Закрываем текущий год: что кадровик должен сделать в декабре

7 ВАЖНЫХ КАДРОВЫХ ДЕЛ, КОТОРЫЕ НУЖНО СДЕЛАТЬ В КОНЦЕ ГОДА

Дело № 1. Завершить составление и утвердить график отпусков

График отпусков обязателен для всех работодателей (исключение составляют только те, кто относятся к микропредприятиям, принявшим решение заменить ЛНА, штатное расписание и график отпусков трудовым договором по утвержденной Правительством РФ типовой форме).

При составлении графика отпусков соблюдаем 5 главных правил:

1) включаем в график всех работников, которые работают по трудовым договорам и планируют использовать ежегодный отпуск за второй и последующие рабочие годы;

2) планируем только ежегодные отпуска (основные и дополнительные), в том числе неиспользованные за прошлые рабочие годы остатки отпусков;

3) продолжительность отпусков рассчитываем в зависимости от сферы деятельности, статуса и условий труда работника;

4) учитываем пожелания работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для них время;

5) при делении отпуска на части соблюдаем ограничения (одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней) и заручаемся письменным согласием работников (либо просьбой, пожеланием, но обязательно в письменной форме) на разделение отпуска.

Для оформления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, а можно разработать и утвердить свой (локальный) бланк. В самостоятельно разработанную форму не обязательно включать графы, в которых отмечают фактические даты и информацию о перенесении отпуска. График отпусков — это плановый документ, поэтому важны только запланированные даты отпуска.

При разработке локальной формы целесообразно предусмотреть новые графы:

• «С графиком ознакомлен» — если в компании принято ознакамливать работников с графиком отпусков;

• «На разделение отпуска согласен» — если в графике предусмотрено деление отпуска на части.

Утвердить график нужно минимум за две недели до наступления нового года, то есть не позднее 17 декабря. При наличии профсоюза график отпусков проходит процедуру учета мнения профкома, поэтому в таком случае составляем график заранее, чтобы иметь достаточно времени на получение мотивированного мнения.

Дело № 2. Обновить приказ по организации воинского учета и согласовать план работы  

Если в компании работают военнообязанные, необходимо организовать воинский учет. Ежегодно в декабре нужно обновлять приказ об организации воинского учета граждан и составлять план военно-учетной работы на следующий год. Это требование зафиксировано в п. 39 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях» (утверждены Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017; далее — Методические рекомендации).

Составить указанные документы несложно. Генштаб обо всем позаботился и в Методических рекомендациях утвердил примерные образцы:

• в Приложении № 4 — вариант приказа «Об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе»;

• Приложении № 17 — вариант плана работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе.

Один экземпляр приказа и план работы на 2020 год направьте в военный комиссариат по месту нахождения компании. План требует согласования начальником военкомата. Процедуру согласования нужно провести перед началом очередного календарного года[1]. Обычно военкоматы принимают планы на согласование до 26 декабря, хотя в рекомендациях конкретного срока не установлено. План работы после согласования вам вернут для исполнения.

Если на вашей территории военного комиссариата нет, направьте план и приказ в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет.

Дело № 3. Оформить привлечение к работе в праздничные дни

Некоторые организации просто не могут позволить себе отдыхать в новогодние каникулы. Магазины, кафе, салоны красоты открываются уже через один-два дня после встречи Нового года, а то и сразу 1 января. Организации, обслуживающие городское хозяйство, оставляют дежурных на весь период праздников. Помните, что дежурство в офисе или дома — это такая же работа в праздничный день.

Если работники будут привлекаться к работе в праздничные дни (в том числе дежурить), необходимо соблюсти правила, установленные ст. 113 ТК РФ:

• согласовать факт привлечения к такой работе с профсоюзом (при наличии)[2];

• получить письменное согласие работника на работу в выходной день, при этом желательно, чтобы работник сразу определился с вариантом компенсации за выполнение такой работы (двойная оплата или другой день отдыха);

• издать приказ о привлечении к работе в выходной день.

Не забудьте, что при привлечении к работе в нерабочие праздничные дни инвалидов; женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет; матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет; работников, имеющих детей-инвалидов, и работников, осуществляющих уход за больными членами их семей (инвалидами I группы и престарелыми старше 80-ти лет), нужно:

• удостовериться, что это не запрещено им по состоянию здоровья;

• под роспись ознакомить каждого со своим правом отказаться от работы в такой день;

• получить их согласие.

Беременных женщин и несовершеннолетних работников ставить в график на нерабочие праздничные дни запрещено.

Составить график работы (дежурства) в праздники, учесть все ограничения и (или) издать приказ о привлечении к работе в нерабочие праздничные дни необходимо именно в декабре, до наступления новогодних каникул, чтобы вовремя ознакомить с ними работников.

[1] Пункт 39 Методических рекомендаций.