру снятия документа с контроля осуществляет сотрудник, ответственный за контроль документа, занося всю необходимую информацию в Реестр задач.