Логин:  Пароль: 
Поиск на форуме:
Расширенный поиск
buhgalter-info.ru
economist-info.ru
sekretar-info.ru
economist-info.ru
Журнал «Кадровые решения»

Голосование:

Как вы относитесь к возможной отмене трудовых книжек?




RSS

журнал учета трудовых книжек

Рубрика: Кадровое делопроизводство
Ответов: 210

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Анна Влада
Статус неизвестенАнна Влада
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 1068 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 80 −
#16[207898] 17 марта 2011, 19:02
Ситуация интересная! Я бы сделала так:
завела журнал учета ТК и на обложке указала бы НАЧАТ: (поставила бы ту дату, с которой Вы начали работать - вступление в должность), чтоб обезопасить себя в случае проверки.
Свиток: Заполнение журнала движения ТК и вкладышей к ним
Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.
Форма регистрации трудовых книжек
Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.
Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.
Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.
Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – «сумма в рублях».
Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.
Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.
Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной" формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

Заполнение граф книги учета
При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.
В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:
- в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней;
- в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.
Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.
Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.
Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.
В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.
Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).
Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.
В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.
Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).
Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.
Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.
Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.
Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:
• дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
• дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.
Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Порядок исправления записей
Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.
Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой "Исправленному верить" или "Исправлено в графе № ...", "Исправлено наименование должности" подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.
В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).
Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:
• книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;
• все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;
• книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;
• книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
• книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.
В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).
После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.
В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.

Никогда ничего не делай с первого раза, иначе никто не оценит как это было сложно!!!
URL=http://smajliki.ru/smilie-538836999.html]cdf1b1f1acb114047106e6772f634698.gif[/URL]
Оксана
Статус неизвестенОксана
[e-mail скрыт]
Россия, Самара
Написал 29 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#17[208031] 18 марта 2011, 10:00
с датой начала журнала понятно, а с какого номера мне начать вписывать сотрудников? с "1" или "89",т.к. неправильный журнал закончился на 88 номере?
Лучшая косметика для женщины - это водка, влитая в мужчину.
Оксана
Статус неизвестенОксана
[e-mail скрыт]
Россия, Самара
Написал 29 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#18[208168] 18 марта 2011, 13:15
Кто-нибудь подскажите, ответ
Лучшая косметика для женщины - это водка, влитая в мужчину.
Катер
Статус неизвестенКатер
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, СПб
Написал 2281 сообщение
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 60 −
#19[208298] 18 марта 2011, 16:43
Новый журнал - новая нумерация.
Господи, дай мне душевный покой, чтобы принять то, что я не могу изменить, дай силы изменить то, что могу, и мудрость, чтобы отличить одно от другого.
Оксана
Статус неизвестенОксана
[e-mail скрыт]
Россия, Самара
Написал 29 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#20[208310] 18 марта 2011, 16:59
не хочу показаться наглой, но, может быть, кто-то еще выскажется как поступить мне в днной ситуации
Лучшая косметика для женщины - это водка, влитая в мужчину.
msmaiorka
Статус неизвестенmsmaiorka
rsp_personal@mail.ru
Российская Федерация, Солнечногорск
Написал 424 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 12 −
#21[208322] 18 марта 2011, 17:27
Однозначно новая нумерация. И в хронологическом порядке поступления аккуратненько вписываем туда все трудовые книжки работающих сотрудников.
14_31b_5069F640_RpjsikuPRkokosiku_0_.gif
натали
Статус неизвестеннатали
nat-a-ly@mail.ru
Российская Федерация, Курск
Написал 11079 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 447 −
#22[208323] 18 марта 2011, 17:29
В новой журнал Вы переносите книжки работающих сотрудников - №1, 2,... Старый журнал оформляете на хранение в архив.
Анна Влада
Статус неизвестенАнна Влада
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 1068 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 80 −
#23[208328] 18 марта 2011, 17:44
Оксана писал(а):
с датой начала журнала понятно, а с какого номера мне начать вписывать сотрудников? с "1" или "89",т.к. неправильный журнал закончился на 88 номере?
Я Вам скинула свиток, прочтите. Я даже выделила жирным шрифтом, что нумерация должна быть с единички!
Никогда ничего не делай с первого раза, иначе никто не оценит как это было сложно!!!
URL=http://smajliki.ru/smilie-538836999.html]cdf1b1f1acb114047106e6772f634698.gif[/URL]
Оксана
Статус неизвестенОксана
[e-mail скрыт]
Россия, Самара
Написал 29 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#24[208647] 21 марта 2011, 12:30
Анюта, за свиток спасибо..не заметила сначала. а как быть тогда с теми сотрудниками, которые приняты до моего всупления в должность (до августа). их я уже не смогу вписать...они же не вписывались в старый журнал на момент приема..напоминаю, старый журнал велся неправильно, туда вписывалсиь сотрудники,на момент увольнения. как быть с теми, которые принимались с января по июль до моего прихода? продолжать вписывать в старый?
Лучшая косметика для женщины - это водка, влитая в мужчину.
натали
Статус неизвестеннатали
nat-a-ly@mail.ru
Российская Федерация, Курск
Написал 11079 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 447 −
#25[208649] 21 марта 2011, 12:36
Оксана, Вы заводите НОВЫЙ журнал, НО в него Вы должны внести ВСЕ имеющиеся у Вас ТК - всех работающих на момент оформления нового журнала! По порядку поступления к Вам на работу.
Анна Влада
Статус неизвестенАнна Влада
[e-mail скрыт]
Россия, Москва
Написал 1068 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 80 −
#26[208661] 21 марта 2011, 13:09
Не за что! Всегда рада, если помогла! Да, конечно, тех, которые уже уволены, т.е. из старого вашего журнала, Вы ни в коем случае не пишите. Возьмите имеющиеся ТК и впишите их (сверьте с наличием штатных сотрудников - так, для подстраховки). А старый журнал закройте датой, предшествующей дате начала НОВОГО журнала и сдайте в архив. Я бы так сделала!
Никогда ничего не делай с первого раза, иначе никто не оценит как это было сложно!!!
URL=http://smajliki.ru/smilie-538836999.html]cdf1b1f1acb114047106e6772f634698.gif[/URL]
Оксана
Статус неизвестенОксана
[e-mail скрыт]
Россия, Самара
Написал 29 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 0 −
#27[208835] 21 марта 2011, 18:21
Спасибо *THANSK*
Лучшая косметика для женщины - это водка, влитая в мужчину.
Ленотик
Статус неизвестенЛенотик
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Екатеринбург
Написал 4346 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 52 −
#28[210290] 28 марта 2011, 10:04
Вычитала сейчас, что есть Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Т.е. ни работодатель, ни работник не имеют права покупать трудовую книжку? Как же тогда быть? Как правильно заводить первую трудовую?
Жизнь, как подиум! По ней нужно идти с высоко поднятой головой, всегда на шпильках и с макияжем!

