Регистрационные журналы (журналы учета и контроля)

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации (или индивидуальным предпринимателем) для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел и пр.). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное), в зависимости от количества информации, которую необходимо отразить на одной странице.
Обязательные реквизиты - название регистрационной формы, название организации, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя организации. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведение регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.
Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и исправлений корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки могут исправляться специально оговоренным способом. Например, при наличии в журнале (учетной книге) графы "Примечания" неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе "Примечания" указывается: "Исправлено в графе такой-то", ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы "Примечания", то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: "Запись за номером таким-то недействительна" и вносится правильная запись.
После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив организации. Для основных журналов установлены следующие сроки хранения (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (Росархив) 6 октября 2000 г.):
• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет;
• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 50 лет;
• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений - 5 лет;
• журналы (книги) учета отпусков - 3 года;
• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.
Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель организации.
Итак, наиболее распространенными регистрационными журналами в организациях являются:
Журнал регистрации локальных нормативных актов - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Примерная форма:
№ п/п Дата Документ Утверждено Дата введения в действие Примечание

Журнал регистрации трудовых договоров - ведется в бумажном виде, листы нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя и печатью организации. Примерная форма:
№ т/д Дата ФИО Долж-ность Подраз-деление Роспись сотрудника в получении т/д Изменение к т/д Дата расторжения т/д Примечание

Журнал регистрации приказов по предприятию - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:
№ Дата О чем Содержание Примечание

Журнал регистрации приказов по кадрам (о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска) - можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:
№ Дата О чем Содержание Примечание

Журнал выдачи справок по личному составу - ведется в бумажном виде. Примерная форма:
№ Дата ФИО Должность Подразделение Куда выдана справка Подпись в получении Примечание

Журнал учета больничных листов - ведется в бумажном виде. Примерная форма:
№ Дата ФИО № больничного листа Название лечебного учреждения Дата начала Дата окончания Приступить к работе с Примечание

Журнал регистрации вводного инструктажа - проведение вводного инструктажа по охране труда включает ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ. Инструктаж по охране труда должен завершаться устной проверкой приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы лицом, проводившим инструктаж. Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:
№ Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструктируемого Подразделение, в которое направляется инструктируемый ФИО, должность инструктирующего Подпись инструктирующего инструктируемого

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте - проводится до начала самостоятельной работы со всеми вновь принятыми работниками организации, связанными с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов - Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:
№ Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструкти-руемого Вид инструктажа (на рабочем месте, повторный, внеплановый) Причина проведения внепланового инструктажа
1 2 3 4 5 6 7

ФИО, должность инструктирующего Подпись Стажировка на рабочем месте
инструкти-рующего инструкти-руемого количество (с__ по___) стажировку прошел (подпись) знания проверил, допуск к работе произвел (дата, подпись)
8 9 10 11 12 13
Журнал учета прохождения медосмотров - для определенных категорий работников трудовым законодательством (ст.213 ТК РФ) установлена необходимость проведения обязательных медицинских осмотров - Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:
№ Дата медосмотра ФИО Должность Подразделение Наименование лечебно-профилактического учреждения Результат Примечание


По своему усмотрению организация вправе утвердить и другие регистрационные формы, исходя из специфики деятельности организации.