Архив исчез: что делать? Восстанавливаем кадровую документацию

ЧТО ОТНОСЯТ К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Каждой организации важно иметь полный пакет кадровой документации. Однако в законодательстве нет определения понятия «кадровые документы», также не установлен единый перечень таких документов.

Отчасти нас выручает Трудовой кодекс РФ и документы по организации архивной работы. Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1] кадровые документы обозначены в разделах 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение», а в Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций[2] — в разделе 1.1 «Классификация документов по личному составу». Исходя из этого, можно структурировать документы по личному составу следующим образом (схема).

В любой организации обязательно должен быть определенный список документов. Этого требуют Трудовой кодекс, профильное законодательство, а также практика кадрового делопроизводства. Приведем примерный перечень кадровых документов:

• коллективный договор (ч. 1 ст. 8 ТК РФ, ст. 9 ТК РФ);

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

• ЛНА:

- ПВТР (ст. 189 ТК РФ);

- положение о персональных данных работников (ст. 86, 87 ТК РФ);

- положение об оплате труда и премировании, если этих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

- ЛНА, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

- должностные инструкции;

- положения о структурных подразделениях;

• трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним (ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ);

• приказы и распоряжения, регулирующие трудовые отношения с работниками;

• графики сменности (ст. 103 ТК РФ);

• графики работы;

• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

• табель учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ);

• трудовые книжки и книги по их учету (например, ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п. 3 разд. I Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3] (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек));

• личная карточка работника (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

• документы, относящиеся к воинскому учету граждан (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 29.05.2019); Положение о воинском учете[4]);

• документы, полученные от работников (заявления, справки и т. д.);

• уведомления для работников от работодателя (например, о начале отпуска, предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте и т. д);

• акт об отказах работника выполнить требования работодателя (например, о непредоставлении объяснений работником по факту дисциплинарного проступка, об отказе с ознакомлением с приказами и т. д.);

• документы по охране труда.

ТИПОЛОГИЗИРУЕМ УТРАЧЕННУЮ КАДРОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

Перечень кадровых документов в той или иной организации может отличаться. Кроме этого, законодательство не регламентирует, например, порядок ведения личных дел, из-за чего невозможно создать универсальный алгоритм восстановления документов, которые были в личных делах работников. В связи с этим каждая организация, утратившая архив, сама определяет, какие именно документы и каким образом следует восстанавливать.

Чтобы упростить процесс восстановления, разделим кадровую документацию на два типа:

1) по источнику документов:

• документы из внешних источников;

• документы, созданные в организации;

2) по принадлежности документов:

• документы работников, работающих в организации на момент восстановления документации;

• документы работников, уволенных из организации.

В целом, процедура восстановления похожа на сбор досье на контрагента. Единственная разница в том, что основным источником сбора информации, копий справок и других документов будет работник. Информацию, полученную от третьих лиц, лучше не собирать, так как существуют ограничения, связанные с защитой персональных данных (ст. 88 ТК РФ).