Будьте всегда УВЕРЕНЫ в том... что ВЫ делаете! И ПЛЮНЬТЕ на чужое МНЕНИЕ! Не стыдно быть НЕПРАВИЛЬНОЙ для ОКРУЖАЮЩИХ...стыдно быть НЕСЧАСТЛИВОЙ для СЕБЯ!
Мурзик
Статус неизвестенМурзик
[e-mail скрыт]
РФ, Мы Карьяла, нам ...
Написал 3074 сообщения
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 169 −
#29[210300] 28 марта 2011, 10:33
Бланки ТК и вкладышей приобретает работодатель.
По правилам работник впервые оформленный на работу пишет заявление о том, что ТК нет с просьбой ее завести. Далее работодатель оформляет ТК.
В книге учета движения ТК есть графа 11 о полученных денсредствах за ТК и вкладыши. Приобретенные работодателем ТК хранятся как бланки строгой отчетности.
line.gif
В каждой девушке должна быть изюминка, безуменка и тараканинка. Анитка
Ленотик
Статус неизвестенЛенотик
[e-mail скрыт]
Российская Федерация, Екатеринбург
Написал 4346 сообщений
Написать личное сообщение
Репутация:
+ 52 −
#30[210302] 28 марта 2011, 10:37
Анна писал(а):
Приобретенные работодателем ТК хранятся как бланки строгой отчетности.
Это как?
Мы приобрели работнику ТК(она у него первая). Сейчас он увольняется. Как это движение оформить?
Жизнь, как подиум! По ней нужно идти с высоко поднятой головой, всегда на шпильках и с макияжем!

Будьте всегда УВЕРЕНЫ в том... что ВЫ делаете! И ПЛЮНЬТЕ на чужое МНЕНИЕ! Не стыдно быть НЕПРАВИЛЬНОЙ для ОКРУЖАЮЩИХ...стыдно быть НЕСЧАСТЛИВОЙ для СЕБЯ!

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.



© 2006—2024, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.