Новые сроки хранения кадровых документов

Минюст России 6 февраля 2020 года зарегистрировал Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (регистрационный № 57449 в Минюсте России; далее — Перечень № 236). После официальной публикации документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

25 февраля 2020 года вступила в силу Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (регистрационный № 57488 в Минюсте России; далее — Инструкция № 237).

И Перечень № 236, и Инструкция № 237 являются нормативными правовыми актами, так как оба документа зарегистрированы в Минюсте России и, следовательно, подлежат обязательному исполнению. Соответственно, сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 50 лет, 75 лет и другие), установленные Перечнем № 236, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности[1].

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожать документы до истечения сроков их временного хранения запрещено, а в случае нарушения этого запрета законодательством для юридических и должностных лиц предусмотрена гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность[2], которая устанавливается за нарушения правил хранения и уничтожения документов, включающих, в частности:

• неправомерное уничтожение документов;
• утрату до истечения установленного срока хранения;
• нарушение правил комплектования, фондирования и т. д.;
• несоблюдение требований к условиям хранения (например, для кадровых документов это отдельные помещения или сейфы либо специально оборудованные закрывающиеся шкафы).

Гражданско-правовая ответственность носит компенсационный характер и выражается в необходимости возместить ущерб, причиненный утратой документов.

Административная ответственность установлена в виде штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб., который применяется в случае нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а за нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах, хранение которых является обязательным, — штрафа на должностных лиц обществ с ограниченной ответственностью или унитарных предприятий в размере от 2500 до 5000 руб., на сами такие организации — от 200 тыс. до 300 тыс. руб.

Уголовная ответственность предусмотрена за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности. Максимальная санкция — лишение свободы на срок до одного года.

Инструкция № 237 устанавливает[3], что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Инструкция № 237 особо подчеркивает[4], что сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним — таким образом, установленные Перечнем № 236 нормативы сроков распространяются как на бумажные, так и на электронные документы.

Для ряда сроков Инструкция № 237 содержит пояснения о том, что они означают:

• «постоянно» — для организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает обязанность хранения документов не менее 10 лет[5];
• «до ликвидации организации» — документы хранятся в любых организациях до их ликвидации, а при ликвидации организации подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации[6];
• «до минования надобности» — срок хранения документов определяет сама организация, но не менее одного года[7];
• «до замены новыми» — означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми[8].

Перечень № 236 стал короче, часть документов, не актуальных в настоящее время, в него не включены и, напротив, учтены новые документы, в частности, такие как сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Изменены либо установлены вновь сроки хранения для ряда документов. Для части документов длительного срока хранения срок приведен в соответствие со ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ (в ред. ст. 12 Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»)[9] — 75 лет → 50/75 лет.

В Перечне № 236 указано следующее. Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

По истечении этих сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности[10].